Gestão de Processos

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2.Desenvolvimento

2.1 Tecnologia da Informação

Pode-se dizer que a Tecnologia da Informação (TI) surgiu devido ao rápido crescimento das empresas e foi impulsionada pela expansão da comunicação. Começaram-se a observar muitos problemas nas organizações devido ao grande número de dados e para solucionar tais problemas, para a melhoria de processos, foi onde tudo iniciou. Surgiu-se então os primeiros passos da tecnologia da informação.

Tecnologia da Informação tem como principal objetivo oferecer um conjunto de recursos tecnológicos para armazenar, organizar, gerenciais e fornecer a informação.

De acordo com Benjamin Valle, em seu Artigo: Tecnologia da informação no contexto organizacional, tecnologia da informação pode ser entendida como meios de produção utilizadas pelas organizações, em busca da eficiência da tecnologia. Além disso, é composta por seguintes elementos: hardware, redes de comunicação, workstation, software, robótica e os chips inteligentes. Esses elementos fazem um papel essencial no dia a dia das empresas, e sem ele muitos processos não seriam tão eficientes como são hoje em dia.

Entendemos Tecnologia da Informação como um instrumento de gestão administrativa que pratica a união de todas as ferramentas e atividades realizadas através de recursos computacionais que permitem a obtenção, o armazenamento, o acesso, o gerenciamento e o uso das informações.

As informações são dados que, classificados e organizados (em sua maioria digitalmente) poderão ser utilizadas por uma pessoa ou uma empresa para auxiliar a alcançar um objetivo específico.

As organizações devem tratar a informação como um patrimônio, pois tem grande valor. São tão importantes que poderiam definir o futuro de uma organização, podendo inclusive, definir a sobrevivência ou descontinuidade de um projeto ou até da própria organização.

2.1.2. Os benefícios da Tecnologia da Informação

Atualmente, a TI é um dos principais elementos do ambiente empresarial. É uma ferramenta que pode oferecer boas oportunidades às empresas que sabem aproveitar os seus benefícios.

A tecnologia da informação possibilita uma descentralização eficiente por conseguir agilizar as comunicações. Possibilita também simplificar e reduzir o tempo de desenvolvimento de novos produtos com a utilização de ferramentas de engenharia com suporte nos computadores. Faz também com que a empresa se torne mais transparente, visto que traz uma conexão eficiente e eficaz entre a organização, seus parceiros e sócios.

Percebe-se que o investimento na Tecnologia da Informação traz inúmeros benefícios para a organização, mas desde que utilizados de forma correta. Apenas a Tecnologia da Informação não garante que alcançará o objetivo esperado, é preciso trabalhar a cultura organizacional, os processos e a política da empresa em prol da Tecnologia da Informação e, principalmente, precisa-se de pessoas especializadas para cuidar dessa ferramenta. Quando inserida com sucesso, é possível enxergar um ciclo de melhoria de processos. Tem-se a redução de retrabalhos, pois há integração interna de processos e áreas, o que também leva a redução de custos e que aumenta a produtividade, conseguido pela automação localizada de processos, logo, aumento da eficiência. Há também aumento da flexibilidade que é conseguido pela base tecnológica que permite o crescimento do volume de negócios sem um crescimento proporcional de custos operacionais ou mesmo de forma rápida. Por fim, a inovação conseguida com novas práticas e processos possíveis por meio da utilização intensa da tecnologia da informação, que faz com que uma organização se diferencie de outras, causando vantagem competitiva.

2.2 Processos

Hammer e Champy12 definem processos como um conjunto de atividades que juntas produzem um resultado de valor para um consumidor. Para esses autores, processos são os que as empresas fazem.

Para Davenport68, 69, um processo é uma ordenação específica de atividades de trabalho através do tempo e do espaço, com um início, um fim e um conjunto clara- mente definido de entradas e saídas: uma estrutura para a ação.

Nagel & Rosemann70 fazem algumas considerações sobre as várias definições disponíveis na literatura. Eles afirmam que um processo é bastante em si, ou seja, envolve a realização de um conjunto completo de atividades. Ele é uma ordenação lógica (em paralelo e/ou em série) e temporal de atividades que são executadas para transformar um objeto de negócio com a meta de concluir uma determinada tarefa. Por outro lado, apresentam os problemas das definições, como o fato de nenhuma destacar que não há um responsável pelo processo como um todo (por exemplo, pesquisa e desenvolvimento, marketing, finanças, manufatura estão envolvidas no desenvolvimento de produtos, mas nenhuma dessas unidades é responsável pelo processo como um todo), que é suscetível a problemas como tempos de esperas, filas e aumento de tamanhos de lotes.

Antunes16 afirma que os processos sempre se constituem do fluxo do objeto no tempo e no espaço. Esses objetos podem ser materiais, idéias, informações e etc. Essa definição coloca para os processos uma tarefa relacionada aos fluxos de materiais e aos fluxos de negócios, idéias, capital, informações etc. Uma inferência a partir dessa definição nos levaria a combinar esses tipos de fluxos e reforçar o termo “processo de negócios”, quando há material, capital e informação, por exem- plo, em fluxo.

Atualmente, uma das principais motivações para a gestão de processos tem sido sua capacidade de contribuir para superar as limitações do modelo funcional de organização do trabalho. O modelo de gestão fundamentado na divisão do trabalho funcional, centrada na especialização, tem limitações com relação à capacidade de coordenação do trabalho. Esse modelo revela-se restritivo para lidar com a realidade contemporânea, na qual a construção de organizações mais ágeis, integradas e flexíveis passa a ser uma condição importante para a atuação que sustente e aprimore o desempenho organizacional. Os mecanismos de coordenação baseados em processos, dentro desse contexto, têm ampliado muito sua importância e repercussão. (Gestão de Processos: Pensar, Agir e Aprender. P. 23 e 24)

2.3 A tecnologia da informação na melhoria