A Modelagem do processo de Estoque e Vendas na empresa Aquarela Home Design

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“Processos, quanto à existência, são a introdução de insumos (entradas) num ambiente, formado por procedimentos, normas e regras, que, ao processarem os insumos transformam-no em resultados que serão enviados (saídas) aos clientes do processo.”

(CRUZ, p.63, 2011)

Do ponto de vista organizacional há três tipos de processos: de negócios, de integração e gerenciais. O processo de negócio inclui as atividades relacionadas diretamente ao cliente final. São os processos principais da organização e que recebem suporte de outros processos. Alguns exemplos desses processos são: vendas, distribuição, cobrança e fabricação.

Processos de integração organizacional ou processos organizacionais são os que dão suporte a atividade principal da empresa. Não tem contato direto com o cliente nem entregam valor a ele diretamente. São exemplos desse processo: compras, armazenamento, recrutamento e seleção e treinamento operacional.

Os processos gerenciais são destinados ao controle, monitoração e medição do desempenho dos processos acima. Também não entregam valor diretamente ao cliente. São exemplos desse processo a fixação de metas e a avaliação dos resultados da organização.

A visão por processos permite entender o negócio, a identificação dos seus requisitos, retrabalhos, gargalos e ineficiências. No lugar de uma visão fechada e centrada numa única atividade, tem-se a visão geral de o que está sendo feito e o que quer ser entregue. Desse modo, a qualidade e a produtividade dos produtos e serviços são melhoradas, pois essa visão permite a racionalização dos processos. Há a padronização de conceitos, uma só visão compartilhada que faz com que a linguagem entre as equipes e todos os envolvidos no processo seja uma só. Essa visão facilita a identificação e solução de problemas por meio do uso de metodologias, ajuda na análise das oportunidades de melhoria e monitoramento dos processos e a implementar soluções estruturadas baseadas em tecnologia (VALLE; OLIVEIRA; 2012).

Com a visão por processos, a organização passa a ter o foco no cliente e a partir disso tem uma base maior para as previsões do mercado, fazendo com que haja a diminuição de erros através da prevenção destes. Além disso, a partir da visão integrada de todo o processo, os funcionários se sentem mais motivados, as informações melhor coordenadas e o tempo de resposta se torna menor.

Quando usado no sentido de negócio e aplicado ao local de trabalho, o kaizen refere-se a atividades que melhorem continuamente todas as funções e envolve todos os funcionários desde o CEO até os trabalhadores da linha de montagem. Também se aplica a processos, como compra e logística, que cruzam fronteiras organizacionais da cadeia de suprimentos. Ao melhorar as atividades e processos padronizados, kaizen tem como objetivo eliminar o desperdício (ver manufatura enxuta). O kaizen foi implementado pela primeira vez em várias empresas japonesas depois da Segunda Guerra Mundial. Desde então, se espalhou por todo o mundo.

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Processos-chave e de apoio

Em uma organização há a diferenciação entre os seus processos. Alguns estão mais ligados ao cliente diretamente, e outros estão mais voltados ao suporte para que o processo que entrega valor ao cliente aconteça. Esses processos são chamados respectivamente de processos-chave e processos de apoio.

Os processos chave estão incluídos dentro dos processos primários, que são os mais importantes para a empresa, pois afetam diretamente os clientes externos. Esses processos são os que apresentam um custo bastante alto para a organização e alto impacto para o cliente externo.

Os processos de apoio ajudam na execução dos processos primários, ajudando consequentemente na execução dos processos-chave uma vez que um está inserido no outro. Exemplos de processo-chave são o marketing e a produção, pois estão diretamente ligados a atividade fim do negócio. Exemplos de processo de apoio podem ser a gestão de finanças e recursos humanos, que apesar de não estarem entregando algo diretamente ao cliente, são fundamentais para que essa entrega aconteça, dando suporte.

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Desdobramentos dos processos

Conforme um processo é mapeado, dependendo do grau de aprofundamento, ele pode se subdividir em subprocessos, tarefas e atividades. O macroprocesso é o processo em sua totalidade, com todas as suas partes e as suas subdivisões. São vários processos que integrados formam um só. Os processos são subdivisões dos macroprocessos, cada um com uma entrada e uma saída especificada. Uma atividade representa algo relacionado a “o que fazer”, e uma tarefa está relacionada a “como fazer” (PAVANI JÚNIOR; SCUCUGLIA, 2011). A definição de atividade:

“Conjunto de instruções (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mão-de-obra e tecnologias cujo objetivo é o de processar as entradas para produzir parte de um produto de um processo a fim de atender aos objetivos de sua função dentro da organização.” (CRUZ, p.78, 2011)

As atividades são ações a serem executadas por uma pessoa ou um departamento. Há também a definição de atividade como a atividade que caracteriza uma empresa. Geralmente as atividades estão documentadas através de tarefas. Tarefas são as subdivisões de uma atividade.

Um exemplo levando em consideração os conceitos acima, é o preparo de um bolo. O macroprocesso seria preparar o bolo, uma vez que ele é composto por outros processos como comprar e separar os ingredientes. As atividades seriam misturar esses ingredientes e as tarefas seriam as ações para que todos os processos fossem executados.

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Modelagem/mapeamento de processos

As organizações tem buscado manter o seu processo o mais enxuto possível, alcançando os mesmos resultados ou até mesmo resultados maiores. Diversas ferramentas podem ser usadas para atingir esse objetivo, nesse sentido, há o mapeamento de processos:

O Mapeamento de Processos tem a função de estudo e entendimento das lógicas inseridas na cadeia de informações e insumos, viabilizando, posteriormente, a implementação de ações de otimização e manutenção dos processos.

(PAVANI JÚNIOR; SCUCUGLIA, p.62, 2011)

O mapeamento dos processos não consiste apenas na sua identificação e depois disposição