O PLANEJAMENTO E O CONTROLE DO LUCRO

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2.1 O CICLO DAS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS BÁSICAS

- Concepção das Oportunidades Empresariais

Esta função exige investigação agressiva, iniciativa e criatividade para novas idéias (produtos, mercados, tecnologia, limite de ação, novos meios e financiamento, meios de aumento de produtividade, etc.)

- Planejamento

Segundo ANSOFF (1993), são três os níveis de planejamento de acordo com a natureza dos problemas que se pretende solucionar:

a) Planejamento Estratégico: as decisões são referentes ao ambiente externo a empresa, a produtos ou mercados. Ex.: lançamento de uma nova linha de produtos x no mercado y.

b) Planejamento Administrativo: são decisões que envolvem a melhor utilização dos recursos humanos, financeiros, máquinas. Ex.: reorganização de uma seção administrativa da empresa.

c) Planejamento Operacional: buscam a utilização dos recursos para um determinado período. Ex.: alocação de recursos financeiros para as áreas x,y e z.

A elaboração do orçamento para um determinado ano é vista, muitas vezes, mais como uma atividade operacional do que estratégica da administração; porem ressalte-se que tanto o planejamento estratégico como administrativo integram o Orçamento através da viabilização das metas e projetos internos da organização.

- Execução:

Fase da ação ou atividade.

- Controle

A função do controle em um sentido amplo envolve o processo de:

- Avaliação de Desempenho;

- Comparação do desempenho real com os objetivos, planos, padrões, etc.;

- Ações corretivas quando o desempenho efetivo não é satisfatório.

- Avaliação dos Processos

Os processos vistos anteriormente de planejamento, execução e controle são complexos. É necessária uma atenção para o aperfeiçoamento do ciclo – novas abordagens, técnicas e pontos de vista. O “feedback” contínuo das informações relativas ao ciclo de atividade é fundamental para o aprimoramento.

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3. A ADMINISTRAÇÃO E O PLANEJAMENTO

A experiência tem demonstrado que as empresas de maior sucesso são as com objetivos e planos bem definidos. Uma administração confusa, apenas baseada nos “problemas do dia-a-dia”, tem se mostrado menos eficiente.

O planejamento orçamentário, neste contexto, torna-se importante, como uma técnica de forçar a administração, em todos os níveis, a prestar mais atenção a esta função.

Por outro lado, sabemos que a função de planejamento varia de acordo com o nível administrativo – maior envolvimento com o planejamento quanto mais alta a administração.

Porcentagem de tempo gasto de planejamento do futuro

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4. A ADMINISTRAÇÃO E A FUNÇÃO DE CONTROLE

Segundo SANVICENTE (1995): “Controlar é, essencialmente acompanhar a execução de atividades de maneira mais rápida possível, e comparar o desempenho efetivo com o planejado (considerando desejável ou satisfatório).”

Existe uma relação fundamental entre o Planejamento e o Controle.

Sem um planejamento efetivo não há controle real e vice-versa. Esta é a razão pela qual o Controle Administrativo não pode ser desligado do Planejamento.

4.1 Sensibilidade do Controller

É desejável da parte do Controller (ou qualquer outro título do executivo responsável pelo orçamento) usar o orçamento como meio de fixar padrões de desempenho, medir resultados reais e orientar a administração para uma atuação satisfatória. Não recorrer ao orçamento como um instrumento de pressão sobre os envolvidos.

4.2 Controle por Antecipação

Outro aspecto do controle efetivo é o momento em que deve ocorrer o controle: o controle não deve ser ex post fact.

O controle efetivo deve ser exercido antes que o fato ocorra. Assim, os objetivos, os planos, as políticas e os padrões proporcionam as bases para o controle por antecipação (simultânea com a tomada de decisão) e para a avaliação histórica dos desvios.

4.3 O Principio por Exceção

A alta administração deve dedicar sua atenção principalmente aos itens excepcionais ou incomuns que são verificados nos acontecimentos diários, semanais ou mensais. São os itens fora do comum que requerem a atenção dos executivos; os itens que não apresentam problemas não precisam, necessariamente, serem regularmente expostos à administração. Por exemplo: um relatório contábil convencional apresenta uma quantidade de dados, sem possibilitar os destaques dos itens de exceção ou incomuns. Com uma simples coluna os desvios ou variações significativos poderão ser destacados, chamando a atenção da administração para diferenças significativas.

5. OS REQUISITOS DE UM EFICIENTE SISTEMA ORÇAMENTARIO

Um programa orçamentário deve assentar-se sobre bases sólidas de princípios que lhe são próprios:

- Apoio: de todos os níveis administrativos, particularmente da alta cúpula administrativa. Evitar que o orçamento seja apenas um exercício conduzido pelo Gerente de Orçamento.

- Organização: com clareza da autoridade e responsabilidade pela decisão. Visualmente o orçamento estará estruturado como o organograma da empresa.

- Participação: a experiência tem demonstrado que as pessoas desejam participar no estabelecimento de seus objetivos e plano de trabalho; geralmente se ressentem de ordens arbitrárias.

- Administração por exceção:

- Necessidade de Padrões: buscar padrões com os quais possamos confrontar o desempenho efetivo.

- Comunicação Efetiva: buscar o entendimento entre grupos de pessoas.

- Principio de Realismo: fugir do