ECM -Documental digital

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Quais as principais fases do gerenciamento de processos de negócios segundo a gestão e a TI? A partir desses questionamentos uma breve abordagem será feita a seguir.

Diante do cenário descrito acima, demonstra-se útil apresentar uma forma possível de implementação da ferramenta ECM na automatização de processos e satisfazer as necessidades da gestão, controle e automatização de processos de uma empresa, sendo ela de pequena a grande porte.

- BPM

- CONCEITOS DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO

Antes de definir BPM é necessário compreender o que são processos de negócio. O gerenciamento de processos de negócio compreende a definição, o aperfeiçoamento e a administração dos processos de negócio de uma organização, desde o seu início até o seu final, envolvendo todos os departamentos e fases, até mesmo parceiros e terceiros, com apoio colaborativo e deliberado da tecnologia, a fim de alcançar três pontos de importância crucial para uma empresa dirigida ao cliente e baseada no desempenho:

- Clareza na direção estratégica;

- Alinhamento dos recursos da organização;

- E a crescente disciplina nas operações diárias (SPANYI, 2003).

A Gestão de Processos de Negócios, em inglês Business Process Management (BPM), que veio para solucionar diversos problemas no meio corporativo, abrangendo a intersecção entre gestão e tecnologia. Esse modelo constitui métodos, técnicas e ferramentas para o auxílio ao projeto, controle e análise de processos de negócios, envolvendo recursos humanos, organizações, aplicações, documentos e outras fontes de informação (AALST; HOFSTEDE; WESK, 2003).

BPM se difere de reengenharia de processos, pois não visa mudanças revolucionárias nos processos de negócios, mas sua evolução contínua. Recentemente, BPM ganhou maior atenção no mundo corporativo e pode ser considerado o sucessor da Reengenharia de Processos, pois dirige seu foco na eficiência de processos através da tecnologia de informação e negligenciando os aspectos pessoais de mudanças (AALST; HOFSTEDE; WESKE, 2003).

Diferentemente da reengenharia, que significa iniciar tudo de novo, a gerência de processos constrói sobre e transforma o que já existe. O processo de negócio é um meio integrador de todos os ativos organizacionais. E o seu gerenciamento acontece quando estes ativos trabalham em sincronia, assegurando-lhes eficiência (DE SORDI, 2005).

- OBJETIVOS DA APLICAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO

O objetivo não é refazer os sistemas, mas sim automatizar fluxos de forma rápida e simples, sem precisar refazer todo o sistema. Devido ao caráter operacional, as soluções fazem uma ponte direta com o usuário, comportando-se como uma ferramenta de trabalho direta e não um BackOffice para a área de TI. Outra questão diretamente ligada ao BPM é a necessidade de reduzir o longo ciclo de integração. As empresas já têm seus sistemas complexos. Esse tipo de ferramenta apenas extrai desses sistemas as atividades que entram no processo, como uma camada complementar e de supervisão dos aplicativos que já estão instalados. Após a identificação, as atividades são armazenadas por um repositório de processos. Quando a empresa pretende mudar ou construir um novo processo, o BPM vai à sua base e usa um modelo existente. Isso elimina a necessidade de aplicativos customizados, reduzindo tempo de trabalho e custos.

- BPM E WORKFLOW

“Workflow é definido como a automação de um processo de negócio, no todo ou em parte, por meio da quais documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante ao outro por ações, e de acordo com um conjunto de regras definidas” (HOLLINGSWORTH,1995).

O BPM é definido como o apoio aos processos de negócio usando métodos, técnicas e sistemas de informação computadorizados (softwares) para projetar, executar, controlar e analisar processos operacionais envolvendo pessoas, organizações, aplicações, documentos e outras fontes de informação (AALST,2003b).

A Figura 1 exibe a relação entre WFM e o BPM usando o ciclo de vida do gerenciamento de processos de Negócio.

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FIGURA 1 – O ciclo de vida do BPM comparando ao ciclo do Gerenciamento de Workflow

Fonte – AALST (2003b)

A base de trabalho do antigo workflow era a automação do fluxo de trabalho. O BPM deve permitir que os usuários recebam suas tarefas em caixas de entrada semelhantes as do correio eletrônico, e possam recebê-las com as instruções correspondentes e os links para os documentos que necessitam consultar para a execução dessas tarefas. Elimina, assim, a necessidade de o usuário levantar da mesa e buscar documentos que estão arquivados em lugares desconhecidos. O BPM possibilita representar graficamente todos os tipos de fluxos e desvios, incluindo separação de documentos para que possam fluir por canais independentes. O conhecimento sobre essa variedade de tipos de fluxos amadureceu após a sistematização e a padronização promovidas pelo Workflow Management Coalition (WMC).

Com isso, o BPM faz, além do que faziam os workflows, transferência de dados para sistemas que possam executar tarefas de forma automática e captura de volta os resultados, para que a transação continue por meio dos usuários. Isso é especialmente importante para processos interorganizacionais como, por exemplo, em governo, pois muitos serviços prestados pelos órgãos públicos envolvem diversos departamentos necessitando assim de vários fluxos de aprovação de atividades.

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- ECM NA PRATICA – TOTVS/ECM

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FIGURA 2 – Cadeia de Processos

Fonte: TOTVS (2012)

Após os conceitos citados acima, a importância da organização e automação dos processos em uma organização, demonstrar-se-á um caso prático que foi implementado em novembro de 2013. E que hoje está numa segunda onde melhorando seus processos. Foi pego como modelo a automação do processo de solicitação de compras do SEBRAE CE, que no momento é feito por outro sistema e hoje todo o processo,