A Concepção da Situação Atual

...

8.5.4 Consultar Usuários 33

---------------------------------------------------------------

-

Carta de Solicitação de Serviço

De: JAPS LTDA Itu, 23 de fevereiro de 2017

Para: Sr. ª Júnior Soluções de TI

Prezada Srtª Sandy Taborda

Nós da empresa JAPS LTDA solicitamos um sistema de informação que venha suprir as necessidades do setor de compras da nossa empresa. A empresa passará por um processo de informatização no setor de compras.

Atualmente nosso sistema não é informatizado e funciona da seguinte forma:

Solicitar Material – Formulário manual utilizado por todos os funcionários onde são solicitados os seguintes dados: Setor solicitante e os materiais.

Avaliar Material – É realizada uma verificação da solicitação de material, o grau de urgência da solicitação e no caso de ser constatada a real necessidade da compra, a solicitação é aprovada, caso contrário, verifica-se a disponibilidade em estoque antes de descartar a solicitação de compra.

Selecionar os fornecedores – São escolhidos os fornecedores mais adequados para atender o material que foi solicitado, existem alguns fornecedores conhecidos da empresa, mais não contém nenhum registro dos mesmos.

Realizar cotação – Após a escolha dos fornecedores uma lista de materiais é enviada aos fornecedores, para que os mesmos disponibilizem os preços.

Emitir Pedido de Compra – Após a fase da cotação de preços é escolhido o fornecedor que realizará o pedido da empresa, logo o pedido de compra será emitido com os seguintes dados: data do pedido, número do pedido, quantidade, valor, valor total, valor total da compra, fornecedor, CNPJ e informações de entrega.

Finalizar Processo - Após todas as fases anteriores terem sido finalizadas, todos os documentos descritos são anexados em um ficheiro e anexados de acordo com a data. É feita uma cópia da nota fiscal para ser armazenada e a original entregue ao setor de contas a pagar.

Os equipamentos de hardware e software utilizados pela empresa são:

- Desktop montado pela empresa

- Core i7 3.10GHz

- 8Gb de memória (4Gb de memória dedicada)

- 1Tb de HD

- Conexão cabeada RJ25

- 1 switch 32 portas

- Windows 7 professional 64bits

- Pacote Office 2013

Atualmente o setor apresenta alguns problemas que esperamos corrigi-los com a implementação do sistema, entre eles se encontram:

Falta de cadastro de fornecedores, que nos proporciona atrasos na hora de selecionar os fornecedores para uma solicitação, prejudicando o setor na realização de suas atividades e trazendo prejuízos financeiros e de pessoal parado por conta de falta de recursos.

Alguns pedidos acabam sendo feitos mais de uma vez, e por ser um processo manual, em alguns casos este fato passa despercebido por parte do gerente.

Um número muito grande de papel é utilizado e nossa empresa se preocupa em diminuir o mesmo visando preservar o meio ambiente e diminuir o espaço físico que é utilizado para guardar os papéis e o número de documentos desnecessários. Isso também traz a possibilidade de perda de documentos importantes e de tempo para procura-los.

Baseado no sistema utilizado atualmente o sistema informatizado solicitado deve conter as seguintes funcionalidades:

- Controle e gerenciamento de fornecedores.

- Receber solicitações de compras de outros departamentos da empresa.

- Realizar solicitações de Material

- Realizar Solicitações de Material via ambiente Mobile.

- Gerar pedido de cotação de acordo com as solicitações recebidas.

- Realizar cotações com base nas informações dos fornecedores e materiais.

- Receber cotações online.

- Realizar pedido de Compra online

- Realizar consultas envolvendo fornecedores, cotações, solicitações e pedido de compra.

- Gerar relatórios de fornecedores, cotações, solicitações e pedido de compra.

Queremos um sistema que satisfaça as nossas necessidades visando um melhor gerenciamento do nosso setor através de uma visão mais ampla do nosso negócio.

Atenciosamente

___________________

Aline Larissa

-

Descrição da situação atual

Os setores que se relacionam diretamente com o setor de compras são:

Almoxarifado, Contas a pagar, Contas a receber, Vendas, Contabilidade, RH e

Administração. Somente alguns mais relevantes, foram selecionados para a realização das entrevistas.

[pic 2]

Setor: Almoxarifado

Responsável: Eduardo Schneider

Data da entrevista: 23/02/2017

Hora: 9:00

1. Quando um novo material entra no estoque, de que maneira é realizado o cadastro do mesmo?

R: O cadastro é realizado com o auxílio de uma planilha do Excel que contém todo o controle de estoque de acordo com o nome do material e sua quantidade.

2. Quando um ou mais materiais são retirados do estoque, como é feita a atualização da quantidade disponível do mesmo para controle do almoxarifado?

R: A mesma planilha utilizada para a entrada