Auditoria operacional

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b) Levante os pontos fracos do sistema de controle interno da empresa;

c) Para os pontos fracos apresente as consequências (como este ponto fraco pode prejudicar a empresa);

d) Qual o princípio de controle interno está sendo ferido;

e) Apresente uma proposta de melhoria para cada ponto fraco levantado.

Preencha os itens solicitados na Tabela que segue:

Pontos Fortes

a) A empresa possui um sistema informatizado e interligado entre os setores (caixa, bancos, contas a pagar, contas a receber.

Comentário: Atualmente é de suma importância que as empresas estejam amparadas por um bom sistema de informação, a empresa analisada utiliza o sistema “Atoda – Automação e Gestão Imobiliária”, especializado no setor imobiliário. A utilização de um sistema de informação para o controle interno das operações desempenhadas dentro da sociedade empresária “destinam-se a fornecer elementos confiáveis de apoio à tomada de decisão, auxiliando diretores, gerentes e funcionários na organização, possibilitando a análise de problemas, sua visualização e soluções.” (SILVA, 2007, p.18).

b) Os cheques precisam ter duas assinaturas das pessoas responsáveis.

Comentário: A empresa possui um controle onde a emissão dos cheques é valida somente com a assinatura de dois procuradores da firma, o controle vai de encontro ao “principio de acesso aos ativos”. Neste caso a empresa está limitando o acesso de funcionários aos ativos da empresa (equivalente de caixa), já que as operações com cheques são restritas a somente duas pessoas e estas necessitam estar em comum acordo para que os cheques sejam emitidos e assinados gerando assim de fato uma operação financeira para a empresa.

c) Há uma pessoa responsável pelo controle de contas a receber.

Comentário: Todas as rotinas das contas a receber são realizadas por uma única pessoa. Entre o último e primeiro dia de cada mês é feito o envio da remessa de cobrança para os bancos conveniados e posteriormente a baixa dos títulos conforme os pagamentos que podem variar conforme os contratos. A empresa possui um sistema informatizado o que facilita o funcionamento dos controles internos relacionados às contas a receber e sua gestão. Ressaltamos também que a funcionária responsável pelas contas a receber não possui acesso aos registros contábeis da empresa em consonância com as premissas dispostas pelo principio da “segregação de funções”.

Pontos Fracos Conseqüências Principio de controle ferido Sugestão de melhoria

As atribuições e responsabilidades dos funcionários, contas a pagar, contas a receber caixa e bancos, não estão claramente definidas nos manuais internos da organização. As políticas internas da organização não estão formalizadas em um manual. Este ponto gera riscos em relação ao desenvolvimento eficiente das atividades operacionais da empresa, tendo vista que os funcionários não possuem instruções claramente definidas em relação a suas atribuições. Responsabilidade

As atribuições dos funcionários devem ser claramente definidas e limitadas mediante ao estabelecimento de manuais internos da organização. É importante que o responsável pela empresa os organize e os distribua aos seus funcionários. Os manuais devem ser de compreensão rápida e fácil. (DIAS, 2010)

Mesma funcionária é responsável pela tesouraria e pela contabilização das operações. A segregação de funções consiste em estabelecer que uma mesma pessoa não possa ter acesso aos ativos e aos registros contábeis, devido ao fato de essas funções serem incompatíveis dentro do sistema de controle interno gerando um risco de fraude.

Segregação de funções O ideal seria que dois ou mais funcionários estejam responsáveis por uma determinada função, como por exemplo, lançamentos de movimentação bancária, saques e conciliação bancária, se essas funções forem segregadas entre os funcionários, o risco de desvio de dinheiro e lançamentos incorretos seria reduzido. (ALMEIDA, 2010)

Elevado número de pessoas com acesso ao caixa físico da empresa. A empresa não limita o acesso dos funcionários ao caixa. Dessa forma possíveis desvios de recursos podem ocorrer com maior facilidade, e a identificação do infrator é dificultada tendo em vista o elevado número de pessoas que possuem acesso a tesouraria. Acesso restrito e limites de alçadas. A administração deve restringir o acesso de pessoas ao caixa físico da empresa. Identificamos pelo menos três funcionários com acesso aos numerários físicos. A empresa deve limitar o acesso dos funcionários aos ativos da empresa objetivando reduzir o risco de fraude. (ALMEIDA, 2010)

As conferencias e os recebimentos físicos das mercadorias compradas não são evidenciados. A falta de uma evidência de recebimento das mercadorias da margem para que transações de cunho fraudulento sejam efetuadas. Isto pode ocorrer tendo em vista que a empresa não possui nenhum controle que garanta que a mercadoria foi de fato recebida. Adicionalmente a empresa não faz inventário dos seus estoques, gerando uma dificuldade ainda maior no que tange a identificação de fraudes no recebimento das mercadorias. Controles de acessos e salvaguarda dos ativos. A empresa deve limitar o acesso dos funcionários a seus ativos e estabelecer controles físicos sobre esses. O acesso aos ativos pode ser de forma direta (fisicamente) ou de forma indireta, por meio da preparação de documentos que autorizam sua movimentação. O objetivo desse procedimento é evitar ou detectar desfalque de bens ou até mesmo