Organização de eventos

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É importante que as associações, empresas e/ou indústrias promotoras do evento, estabelecem critérios de análise para escolher a empresa que melhor se ajusta as características do evento, alguns aspectos devem ser levados em consideração, tais como: conceito e/ou idoneidade, estrutura administrativa, espaço físico, situação econômica, recursos humanos e técnicos, tradição no mercado, área de atuação e recursos auxiliares.

A licitação é obirgatória para toda a administração pública (federal, estadual e municipal), o artigo 22 da lei n. 8.666/1995, institui normas para licitações e contratos da administração pública e das outras providências, citamos como exemplo três modalidades de licitação:

- Concorrência – modalidade de licitação entre quaisquer interessados, que na fase inicial de habilitação preliminar comprovem possuir os requisitis mínimos de qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.

- Concurso – modalidade de licitaçãoentre quiasquer interessados para escolha de trabalho técnico científico ou artístico, mediante a instituição de prêmios ou remuneração aos vencedores conforme critérios constantes de edital publicado na imprensa oficial com antecedência mínima de 45 dias.

- Tomada de preços – modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostsa, observada a necessária qualificação.

Geralmente quando se recorre a uma empresa organizadora de eventos, é necessário firmar um contrato de prestação de serviços entre as partes, os principais tipos de contrato são de administração e de empreitada, na prática, os dois tipos de contrato acabam se entrelaçando e dando origem a outro conhecido por contrato misto.

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As fases do processo de planejamento e organização de eventos são:

- Concepção – incorporação da ideia, ou seja, é importante que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores que começarão a lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de elementos como: reconhecimento das necessidades do evento, objetivos, informações sobre participantes, patrocinadores, estimativas de tempo e recursos necessários, resultados desejados etc.

- Pré-evento – planejamento e organização, o planejamento é a peça fundamental num processo de organização, engloba todas as etapas de preparação e desenvolvimento do evento. É a fase decisiva do evento na qual estão inseridos a coordenação executiva e os controles financeiro e social do evento.

- Per ou transevento – fase decisiva do evento em que estão inseridos a coordenação executiva, o controle financeiro

- Pós-evento – avaliação e encerramento, inicia-se o processo de encerramento, que consiste na avaliação técnica e dos participantes, isto é, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.

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Módulo II

O planejamento dos recursos audiovisuais consiste em identificar e analisar as características do evento e as necessidade dos participantes e oradores, e estabelecer o que será necessário. Os recursos audiovisuais, em geral, são serviços de som, projetores diversos e telas de projeção, serviço de iluminação sistema de tradução simultânea, vídeo e televisão, computadore, mapas, modelos, maquete, quadros-negros e brancos com pincéis e giz, painéis indicativos e informativos.

Toda a gama de produtos necessários nas etapas de operacionalização do evento, entende-se por recursos materiais:

- Material de expediente – papel, envelopes, canetas, lápis e todo material de secretaria necessário.

- Material de participante – tudo que vier a ser distribuído aos participantes: como: pasta, brinde, crachá, ticket refeição, bloco de anotação e outros.

- Equipamentos – Telefone faz, xerox, microcomputador, calculadora e outros.

Os principais tipos de serviços que possam sere utilizados na realização de um evento são: de criação e arte, gráficos, fotografias, decoração, buffet, digitação, elétricos, sonorização e iluminação, tradução e interpretação, segurança, transporte, imprensa, motagem e instalações, sinalização, seguro etc.

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Por meio da previsão e da organização e controle das entradas e saídas dos recursos, é possível definir o planejamento dos recursos financeiros de um evento. A organização e o controle buscam harmonizar dentro de determinado espaço de tempo, as entradas e saídas de numerário, de forma que o disponível seja ao longo do período de organização suficiente para cobrir despesas, deve-se adotar um critério de prioridades de despesas. Geralmente os recursos financeiros procedem das seguintes fontes:

- Recursos preexistentes;

- Taxa de inscriação e/ou ingresso;

- Doações;

- Patrocínio;

- Auxílios governamentais;

- Eventos paralelos;

- Venda de espaço impresso;

- Merchandising;

Durante todas as fases do planejamento e organização de um evento podem ser utilizados instrumentos auxiliares, os mais utilizados são briefing e checklist.

Apoio logístico em eventos são todos aqueles materiais necessários para sua realização, tais como, fitas (verde, amarela, vermelha para inauguração e abertura de outros tipos de eventos), fitas para divisão de ambientes, jornais diários e livro de presença.

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Caso o porto do evento exija, dentro do apoio operacional deverá funcionar o apoio externo: no aeroporto, no hotel, na programação social, cultural e turística e nos translados, como exemplo aeroporto e hotel:

- No aeroporto deverá contar com instalações