CIÊNCIAS CONTÁBEIS DISCIPLINA: PROJETO INTEGRADOR I

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Na empresa fomos recebidos pelo gerente de Incubatórios, Sr. Sérgio Maestrelo. Apresentamos-lhe o projeto de controle de estoque e o mesmo nos passou informações de grande relevância de como funciona hoje a estrutura da empresa.

A empresa produz hoje aproximadamente 20.000.000 de ovos férteis por mês e tem um aproveitamento de 96,5% de ovos incubáveis (19.300.000). Destes, 54% são destinados para venda e os 46% restantes são incubados em dois incubatório próprios e três parceiros.

Os ovos incubáveis são classificados por peso e separados em três categorias: tipo 1, tipo 2 e tipo 3.

Ovos da categoria tipo 1 são vendidos ou incubados para produzir pintos para cliente externos, enquanto os ovos das categorias tipo 2 e tipo 3 são incubados para produzirem pintos para a própria empresa.

Os ovos são estocados na “sala de ovos” e o ideal é que tenham no máximo seis dias entre e postura e a incubação. A partir do sexto dia de estocagem há perda significativa nos índices de eclosão e também na qualidade dos pintos nascidos.

Hoje a empresa controla seu estoque de ovos através de um software de gerenciamento de produção chamado de Avesoft, da empresa Avecom Sistemas situada em Uberlândia – MG.

No software são lançados os dados de postura dos lotes, recebimento no entreposto, classificação, transferência entre unidades do grupo, vendas, incubação, eclosão e alojamento dos pintos de um dia.

No Avesoft é possível visualizar o saldo de cada unidade em tempo real. Todos os dados são digitados à medida que o processamento acontece, dando a equipe de PCP da empresa condições de planejar as incubações e cargas dos clientes com produtos de qualidade e o menor tempo de estocagem possível.

O estoque mínimo ideal (ou saldo de ovos como é chamado) é de 600.000 ovos/dia e deve conter ovos com média de quatro dias de estocagem. O saldo físico é aferido diariamente e condiz com o saldo do sistema de controle de produção, porém o grande desafio da empresa é o saldo físico bater com o saldo contábil, ou seja, o saldo físico ser igual ao do sistema ERP da empresa, onde as entradas e saídas se dão por notas fiscais.

No início do ano de 2016 a empresa mudou toda sua estrutura contábil do sistema EMS da Datasul para o sistema TOTVS 12. No sistema “ovo é ovo”, enquanto que na pratica pudemos verificar que existe muitas particularidades, como idade da matriz, tamanho e peso dos ovos, qualidade da casca, fertilidade e linhagem.

Os ovos chegam ao incubatório separados por granja. Cada granja deve identificar o número do lote e a quantidade enviada conforme nota fiscal. No sistema TOTVS 12 esses ovos são recebidos como item “ovos próprios não classificados” e quando há necessidade de compra, esses entram como “ovos de terceiros não classificados”.

Após a classificação os ovos são lançados no sistema de controle de produção e daí os dados são importados para o TOTVS 12 e o item “ovos não classificados” é transformado nos itens “ovos incubáveis” e “ovos não incubáveis”. A lógica é simples: se a empresa recebeu 100 “ovos próprios não classificados”, após a classificação tem-se 95 “ovos incubáveis” onde destes, 50 foram vendidos, 5 ovos são “ovos não incubáveis”, então o saldo final tem que ser 45 ovos incubáveis e 5 ovos não incubáveis. Parece simples, mas não é bem assim. O saldo contábil quase sempre não confere com o saldo físico.

Pudemos perceber que existe falta de comunicação entre os departamentos e os procedimentos também não estão claros. O departamento de custos não consegue passar de forma clara para o departamento de produção os procedimentos corretos para se obter êxito nas tarefas desempenhadas.

Após Conhecermos e entendermos os procedimentos da empresa, pudemos fazer algumas sugestões de como melhorar o fluxo de informações entre os setores e fazer com que o estoque físico seja igual ao estoque previsto no sistema.

O estoque físico bate com o estoque informado pelo sistema Avesoft, porém não confere com o estoque informado pelo sistema TOTVS 12 e neste sempre são feitos acertos ao final de cada mês.

Foram observados alguns pontos que possam contribuir para que o saldo não esteja igual nos dois sistemas. Podemos citar com fatores críticos: erro de digitação; falta de conferência da NF com a carga; NF com entrada fora do período de competência; falta de baixa de estoque decorrente de perdas naturais aceitáveis no processo e conferência de NF de saída com a real carga expedida.

Nosso projeto objetiva êxito no controle de estoque de ovos férteis da empresa Bonasa S/A, de modo que os relatórios mensais da empresa tenham credibilidade e auxiliem os seus gestores nas tomadas de decisão.

Para que o projeto obtenha êxito, necessitaremos do apoio das pessoas envolvidas diretamente no processo e que estas estejam comprometidas em desempenhar as tarefas atribuídas. A equipe da Bonasa se comprometeu a formar uma comissão interna com os líderes de cada departamento afim e entender os processos de cada setor e avaliar os pontos críticos.

A comissão interna será composta pelo Coordenador de Custos, Supervisor do Setor Administrativo, Supervisor de PCP e Supervisor da Sala de ovos.

Também sugerimos que cada um dos responsáveis pelos setores desenvolvam POP’s das atividades desempenhadas pelas suas respectivas equipes e façam treinamentos periódicos com os mesmos.

Nos POP’s (PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO) serão descritas todas as atividades de cada setor e como desempenhá-las. Cada participante deverá ter noção dos impactos que as atividades desempenhadas em seu setor causam no setor de seu colega.

Nesta etapa inicial serão feitas reuniões semanais a fim de avaliar os resultados obtidos e para que se exponham as dificuldades de cada setor e também para apresentarem sugestões de soluções. É importante que nessas reuniões cada participante exponha de forma clara e resumida os desafios enfrentados na semana.

Também sugerimos a criação de planilhas de ocorrências, onde serão registradas todas as inconformidades encontradas.

Ao final do projeto esperamos que a empresa Bonasa S/A consiga ter um bom gerenciamento de seu estoque de ovos férteis, de modo que seus relatórios gerenciais sejam confiáveis e que retratem o estoque físico da empresa.

IMPLANTAÇÃO