A Padronização dos Procedimentos como ferramenta de gestão

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A etapa de padronização e definição de indicadores visa estabelecer controle sobre os resultados e remonta à ideia de se monitorar o desempenho dos processos ao longo do tempo, registrando e controlando desvios, avaliando a trajetória de desempenho do processo e possibilitando o registro do conhecimento criado sobre os mesmos (Valle e Oliveira, 2009).

É dever da Administração Pública constituir programas e ações a fim de organizar o funcionamento dos serviços prestados à sociedade. Muitas vezes, o serviço público, é rotulado pelo trabalho burocrático, com servidores desmotivados e ineficientes, mas é preciso atuar de forma a melhorar essa imagem. O cliente é o cidadão, pertencente à própria Administração ou da comunidade, que necessita da execução de um processo ou serviço.

Ainda que o foco do serviço público não seja a produtividade almejando o lucro, a qualidade na prestação de serviços deve ser mantida a fim de atender aos objetivos em função dos quais foi instituído como serviço público a ser prestado à sociedade, sempre primando pela excelência no atendimento e satisfação dos usuários.

Até pouco tempo as empresas não se preocupavam com a padronização e com o treinamento, fundamentais para se ter controle sobre os processos, padrões bem projetados e pessoas de cada operação muito bem treinadas e conscientes das metas que têm de ser atingidas. (Falconi, 2009)

Muitas empresas ainda não conseguiram perceber os benefícios de uma visão sistêmica aplicada à gestão. Os funcionários apenas reproduzem as atividades sem se preocupar com os resultados e algumas vezes, as ineficiências decorrem pelas falhas nos processos organizacionais e sua inter-relação dentro da empresa.

Assim, a padronização de procedimentos entra como uma ferramenta essencial proporcionando agilidade na comunicação interna e melhoria contínua da organização. Da mesma forma, a otimização dos processos aliada ao desenvolvimento da equipe é um ótimo instrumento para a melhoria da prestação dos serviços públicos.

- JUSTIFICATIVA

De forma geral, pressupõe-se que os métodos de organização aplicados a empresa colaboram para a obtenção de melhores resultados, trazendo mais controle e segurança quanto às atividades da Instituição. Teoricamente, o gerenciamento de processos possibilita que os funcionários façam o que precisa ser feito sempre da mesma maneira, de acordo com os propósitos da organização.

Dentro de uma empresa a maioria das pessoas passa a maior parte do tempo realizando tarefas operacionais e dessa forma é muito difícil que as funções gerenciais possam ser conduzidas de forma eficaz se as funções operacionais não funcionam de maneira adequada. (Campos, 1998)

Antes da adoção dessa ferramenta de gestão da rotina de trabalho, é necessário definir exatamente o fluxo de trabalho e os processos de acordo com respectivos responsáveis. Assim, tendo isso em vista, aliado a oportunidade de desenvolver um estudo científico na Secretaria Municipal de Urbanismo, definiu-se o tema a ser abordado no presente artigo.

Para Chiavenato (2000), “A tarefa da Administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio dos processos de planejamento, organização, direção e controle”. Tanto no serviço público, como na esfera privada, os procedimentos administrativos são os mesmos, considerando apenas que a cultura organizacional e as normas internas diferem e ainda, a Administração Pública deve observar o princípio da legalidade de forma que os seus atos estejam sob a regência da lei imposta.

Nesse contexto, o presente trabalho se justifica por ser relevante para a Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais ao proporcionar o gerenciamento da rotina administrativa dos setores envolvidos e propor melhorias em seus processos, pois proporcionará uma nova maneira de trabalhar no setor, a partir de procedimentos e fluxogramas padrões definidos.

Quanto à viabilidade, pode-se considerar que a aplicação prática é facilitada pelo fato da autora deste artigo ser servidora da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais e assim conhecer a rotina de trabalho e visualizar os resultados obtidos. Através desse vínculo, foi possível o trabalho de coleta de informações e o acesso aos recursos necessários para o desenvolvimento do trabalho.

- PROBLEMA

O estudo do presente artigo definiu o problema de pesquisa com o objetivo de apresentar a proposta de padronizar os procedimentos internos da Secretaria Municipal de Urbanismo a fim de estabelecer os trâmites para o melhor funcionamento das atividades deste setor. Assim, pretende-se responder a seguinte questão: “Como melhorar o fluxo dos processos e o nível de conhecimento dos servidores da Secretaria Municipal de Urbanismo?

- OBJETIVO GERAL

O presente artigo tem o objetivo principal de apresentar a proposta de estabelecer a padronização dos processos da Secretaria Municipal de Urbanismo, envolvendo o Departamento de Projetos e as demais Secretarias afins da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais.

Pretende-se contribuir para melhorar o fluxo dos processos e assim, minimizar as dúvidas e erros dos servidores envolvidos. Desta forma, pode-se criar uma rotina dos procedimentos que facilite o desenvolvimento das ações por parte do Departamento e das demais Secretarias.

- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Foram estabelecidos alguns objetivos específicos para melhor condução deste trabalho e que contribuíram para atingir o objetivo geral, quais sejam:

- Identificar os principais processos envolvendo a Secretaria Municipal de Urbanismo e as demais Secretarias envolvidas na realização dos projetos;

- Mapear os procedimentos internos e estabelecer um diagnóstico dos processos críticos;

- Realizar o levantamento dos projetos a fim de identificar as dificuldades e o impacto da padronização nas Secretarias;

- Identificar as possíveis falhas nos processos a fim de buscar minimizá-las.

- METODOLOGIA

No presente artigo, a metodologia utilizada foi o estudo de caso dos procedimentos internos referentes aos projetos da Prefeitura Municipal de São José dos Pinhais. A pesquisa exploratória teve como base o levantamento dos