Seguridade dos Dados dos Clientes Dentro de um Escritório Contábil

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- Quando?

Como toda a mudança é necessariamente operacional, vemos que esse processo deve levar no máximo três meses para sua aplicação por completo.

- Quem?

A mudança dos colaboradores seria responsabilidade da diretoria administrativa junto com a contratação do terceiro voltado a manutenção dos dados.

- Como?

Faríamos o deslocamento dos imobilizados com a ajuda de uma transportadora e o novo layout organizacional do escritório seria responsabilidade da diretoria administrativa. Além disso, é dever deles também a contratação do parceiro voltado a manutenção dos sistemas internos.

- Porque?

Hoje os principais problemas encontrados estão na má alocados de seus colaboradores, que consequentemente causa uma falta de comunicação e dinamismo entre os departamentos. Também vimos que não há uma negligencia com os servidores e com a seguridade dos dados que estão na rede.

Foi em cima dessas analises que desenvolvemos essa primeira solução, tais ideias foram feitas nos problemas operacionais e que demandam pouco tempo e capital necessário para sua realização, ou seja, essa primeira alternativa de melhoria é a mais barata e a mais rápida.

Lógico que apesar de ser a solução mais em conta, não é necessariamente uma ideia menos eficaz, mas apenas a mais econômica e com efeitos mais relevantes a curto prazo. É de extrema importância ressaltar que esta alternativa, é momentânea, pois quando houver uma maior interação com os departamentos e com a contratação de um terceiro, será necessário a implementação de uma intranet da empresa, para um bom compartilhamento dos dados dentro do escritório, além disso é essencial a criação de um departamento voltado a segurança e manutenção dos sistemas informatizados.

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- Proposta de Solução “B”

Já com as análises feitas, essa proposta é diferente da anterior ela demanda de mais tempo e de um maior capital de investimento para sua realização.

4.1 Proposta de melhoria

Além das ideias já desenvolvidas na proposta “A”, nós vimos a necessidade de mais algumas mudanças, que necessitarão de mais tempo e recursos.

Ressaltamos que iremos manter as ideias do projeto “A’, nesta nova iniciativa, ou seja, a proposta “B” é um complemento das ideias. Segue abaixo os tópicos de mudanças necessárias:

4.1.1 Criação de Procedimentos para segurança das informações:

Este processo é necessário para estabelecermos uma maior segurança dos dados pessoais físicos. Para essa criação é fundamental a instalação de câmeras e dispositivos de reconhecimento digital de todos que entram e saem dos departamentos que trabalhem com esses dados, além do desenvolvimento de perfis em todos os colaboradores para nós termos um controle de todos que fizerem login nas maquinas.

4.1.2 Terceirização ou criação de uma área de supply chain management:

Também vemos a necessidade da contratação de um funcionário especializado em aplicação de normas, um profissional voltado a área de supply chain management. Caso o custo seja realmente alto uma alternativa seria estabelecer um contrato com uma consultoria de supply para pequenas aplicações nesta gestão.

4.1.3 Terceirização ou criação de uma área de Suporte TI:

Como principal medida a empresa precisa de profissionais para controle do material online (dados, redes, informações, intranet e servidor). O escritório precisa realizar essas contratações para ter um maior contato com os problemas existentes, por isso é essencial que esses profissionais sejam colaboradores internos e não terceirizados.

Essa seria a etapa mais cara dessas melhorias, mas com certeza é a que mais traria benefícios, já que todas as outras melhorias dependem desta.

4.2 Análise “B” – 5W1H

- O que?

Aplicação de novas normas para ampliação da seguridade dos dados, além da contratação ou terceirização de profissionais voltados ao suporte de TI e a criação de um departamento de supply ou também a terceirização de um parceiro voltado a consultoria de qualidade.

- Onde?

Todo o desenvolvimento das diretrizes e procedimentos, elaborados pelo TI e Supply além da realocação dos departamentos e a criação da intranet serão montadas dentro da própria sede da empresa.

- Quando?

Pela complexidade das informações e principalmente nas futuras tomadas de decisões é calculado que o tempo de operação deste processo é de 10 meses.

- Quem?

As tomadas de decisão devem ser realizadas pela alta diretoria com o auxílio dos gestores de cada área. A elaboração dos procedimentos é de responsabilidade dos futuros profissionais da qualidade e a implementação dos sistemas de proteção aos dados e informações é concebido pelo departamento de suporte de TI.

- Como?

Começaríamos com a abertura das vagas para as áreas de TI e Supply para a captação dos futuros profissionais, após isso, é necessário a criação dos procedimentos pela parte do Supply, com todos os processos feitos, partiremos para as diretrizes que o TI irá desenvolver para maior seguridade das informações.

Por fim, o mesmo TI iria desenvolver uma intranet para melhor compartilhamento das informações e demais dados da empresa.

- Porque?

Criamos estas alternativas de solução baseado nas características negativas que hoje o escritório apresenta, por isso ressaltamos a importância da implementação destas etapas, desde a criação dos novos colaboradores na parte do TI e Supply e principalmente no desenvolvimento das diretrizes e procedimentos de estabelecer novas características de segurança e conformidade das informações.

Estas aplicações têm impactos nos custos, mas também no desenvolvimento das tarefas do cotidiano dentro dos