A GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO

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Em relação à tomada de decisões,

“o ator organizacional comporta-se de duas maneiras diferentes quando toma decisões. Primeiro, procura um curso de ação que seja satisfatório ou suficientemente bom, em vez de buscar o melhor. Em segundo lugar, as organizações e os atores organizacionais simplificam o processo decisório: rotina, regras e princípios heurísticos que são aplicados de modo a reduzir as incertezas.” (CHOO, 2003, p. 42)

Assim, conforme as respostas da letra “A”, as decisões são tomadas baseadas em regras disponibilizadas no sistema, manuais, legislações específicas, dentre outros.

As decisões, segundo Choo, devem ser tomadas com racionalidade, preferencialmente através de rotinas pré-estabelecidas a fim de guiar cada funcionário para melhor escolha, simplificando o processo decisório, fato que ocorre na instituição analisada.

Através da pergunta “B”, verifica-se que a informação chega até seus funcionários através de várias formas, tais como, publicações impressas ou digitais, normas, relatórios, e-mails, pelo sistema de pesquisa próprio, dentre outros.

Isto é importante para que o conhecimento seja construído de forma a ajudar no crescimento, desenvolvimento e correção de falhas eventualmente já ocorridas na instituição.

A instituição analisada possui um arquivo onde se pode consultar todos os documentos físicos produzidos pela FUNDEP, além disto ela também tem um sistema de gestão da informação (SGI) que é sempre consultado por seus funcionários para desenvolvimento de seus trabalhos. Observa-se que a instituição gerencia o conhecimento produzido por seus funcionários através deste sistema próprio de gestão da informação e de uma rede social.

Todos que participaram desta entrevista disseram que conhecem e utilizam o sistema, além disto acreditam na sua confiabilidade. Somente uma pessoa informou que localizou algumas falhas, mas que estas foram provocadas pelos próprios funcionários que alimentaram o sistema de forma errada.

A utilização de um arquivo demonstra que a FUNDEP se preocupa com a guarda e conservação dos documentos físicos produzidos na empresa, demonstrando assim que ela precisa ter uma distribuição física de sua informação. Davenport (1998) revela isto quando diz que “no nível mais preciso, os documentos são meios que estruturam e apresentam a informação”, isto demonstra que documentos são produzidos, arquivados e podem ser disponibilizados para consulta.

Os sistemas de gestão da informação são importantes dentro da empresa, isto demonstra a atenção dada a disponibilização dos documentos e das atividades reproduzidas na organização, isto atesta que houve investimentos tecnológicos que afetam o ambiente informacional. Além de a FUNDEP possuir este sistema, pode-se verificar através de todos os entrevistados que existe a prática de documentar todas as atividades desenvolvidas na organização, fato este que está de acordo com a gestão da informação, já que a maioria dos autores da área coloca justamente este ponto, o de documentar as informações, como materiais que evidenciam a produção do conhecimento para que haja a sua disseminação dentro da organização.

Conforme exposto por Choo (2003), a concepção atual de administração e teoria informacional destaca o uso de três arenas nas quais o uso da informação possui papel basilar para o crescimento e adaptação da empresa.

Verifica-se que a FUNDEP segue o proposto nas três arenas conforme será demonstrado a seguir.

“Primeiro, a organização usa a informação para dar sentido às mudanças no ambiente externo”.

“A segunda arena do uso estratégico da informação é aquela em que a organização cria, organiza e processa a informação de modo a gerar novos conhecimentos por meio do aprendizado.”

“A terceira arena do uso da informação é aquela em que as organizações buscam e avaliam informações de modo a tomarem decisões importantes”.

Assim, as três arenas do uso da informação – criar significado, construir conhecimento e tomar decisões – são interligadas, o que realmente ocorre na instituição em estudo.

Sabe-se que para a construção do conhecimento, o principal processo de informação é a conversão deste por meio do diálogo.

Verifica-se que através das respostas da questão “J”, que os funcionários debatem questões de trabalho. Inclusive, uma das entrevistadas afirma que isto é feito constantemente e outra afirma que é feito não só entre as pessoas próximas, como também de outros setores.

Já em relação à criação de significado, “o objetivo das organizações, vistas como sistema de criação de significado, é criar e identificar fatos recorrentes, de modo a estabilizar o ambiente e torná-los previsíveis” (CHOO, 2003, p. 32).

Percebe-se através das respostas da pergunta “i”, que as experiências do passado são compartilhadas e aproveitadas em sua maioria. A entrevistada Lorena informa, por exemplo, que algumas pessoas o fazem de forma proativa, e outras quando questionadas. E a Ana Rita afirma ainda que isto é feito quando outros funcionários passam por situações semelhantes às já vivenciadas. Isto também é uma forma de construção do conhecimento, haja vista que esta se dá com a somatória do conhecimento tácito com o explicito.

Quando se toca na questão da incentivação ou premiação de boas ideias, pode-se verificar que algumas vezes já ouve premiação na empresa, mas que isto não é uma constante e que quase nunca ocorre, além disto existe a avaliação de desempenho na empresa, o que demonstra que as atividades e a produção de cada um são mapeadas e monitoradas, demonstrando a preocupação de se medir os resultados. Premiar, incentivar e avaliar funcionários são fatores que Davenport (1998) relata quando diz que “o uso da informação pode ser institucionalizado por intermédio da avaliação do desempenho, bem como de recompensas e punições pessoais”, porém a empresa poderia colocar mais vezes em prática a conduta da premiação e do incentivo, fato que possibilitaria uma maior motivação e confiança nos seus empregados.

As respostas das questões “N” e “O” possibilitam concluir que existem setores específicos que tomam as decisões de maior influência na instituição, tais como a comissão diretora e gestores, e estas decisões são sempre comunicadas aos funcionários através de comunicados