O Benchmarking Em Gestão de Projetos

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Introdução

Tudo muda com o tempo. É natural. As empresas mudam e se adaptam a novas situações e economias. Governos lentamente mudam para melhor representar o seu povo. Mesmo a religião muda lentamente de geração em geração. O mesmo se aplica ao gerenciamento de projetos – o que você aprendeu durante a sua formação será uma realidade não por muito tempo antes de ser suplantado por coisas novas. A chave para se manter um gerente de projeto bem sucedido é aceitar a mudança, aonde é benéfico.

Durante a evolução pela qual o termo passou, ele já foi designado por outros nomes, como comitê diretor de projetos, coordenação de projetos, escritório de apoio a projetos, grupo de apoio à gerencia de projetos, gerencia de programas, etc., embora haja uma tendência acentuada de adotar o nome escritório de projetos, independentemente das várias atribuições que tenha, de acordo com as especificidades de cada organização.

As funções e a abrangência do escritório de projetos variam de acordo com a necessidades de cada organização, sua abrangência e maturidade. Há escritórios de projetos que apenas prestam serviços aos projetos, assim como há os que tem grande autoridade gerencial sobre eles e sobre os recursos da organização, priorizando e efetivando utilização deles pelos projetos. Nesse meio, há imensa variedades de modelos de escritório de projetos, quase todos evoluindo no sentido de ampliar seu campo de atuação, passando a cobrir também os programas e os portfólios.

A medida que as empresas começam a reconhecer o efeito favorável que a gestão de projetos exerce sobre a lucratividade, mais ênfase passa a ser dada ao profissionalismo nessa área com a utilização do conceito de um escritório de projetos, que poderá ser a atividade mais importante no campo de gestão de projetos. Para isso é preciso entender o conceito de um Escritório de Projetos também conhecido como (PMO – Project Management Office)

O QUE É O PMO?

Um escritório de projetos chamado de “Project Management Office – PMO”, ou seja, Escritório de Gerenciamento de Projetos, considerado como um corpo, um grupo de pessoas ou departamento responsável por definir e manter padrões de gerenciamento de projeto à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto.

A forma, função e estrutura específicas de um PMO depende das necessidades da organização à qual ele dá suporte. Pode receber uma autoridade delegada para atuar como parte interessada integral e um importante deliberante durante o início de cada projeto, fazer recomendações, encerrar projetos, ou ainda tomar outras medidas conforme a necessidade para manter os objetivos de negócios consistentes.

A principal função de um PMO é dar suporte aos gerentes de projetos de diversas maneiras, que incluem mas não se limitam a: Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo PMO; Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos; Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão; Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos e modelos padrões de gerenciamento de projetos por meio de auditorias do projeto; Desenvolvimento e gerenciamento de políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas do projeto (ativos de processos organizacionais) e também nas Coordenação das comunicações entre projetos etc.

DIFERENÇA DE GP – Gerente de Projeto e PMO

Gerente de Projetos

Project Management Office (PMO / Escritório de Projetos)

Concentra-se nos objetivos especificados do projeto

Gerencia as principais mudanças do escopo do programa que podem ser vistas como possíveis oportunidades para melhor alcançar os objetivos de negócios

Controla os recursos atribuídos ao projeto para atender da melhor forma possível aos objetivos do projeto

Otimiza o uso dos recursos organizacionais compartilhados entre todos os projetos

Gerencia as restrições (escopo, cronograma, custo e qualidade, etc.) dos projetos individuais

Gerencia as metodologias, padrões, o risco/oportunidade global e as interdependências entre os projetos no nível da empresa

O PMO não é uma pessoa, mais sim um departamento ou área em uma empresa, temos dentro desse departamento ou área, um conjunto de pessoas responsáveis, dependendo da necessidade da organização. A disciplina de gerenciamento de projetos exige que o profissional “Gerente de Projetos” atue e aplique suas competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) nos aspectos operacionais do gerenciamento de projetos, de forma que o projeto tenha o máximo de probabilidade possível de sucesso, conforme combinado. O gerente de projetos é o grande responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto e é quem deve conduzir as atividades para que a equipe faça o que deve ser feito para a execução do projeto de forma motivadora, exercendo a liderança e o profissionalismo. Para isso ele deve usar seus Hard Skills (técnicas) e Soft Skills (assuntos humanos / comportamentais). Portanto pode-se verificar que, GPs e PMO, possuem características, papéis e aplicações bem diferentes, onde um pode complementar o outro. O PMO não possui um padrão específico, mas pode ser moldado conforme as necessidades da organização e principalmente com as necessidades dos GPs que atuam nos projetos. Não basta ter ótimos GPs ou ótimo (s) PMO (s), pois o ótimo precisa ser nos dois contextos, de forma que juntos eles alavanquem a maturidade de projetos da organização e dos profissionais envolvidos.

1 - HISTÓRIA E EVOLUÇÃO DO PROJECT MANAGEMENT OFFICE – PMO

Projetos são elaborados e executados pelas organizações para criar novos produtos e serviços, introduzir mudanças e implementar inovações em seus processos. Na verdade, projetos existem desde os primórdios da civilização. Como exemplo de grandes projetos, a construção das pirâmides do Egito, da muralha da China, do canal do Panamá, entre