A LOGÍSTICA E DISTRIBUIÇÃO LOGISTICA

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É um sistema integrado com a finalidade de prover a administração, de forma contínua, recursos, equipamentos e informações essenciais para a execução de todas as atividades da Organização.

2. Importância da administração de materiais

Os clientes internos como externos possuem certas necessidades que devem ser analisadas para que a empresa avalie se poderá atendê-la a partir dos estoques existentes ou se terá de iniciar um processo de reposição de material por meio da compra, em se tratando de produtos fornecidos por terceiros, ou de produção, no caso de produtos fabricados internamente pela empresa. O recebimento dos produtos pedidos pode envolver diversas atividades, na área fiscal e contábil, da qualidade de verificação de quantidades entregues e atividades necessárias ao registro dos materiais entregues nos sistemas de materiais da empresa.

O armazenamento de materiais é uma atividade especializada e consiste em armazenar adequadamente os materiais para que seja possível sua rápida recuperação e manutenção dos níveis de qualidade e para que a entrega seja facilitada, a logística de distribuição visa a entrega dos materiais no ponto certo, ao menor custo e menor prazo, mantendo suas condições de qualidade. A administração de materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma gestão, o mis possível, just-in-time, com o objetivo de reduzir estoques e manter os clientes satisfeitos.

2.1 Organização da área de materiais

As atividades da área de materiais devem ser integradas, argumenta-se que todas as decisões precisam ser concentradas em único órgão. As principais atribuições da área de materiais são: compra programação da produção, armazenamento e logística. No caso de empresas de pequeno ou médio porte, essas atribuições podem se encontrar subordinadas a um único órgão de administração ou de gestão de materiais e suprimentos.

Em uma empresa com maior complexidade, podem existir órgãos diferentes envolvidos co a área de materiais (por exemplo, um departamento específico para área de compras, outro departamento para planejamento e controle de materiais e outro departamento dedicado somente à logística externa da empresa).

2.2 Analise das necessidades dos clientes

O processo de reposição dos materiais tem inicio com uma demanda de um cliente. O órgão de planejamento de materiais deve verificar se existe estoque do material e se o material deve ser comprado ou fabricado.

2.3 Reposição de Material

A reposição de materiais é feita pelo órgão de compra da empresa. Os principais passos do processo são a seleção dos fornecedores e a emissão do pedido. A seleção envolve verificar os possíveis fornecedores, agrupar itens que sejam supridos pelo mesmo fornecedor, avaliar as condições de qualidade, financeira e de confiabilidade de entrega de cada fornecedor e analisar a possibilidade de contratos de abastecimento de médio em longo prazo, procurando estabelecer parcerias. O pedido de compra formaliza a decisão de compra junto aos fornecedores, o pedido de compra tem a força de um contrato que enviamos aos nossos fornecedores, comprometendo a empresa com relação a seus dizeres. Em alguns casos, o fornecedor negocia o pedido de compra recebido com instituições financeiras, para que seja fornecido o capital de giro necessário para a produção do material solicitado pelo cliente.

Na elaboração do pedido de compra, devem ser colocados:

1º - Os dados da empresa: nome, endereço, CNPJ, endereço de entrega, telefone, faz, email, cidade, estado, pessoa para contato;

2º - Os dados do material: quantidade, preço unitário, preço total;

3º - Os dados das embalagens: tipo de embalagem, quantidade do material por embalagem;

4º - Os dados de qualidade: qualidade assegurada, material certificado, normas de recebimento e inspeção;

5º - As condições de pagamento;

6º - Demais condições de fornecimento, como horário da entrega, seguro, entre outras.

Observação: Todo o pedido deve ser numerado para que os processos de rastreamento do sistema e dos materiais possam ser executados adequadamente, logo após a emissão do pedido, o órgão de compras deve acompanhar o andamento do pedido junto ao fornecedor, sendo desejável o estabelecimento do que denomina status do pedido, para um acompanhamento objetivo.

3. Recebimento de materiais

Quando o material chega nas dependências da empresa se inicia o recebimento. O recebimento, em geral, é realizado pelo órgão de armazenamento, contudo: há empresa que possuem órgãos diferenciados para recebimentos de materiais, principalmente para caso de materiais muito especializado, ou se existe um grande volume de materiais.

3.1 Procedimentos para recebimento de materiais

No ato do recebimento de materiais, o órgão encarregado deverá verificar o pedido de compra que originou a entrega e conferir a quantidade, preços unitários e totais e outros elementos contábeis e fiscais da nota fiscal que acompanha o material. È importante verificar as condições da embalagem do material observando (por exemplo, possíveis avarias que o material possa ter sofrido durante o transporte). Caso o fornecedor não seja de qualidade assegurada, deve-se verificar a qualidade dos materiais. Sempre que necessário o recebedor deve socorrer-se do cliente do material e órgãos de qualidade da empresa para melhor averiguação dos elementos das qualidades do material.

3.2 Divergências no recebimento

Algumas divergências entre pedido da compra e o material recebido

necessitam da intervenção do órgão de compra ou do cliente do material, para que possam ser esclarecidas.

Divergências em relação aos dizeres da nota fiscal, em alguns casos, podem ser corrigidas utilizando-se carta de correção, que podem ser emitidas após o recebimento. Em casos mais complexos deve-se recorrer ao órgão fiscal contábil de empresa para as devida correções. Uma vez recebido o material, este deve ser contabilizado no estoque da empresa,