Trabalho pesquisa GED

...

SOLUÇÃO GED E ETAPAS DE DIGITALIZAÇÃO

As empresas que investem em solução de GED ou de Gestão Documental através da digitalização de documentos conseguem um retorno elevado, pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma padronização dos processos facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:

- Redução Do Custo;

- Padronização de Processos;

- Compartilhamento;

- Segurança;

- Controle de Acesso.

ÁREAS DE APLICAÇÃO DA SOLUÇÃO GED

- Administrativa e Financeira (documentos financeiros);

- Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade);

- Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção);

- Jurídica (processos, contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos);

- Serviços aos Clientes (informações, apoios técnicos, documentação do clientes);

- Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisas e desenvolvimentos);

- Recursos Humanos (contratos, fichas técnicas e regulamentos).

DOCUMENTOS ELETRÔNICOS E SEU VALOR LEGAL

Ainda é comum a ideia equivocada que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papéis e assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível substituir totalmente a usabilidade do papel.

Certificação digital: Quando utilizado em conjunto com as técnicas de certificação digital os documentos eletrônicos ganham segurança, garantindo autenticidade, integridade, não– repúdio e validade jurídica (assegurada pela MP 2200-2/2001).

GESTÃO DOCUMENTAL E SIGILO DAS INFORMAÇÕES:

Se necessário montamos uma estrutura dentro da sua empresa, para à digitalização de documentos que não podem sair da sua empresa. Por meio de contrato garantimos sigilo absoluto das informações compartilhadas durante o processo de digitalização.

ETAPAS DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO

Quando você escolhe implantar uma solução de GED ou Gestão Documental, deve sempre conter estas etapas abaixo:

- Coleta;

- Classificar;

- Digitalizar os documentos;

- Controle de Qualidade;

- Indexar;

- Finalização.

SISTEMA GED É UM FACILITADOR EM OBTER A CERTIFICAÇÃO ISO 9001

Nos dias de hoje a alta qualidade irá ajudar a diferenciar sua linha de produtos de seu concorrente, e fornecer uma vantagem estratégica. Muitos clientes estão exigindo que seus fornecedores estejam em conformidade com a ISO 9001: 2008.

A Norma NBR ISO 9001:2000 estabelece que os documentos requeridos pelo Sistema de Gestão da Qualidade devem ser controlados, gerenciados e ter rastreabilidade.

É importante ainda, para ter a certificação, estabelecer uma sistemática para remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos a partir da implantação da Gestão de Documentos.

Através da Racionalização de Documentos e a implantação de softwares, como o GED as empresas garantem a gestão de seus documentos e atendem aos padrões exigidos para a Certificação ISO.

Qual a diferença entre GED e digitalização?

O GED é um processo como um todo, que trata os documentos originalmente eletrônicos e aqueles transformados em forma eletrônica. E para este último caso é que se utiliza a digitalização, que realiza a transformação a partir de documentos dos mais variados meios físicos, tais como papel, microficha, filmes, áudio etc. A digitalização é, portanto, uma das etapas de um processo de GED.

Essa confusão de terminologia é muito comum e ocorre porque muitas empresas de digitalização se apresentam como empresas de GED, o que contribui para confundir aqueles que não estão familiarizados com esse tipo de tecnologia.

Quais equipamentos eu preciso comprar para digitalizar os documentos da minha empresa?

Com relação a equipamentos, basta adquirir um ou mais escaners. O modelo de escaner a ser adquirido vai depender da quantidade de documentos que você pretende escanear. Existem modelos simples que custam em torno de R$ 300,00 e outros para uso profissional, que podem custar até alguns milhares de reais. Sugerimos que você procure uma empresa especializada em GED de sua confiança.