A GESTÃO DE PROJETOS

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As causas para o não cumprimento de metas nos projetos tem relação também com a falta de definição do que seja um “sucesso”, além de falta de interesse em apoiar o projeto e desalinhamento dos gestores. Historicamente, a falta de sucesso tem relação a foco e uso incorreto de ferramentas de planejamento e controle, até que o desenvolvimento tecnológico mudou um pouco esse aspecto obsoleto por meio de softwares no início da década de 1980, que com o passar dos anos e ciclos tecnológicos, foi possível uma sofisticação cada vez maior e os preços tornaram-se gradativamente acessíveis. Assim, se os problemas entre o gerenciador e sua equipe fossem corrigidos, o uso desses recursos seria muito eficiente.

Contudo, um estudo baseado em empresas brasileiras mostrou que poucas têm formalizado e desenvolvido um modelo de gerenciamento do processo de inovação e de projetos (RABECHINI Jr. et al., 1996).

Implementar um projeto de forma eficiente não é fácil, seja projetos pequenos e simples, ou projetos imensos. Há disputas de poder, pressão, dificuldades de entrosamento entre pessoas e equipes, os fatores humanos afetam muito o processo de desenvolvimento da gestão. Uma gestão de projetos compele três C’s, a comunicação seja presencial ou por e-mail e sites da internet, cooperação, se oferecer a colaborar quando necessário e coordenação de equipes, que deve ser vista como um valioso recurso de harmonização de esforços e não apenas como uma ação que recai exclusivamente naquele que tem a função de coordenador do projeto.

- ATUALIDADE

Hoje se o fim de um projeto é prematuro, seja por motivo de cancelamento ou por não ter atingido os objetivos contratados inicialmente, podemos considerar que ele não foi bem-sucedido, ou seja, um fracasso. Uma vez reconhecido o fracasso do projeto, a solução é analisar os motivos, identificar as falhas e trabalhar para não voltar a cometê-las. E quais são as principais falhas em projetos?

i. Otimismo exagerado

Os pessimistas dizem que são, na verdade, realistas. Não precisa chegar ao ponto de esperar sempre o pior, mas criar expectativas falsas também não ajuda. O que ajuda muito na gestão de projetos é saber equilibrar as expectativas, tanto as da sua equipe quanto as dos stakeholders e do patrocinador.

Ser otimista demais pode atrapalhar e distorcer o planejamento. Se partir de premissas incorretas ou superestimadas – como prazos impossíveis de entregas de fornecedores, por exemplo – dificilmente cumprirá as metas. É necessário ser realista e fazer uma gestão de riscos, identificando os fatores mais relevantes para o projeto e a magnitude do impacto no resultado final.

ii) Liderança inexperiente

A maioria dos gerentes de projetos já exerceu funções operacionais e ao passar para o lado da liderança nem sempre acerta. É bastante comum haver falhas, como a não identificação de possíveis conflitos entre colegas de equipe, falta de controle de qualidade sobre as atividades de cada um, ou falta de pulso na cobrança de entregas. O líder deve promover o exemplo e inspirar pessoas. Gerar motivação com ofertas de bônus por determinados resultados é uma opção que acontece nos dias de hoje, desde que sejam cumpridas.

iii) Equipe inadequada

Pode ser que sejam profissionais dedicados ou experientes, mas simplesmente não são adequados para determinada função. Em alguns casos o problema pode ser o gerente de projetos, que não sabe extrair o melhor potencial de sua equipe. Mas o mais comum é a contratação de técnicos que não sabem fazer exatamente o que foi solicitado na descrição da vaga. Nesse cenário, a solução vista é capacitar a pessoa rapidamente ou buscar outro profissional. O importante aqui é tomar uma decisão o mais rápido possível para não estourar no prazo ou no orçamento, pensando sempre na política de redução de danos.

iv) Relatórios insuficientes

Fazer um relatório por mês pode não ser suficiente para acompanhar o desempenho da equipe do projeto. O gerente de projetos deve acompanhar mais de perto os índices para que não fuja do controle. A equipe vai se sentir mais responsável ao ser monitorada constantemente. Mensurar o desempenho nem sempre é simples. É preciso estabelecer algumas métricas, sejam de tamanho, volume ou qualidade.

v) Falta de apoio e de recursos

O gerente de projetos tem um razoável nível de poder e autonomia, mas quem decide são os membros da diretoria, do conselho e demais executivos da empresa na qual está inserido. Se esses não comprarem a ideia do projeto, não apostarem nele e não oferecerem os recursos necessários para seu desenvolvimento, ficará difícil este ser bem-sucedido. Uma sugestão é que o gestor de projetos fique atento aos interesses dessas pessoas, saiba negociar e conquistá-las para o propósito do projeto. O gerente de projetos deve mostrar porque acredita no projeto, apresentar números que encantamento. O projeto impõe uma organização hierárquica numa estrutura analítica de projeto.

Abaixo dois exemplos de projetos fracassados mais desastrosos da história:

1. Sistema de bagagem automatizada do Aeroporto Internacional de Denver

Quem falhou?

O Aeroporto Internacional de Denver (DIA), o maior aeroporto nos Estados Unidos por área total, e o 6º mais movimentado pelo tráfego de passageiros.

O que eles estavam tentando conseguir?

Em 1991, o DIA tentou remodelar e atualizar o árduo e demorado sistema de check-in e transferência. A ideia envolvia etiquetas com código de barras sendo fixadas em cada peça de bagagem que entravam a “veículos com destino codificado”. Isso automatizaria completamente todas as transferências de bagagem, integraria todos os três terminais, e reduziria significativamente o tempo de manobra das aeronaves.

Por que fracassaram?

Sabemos que as cinco variáveis-chaves que todos os gerentes de projeto têm de lidar são escopo, tempo, custo, qualidade e risco. Se cada um deles tivesse uma caixa de seleção ao lado, o IA teria uma cruz vermelha grande e grossa em cada um.

Quando o DIA contratou a BAE Systems para desenvolver o sistema de tratamento de bagagem automatizado, ignoraram completamente os prazos previstos pela BAE, em vez disso insistiram teimosamente