Artigo de introdução aos sistemas de informação

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Com o avanço da tecnologia, os sistemas de software são indispensáveis para a organização, e precisam ser simples, compactos na medida de suas necessidades. Para melhor desempenho precisa ser integrado, para que não haja desvio de informações e tudo funcione em tempo real. Abaixo estrutura dimensional da organização:

A empresa em questão já possui um longo tempo de atuação na área de caça, pesca e esportes em geral. Porém nos últimos anos tem focado suas atividades principalmente nas áreas de caça e pesca.[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5][pic 6][pic 1]

Ao todo são seis colaboradores, sendo o proprietário mais cinco funcionários. Há três departamentos: vendas, financeiro e administrativo. Nas vendas e no financeiro trabalham dois funcionários e no administrativo apenas um. A hierarquia está disposta da seguinte forma:

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3. ANÁLISE ORGANIZACIONAL

Na cidade onde está situada, não existe um concorrente direto no mesmo segmento, a empresa praticamente tem a vantagem do monopólio, no entanto ela tem perdido clientes para empresas que comercializam alguns de seus produtos.

Verificamos que o principal problema da organização está vinculado ao seu sistema de gestão. Os serviços de tecnologia são terceirizados, mas não atendem à realidade da mesma. Abaixo listamos alguns destes gargalos:

- Existem processos que não são padronizados, o que acarreta na perda de eficiência;

- Sistema altamente complexo, o qual prejudica tarefas do dia-a-dia resultando em perda de eficiência;

- Informações da loja virtual não são integradas ao sistema da loja física fazendo com que as mesmas sejam analisadas de forma isolada tornando o processo de controle mais burocrático e demorado;

- Falta de gerenciamento para a reposição de mercadorias, levando a falta de produtos temporariamente deixando assim de vender;

- Inexistência de controle sobre os suprimentos da empresa, gerando um gasto desnecessário na reposição dos mesmos;

- O sistema disponibiliza de muitas funções, no entanto não atende alguns quesitos fundamentais;

- A Infraestrutura computacional não tem mais eficiência, está ultrapassada;

- O suporte do sistema e a empresa responsável pela manutenção computacional não interagem.

A não padronização de alguns processos, faz com que cada funcionário realize as tarefas do seu jeito, ocasionando resultados diferentes e a falta de compreensão por parte das outras pessoas. Tarefas do dia-a-dia, tais como atender o telefone, registrar pedidos e encomendas são alguns exemplos.

Este problema poderia ser facilmente resolvido com a padronização dos processos, delimitando maneiras de serem realizadas as atividades e armazenadas as informações, facilitando a análise e a compreensão dos dados, gerando assim eficiência e objetividade nos processos. Modificações poderiam ser facilmente implementadas junto ao software gerencial ou até mesmo tabelas do Excel ajudariam.

O Software atualmente disponível na empresa é muito complexo, dificultando a realização das funções e perdendo muito tempo, o qual poderia ser gasto em outra tarefa, além de deixar o cliente esperando mais do que o necessário, acarretando na insatisfação do mesmo. O melhor jeito de se resolver este problema é implantando um Software adequado às atividades da empresa, mais simples e intuitivo, com funções que realmente facilitem os processos, não necessitando de todos os módulos hoje existentes no sistema, gerando uma economia até mesmo na manutenção.

As informações da loja física e da virtual não são integradas, uma solução seria a criação de um banco de dados central, para agilizar o processo de controle e torna-lo menos burocrático.

É necessário criar um controle de estoque com quantidade mínima de produtos a serem estocados, evitando a falta, e que os funcionários possam visualizar quando é preciso repor os produtos, para que vendas não sejam mais perdidas.

Os computadores estão com os hardwares ligeiramente ultrapassados, inclusive o servidor. Os periféricos também estão em más condições de uso. Um ótimo jeito de resolver este problema é renovando toda a Infraestrutura Computacional da empresa. Comprando computadores mais atuais, que atendam às necessidades imediatas.

Diariamente alguns problemas relacionados com a rede são detectados. Como a empresa não tem nenhum funcionário para cuidar desta parte, os profissionais terceirizados não buscam informações com os responsáveis pelo sistema, ocasionando várias vezes a desconfiguração da rede e dos computadores, causando transtornos momentâneos nas atividades operacionais. Para resolver este problema, é necessária uma nova instalação de rede, pois há muitos defeitos na atual.

É importante salientar que muitas vezes, principalmente as pequenas empresas, ainda tem uma visão muito equivocada com relação a custos. Para elas tudo é despesa, se está funcionando assim para que investir? Só que é necessário entender o custo benefício das melhorias. Na maioria das vezes os investimentos se pagam em poucos meses de uso. Mas é claro que tudo precisa ser analisado com precaução e respeitando a ordem da prioridade, até porque os imprevistos acontecem e também demandam de dinheiro.

4. CONCLUSÃO

A instabilidade do mercado, exige que as empresas tomem decisões rápidas e muitas vezes precipitadas, se não tiverem um planejamento estratégico bem estruturado, de maneira objetiva, que as ajude a analisar o cenário e decidir qual a correta ação a ser tomada.

Diante de tanto avanço tecnológico que presenciamos diariamente,