Planeamento e Gestão de Projetos

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Abordagem analítica – Visão e compreensão de cada um dos componentes de um sistema. Optimização de cada componente não corresponde a um óptimo local.

Abordagem de sistema – Procura sempre compreender os componentes e as suas ligações entre si. Os projectos são decompostos em tarefas, mas cada tarefa depende das outras. A dependência ocorre sempre verticalmente, mas também horizontalmente!

Microgestão – O supervisor condiciona todas as pequenas decisões. O sucesso é quase impossível!

Aula 5 – Selecção de Projectos

Selecção de projectos – E o processo de avaliação de projectos individuais e de escolha de um conjunto que irá ser realizado. O processo de selecção é realizado antes de um gestor de projectos ser nomeado (contudo os critérios de selecção são fundamentais para o gestor saber o que fazer). Questões habituais:

- O projecto é lucrativo? ROI > 0 (ROI = ganho/investimento)

- Existem os recursos para executar o projecto?

- Vão se gerar competências importantes para a organização?

- O projecto é exequível – os recursos existentes permitem uma calendarização adequada?

- Necessidade operativa ou competitiva – Projectos sem os quais a organização pode deixar de existir ou perder mercado[pic 2]

Método Q-Sort

- Usar um conjunto de cartões, um por projecto (pelo menos 15)

- Dividir os projectos em 2 conjuntos, por prioridades

- Criar, com base nos dois, uma prioridade média

- Cada subconjunto é então dividido mais uma vez e finalmente ordenadas as pilhas individuais, que são depois juntas

Análise Financeira[pic 3]

Taxa de desconto – valor temporal do dinheiro (a taxa de desconto NÃO é a inflação. Esta contudo pode ser introduzida, adicionando-a na fórmula)

Valor actual líquido (VAL ou NPV) – valor actualizado ao ano 0 do balanço financeiro de um projecto. A utilização da taxa de desconto pode ter o efeito de fazer com que projecto pagos a longo prazo e com um elevado VAL sejam rejeitados (desincentiva o investimento).[pic 4]

VAL – Valor Actual Líquido (Net Present Value – NPV).

Período de retorno – Nº de anos necessários para recuperar o investimento.

ROI – Return on investment (ganho/investimento).

TIR – Taxa interna de rendibilidade (Internal Rate of Return - IRR) – Taxa de desconto máxima para assegurar que um projecto é lucrativo. A utilização da TIR permite escolher projectos eficientes no uso do dinheiro, mas pode prejudicar projectos mais longos e lucrativos. É um dos critérios mais avessos ao risco

Métodos de pontuação – métodos quantitativos mais simples que os métodos financeiros

- Utilizam vários critérios (j) que são pesados com um valor relativo (wj)

- Para cada projecto (i), cada critério é avaliado de acordo com uma pontuação (sij)[pic 5]

- O valor final para cada projecto i é dado por:

Aula 6 – Os Projectos na Organização

Projectos puros

- O GP é o gestor executivo de uma organização com competências transversais a toda organização[pic 6]

- Na prática, o esquema pode não funcionar devido a escassez de pessoal

- Há limitação nas competências que a empresa oferece

- Recursos fraccionados

- “projectitis”

Projectos funcionais

- Ligados apenas a um conjunto limitado de áreas da organização

- Mais específicos – Têm o conhecimento necessário para realizar o projecto e sabem onde o ir buscar

- Os recursos fraccionados são minimizados

- A “projectitis” é minimizada porque os especialistas fazem o que sempre fizeram[pic 7]

- A cadeia de comando é mantida – Problemas de comunicação outras secções

- Projectos raramente têm alta prioridade

- Projectos pequenos tendem a ser projectos funcionais

Organização Matricial

- Autoridade dividida[pic 8]

- Tipos: funcionais (fraca); projecto (forte); equilibradas

- É muito flexível no interface com a organização – permite planeamentos adequados

- Permite o acesso a todo o know-how da empresa

- Conflito entre projectos

- Potencial diminuição de produtividade

- Em projectos matriciais a moral deve ser elevada nos membros dedicados ao projecto

- Nos projectos matriciais fracos (funcionais)

- Não há relatórios directos para o GP (o líder da secção tem geralmente prioridade nas comunicações)

- É fundamental comunicar directamente com todos os elementos da equipa

Conflitos

- Fontes de conflito:

- Ciclo de vida dos projectos

- Prioridades dos projectos

- Procedimentos de administração

- Os compromissos (trade-offs)

- Constituição das Equipas

- Estimativas dos custos de suporte

- Calendarização

- Personalidade dos elementos das equipas

- É por vezes importante