Iniciativa na Administração Pública: Protocolo Digital

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- Desenvolver o sistema organizado de acordo com a estrutura organizacional do órgão público e de forma a eliminar o uso de documentos impressos;

- Treinamento dos usuários;

- Traçar estratégias a convencer o gestor.

Visita técnica e identificação dos problemas

Com o objetivo de aprofundar os conhecimentos necessários para o desenvolvimento do software e identificar problemas do local, foi realizada uma visita técnica na Secretaria Municipal de Educação – SEMED.

Nesta visita, identificou-se e foi conhecida a estrutura organizacional da SEMED (Departamentos, Divisões e Setores), distribuída da seguinte maneira:

- Departamento de Informática e Tecnologias: Realiza a manutenção de equipamentos de informática, mantem a rede e páginas da web.

- Divisão de Lotação: Gerencia a lotação dos servidores desta secretaria.

- Departamento de Transporte Escolar: Gerencia como será feito e por quem será feito o transporte de estudantes no município.

- Departamento Pedagógico: Gerencia professores e diretores, auxiliando em suas atividades.

- Departamento de Programas e Projetos: Responsável por manter e criar projetos para as escolas afim de atentar a comunidade

- Gabinete: Gerenciamento principal da secretaria, onde são tomadas decisões das ações da mesma.

- Setor de Serviços e Compras: Gerencia aquisições de materiais e serviços contratados pela secretaria.

- Setor de Finanças: Gerencia transações bancárias.

- Recepção: Atende pessoas em busca de informação, recebe documentos de outros locais (secretarias, órgãos e etc.) e os encaminha conforme o assunto.

Em praticamente todos os setores relacionados, é realizada a movimentação de documentos oficiais (ofício, memorando, circular, declaração e etc.), Além de manter a comunicação com outras secretarias e órgãos, também há a comunicação entre si.

Atualmente identificou-se os seguintes problemas:

- Desconhecimento de localização de um documento;

- Atraso em resolução ou avaliação de um problema ou assunto;

- Acumulação de papelada e ocupação de espaço;

- Perca de documentos digitais em caso de problemas técnico em máquinas.

- Uso excessivo de papel e refil para impressora.

Proposta/Solução

A proposta abrange informatizar a comunicação entre setores realizada via documentos oficiais e como também dispor uma ferramenta de armazenamento organizado para documentos serem “arquivados” digitalmente. O sistema funcionará em um servidor local com rotinas de backup para segurança contra perdas. As atividades que envolverão o sistema terão como atores servidores responsáveis por manipular tais documentos, como também aqueles que respondem os mesmos (chefes de divisão, coordenadores de departamentos, secretário municipal e outros).

Como um gerenciador de arquivos o sistema permitirá a movimentação de documentos entre setores, com operações como, por exemplo, “enviar para setor”, “marcar como recebido” e “responder documento”, funcionando como um protocolo de documentos.

Atuação

Secretaria Municipal de Educação, prédio principal. Abrangendo Departamentos, Setores e Divisões.

Descrição do Sistema

O Gerenciador de Documentos e Trâmites informatiza rotinas administrativas como arquivamentos de documentos e trâmites de documentos entre setores, departamentos e etc. A partir de sua interface será possível cadastrar documentos (arquivos criados em computador ou documentos digitalizados) podendo assim enviá-los de forma rápida a um setor conforme o assunto que é tratado.

- Objetivos:

- Agilizar rotinas administrativas:

- Arquivamento digital;

- Trâmite de documentos digital.

- Facilitar o acesso a documentos:

- Buscador preciso.

- Agilizar a resolução de casos.

- Funcionalidades:

- O sistema será capaz de:

- Armazenar e gerenciar documentos;

- Gerenciar trâmites de documentação;

- Gerar marcadores para documentos para buscas;

- Armazenar históricos de operações no sistema;

- Armazenar históricos de trâmites.

- Usuários:

- Comum: este é o perfil de usuário padrão do sistema, o mesmo permite as seguintes funcionalidades:

- Gerenciar documentos (cadastrar, receber, tramitar. Não pode excluir);

- Gerenciar seus envios;

- Cadastrar unidades;

- Consultar.

- Ele abrange tanto atendentes/funcionários comuns como chefes de departamento, tendo as mesmas permissões no sistema, Entretanto, cada usuário tem seu cadastro e perfil específico e intransferível.

- Administrador: o administrador será responsável por manter a configuração do sistema e poderá:

- Gerenciar documentos (incluindo permissão de exclusão);

- Gerenciar envios;

- Gerenciar unidades;

- Gerenciar usuários;

- Gerenciar configurações;

- Consulta e relatórios.

Características:

- Recepção de documentos externos - o documento será