Riscos na Elaboração da Declaração de Trabalhos em Projetos Green Field

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O objetivo principal deste trabalho será apresentar os riscos inerentes a elaboração de Declarações de Trabalho em projetos greenfield, uma vez que esse tipo de projeto tem a peculiaridade de não possuir infraestrutura alguma. Para alcançarmos esse objetivo será desenvolvida uma revisão bibliográfica sobre o assunto, onde serão buscados conceitos exemplos e procedimentos, junto a autores nacionais e internacionais (como PMI – Project Management Institute e Kerzner) bem como em artigos diversos e documentação Vale. De posse das informações levantadas, será apresentado um desfecho de forma a atender o objetivo central aqui proposto.

Os conceitos que serão a base para fundamentação teórica são conceitos de projetos, de gerenciamento de projetos com enfoque no gerenciamento das aquisições. Nesta última abordagem o processo de elaboração das Declarações de Trabalho (SOW - Statement Of Work) terá um maior destaque, pois este está inserido no tema principal deste artigo. Também será pesquisado o processo de aquisição Vale, novamente, dando maior enfoque na SOW. Outro conceito será apresentado é sobre os dois tipos de desenvolvimento de projetos (o que vem a ser greenfield e brownfield) e os riscos envolvidos especificamente na para os projetos greenfield.

Ao longo do curso supracitado, foi identificada a existência de vários projetos greenfield em andamento no portfólio da Vale. Com o intuito de colaborar com o aprimoramento do assunto na Vale, este artigo foi elaborado para ser um material de acesso às informações iniciais sobre projetos com essa característica, contribuindo, principalmente, para a identificação dos riscos existentes em trabalhos com esse perfil e facilitando o aproveitamento das oportunidades e a mitigação das ameaças.

PROJETOS

Diferentemente do que é pensado geralmente, a humanidade vem executando projetos desde a antiguidade. Dentre esses antigos projetos, podem ser citados: as caçadas organizadas pelos nossos ancestrais em busca de sobrevivência, a construção das pirâmides do Egito, que ocorreu há mais de 4.500 anos, e a construção da Muralha da China, entre 770-475 a.C.

A palavra “projeto” leva a uma associação de algo grande, que tem muito investimento envolvido, mas, nem sempre isso acontece. O dia-a-dia das pessoas é cercado de projetos, como por exemplo: viagens, compra de um carro, construção de uma casa e até mesmo as atividades rotineira que ocorrem ao longo de seus dias.

Tendo em mente os exemplos apontados acerca de projetos, algumas definições podem ser levantadas: são atividades com o objetivo de resolver um problema; é um tipo de organização temporária, criada para realizar uma atividade finita; segundo PIETRO (2011), um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma, seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas envolvidas, ou em outro fator. Outra definição bastante relevante é obtida pela norma ISO 10006 (2003) a qual conceitua projeto como um processo único, que consiste de um grupo de atividades coordenadas e controladas, com datas para começar e terminar, criado para alcançar um objetivo conforme requisitos específicos de tempo, custo, recursos e outros.

Embora as definições destacadas estejam corretas, a mais adequada em relação ao conteúdo que será abordado no presente artigo é a conceituação encontrada no PMI (2008). O PMI – Project Management Institute é um dos institutos de gerenciamento de projetos mais renomados no mundo e apresenta a definição de projeto como sendo um esforço temporário, que tem por objetivo criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Um projeto é temporário porque possui um início e fim bem definidos. O final de um projeto é alcançado quando se atinge o resultado esperado, ou quando o resultado esperado não pode mais ser atingido, ou mesmo, quando não existir mais necessidade desse projeto. Dessa forma, entende-se que um projeto não possui, em hipótese alguma, um esforço contínuo. Outro ponto a ser ressaltado, é que o projeto cria entregas únicas, seja de produtos, serviços ou resultados. A singularidade sempre está presente nos projetos, mesmo que as entregas sejam de um mesmo tipo produto, por exemplo, construção de casas populares. As principais características encontradas em um projeto estão apresentadas na FIGURA 1.

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FIGURA 1 – Principais características de um projeto.

É importante tornar clara a diferença existente entre projetos e operações, pois muitas vezes algumas confusões ocorrem por falta dessa diferença. As operações têm as seguintes características principais: possuem tarefas repetitivas, o mesmo processo é repetido várias vezes; tem objetivo de produzir o mesmo resultado toda vez que o processo acontece. Segundo o PMI (2008), a finalidade do projeto termina-se com o cumprimento de seu objetivo, enquanto que para as operações quando o objetivo é alcançado, ou está próximo de ser alcançado, um novo conjunto de objetivos é estabelecido e a operação continua.

PROJETOS E PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Planejamento estratégico pode ser definido como um plano elaborado com a finalidade de apresentar a forma de como a execução de um determinado empreendimento deve acontecer, com o intuito de alcançar uma ou mais metas estipuladas pela empresa. Este plano envolve tomada de decisões que envolvem grandes riscos e tem a função de promover um crescimento para a empresa.

Como foi explanado, o projeto é um trabalho temporário e único que possui início e fim bem definidos, um escopo de trabalho bem definido e um orçamento e cronograma a serem atingidos. Diante dos conceitos apresentados, é possível perceber que o projeto e o planejamento estratégico devem caminhar sempre juntos, para permitir que as metas estabelecidas pela empresa sejam alcançadas.

De acordo com PAGANO (2011), os benefícios do planejamento estratégico são: criação de um senso natural entre os executivos sobre o que é importante estrategicamente; alinhamento dos esforços de todos para realização dos objetivos; agilidade e fundamentação na tomada de decisões; criação de alicerces para o orçamento; otimização da aplicação de recursos humanos e financeiros; aprofundamento do conhecimento sobre a organização, mercados, clientes, concorrentes, parceiros e fornecedores; sistematização dos ciclos de aperfeiçoamento da organização.

Segundo o PMI (2008) os projetos são normalmente autorizados devido ao resultado de pelo menos