MODELAGEM E REESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS E GESTÃO DE PESSOAS NA PORTINHO ADVOGADOS S.A.

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Existem três categorias de processos organizacionais.

Os processos de negócio que são aqueles relacionados a produção e que normalmente são apoiados por outros processos internos afim de dar origem aos produtos ou serviços finais. Exemplos: vendas, desenvolvimento de produtos, cobrança, etc.

Os processos organizacionais são centralizados na organização e garante um desempenho geral e funcional. Também coordena vários outros subsistemas. Exemplos: recrutamento e seleção, compras, planejamento estratégico e tático, etc.

Os processos gerenciais, são aqueles focados nos gerentes e nas suas relações. Dentre elas estão as ações de mensurar e arranjar o desempenho da organização. Exemplos: gestão integrada, fixação de metas, avaliação do resultado da organização, etc. (Mattos, 2011)

- Vantagens da visão por processos

Para compreender a organização com mais simplicidade e clareza a melhor forma de representá-la é como um agrupamento de processos. A organização que opta a se orientar por processos irá, de forma holística, integralizar toda sua forma de trabalho, levando em conta extensão do empreendimento, e será capaz usufruir, de forma totalmente conjunta, seus custos para conquistar características próprias no mercado.

Direcionamento para o cliente, assegurar antecipação da ocorrência de erros, propiciar, tempo de respostar reduzidos, coordenar e integralizar as tarefas com mais eficácia, são uns dos principais diferenciais ligados à orientação por processos de uma organização. (Mattos, 2011)

- Elementos de um processo

Características em comum estão sempre ligados aos processos quando estes se encontram bem definidos e gerenciados. Estas características de forma genérica representam, por exemplo, as definições corretas de início e fim do processo, as relações internas, sistemas de hierarquias, sistemas de controle, procedimentos e responsabilidades, prazos de entrega e cultura de melhorias.

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Figura 1 – Elementos de um processo

Sendo assim para existir bom processo, a definição dos 5W e 1H se aplica perfeitamente e na busca do êxito alguns itens devem ser avaliados, tais como:

• A eficácia: grau com que as necessidades dos clientes são atendidas. Ser eficaz é fazer o que o cliente solicitou e obter os resultados desejados.

• A eficiência: grau de aproveitamento dos recursos para obter os resultados desejados. Ser eficiente é fazer o que o cliente quer da melhor forma para a organização (racionalizando os processos). É ter um método para executar os processos.

• A flexibilidade: grau de adaptabilidade dos processos para atender às solicitações especiais/ personalizadas de seus clientes.

- Desdobramentos dos processos

O desdobramento de processos ou a decomposição funcional consiste no detalhamento dos processos obtido pela construção de um diagrama de nível mais baixo. É a representação dos processos de nível imediatamente inferior chamado sub processos. Estes, juntos e de forma integrada, compõem o escopo funcional do processo de nível superior ao qual estão subordinados. (Warrak; Filho, 2014).

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Figura 2 – Desdobramento de processos

Dependendo do grau de detalhamento exigido para apresentar um processo e também de para quem ele será apresentado ou de quem irá executá-lo (diretoria, gerência ou operacional), pode-se hierarquizá-lo conforme figura 3:

Os Macroprocessos geralmente apresentam um conjunto de processos cuja operação tem impacto significativo na organização, geralmente apresentam um conjunto de processos. As divisões dos macroprocessos seguem linhas racionais, eles recebem entradas e geram saída, que se iniciam e terminam com o cliente interno ou externo.

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Figura 3 - Processos produtivos, hierarquia

Nos sub processos há grupos de atividades separadas dentro das organizações, estes grupos normalmente envolvem um ou mais departamentos e suas atividades executadas podem ser feitas por grupos de pessoas ou individuais.

O mapeamento de processos tem como palavra chave o entendimento do processo, mapeá-lo consiste na construção de um modelo que mostre os relacionamentos entre as atividades, pessoas, dados e objetos envolvidos na produção de uma especificada saída desejada. (Mattos, 2011)

1.1.4 Processos chave e de apoio

Os processos chave e de apoio nada mais é que o dia a dia das organizações são os processos que descrevem suas tarefas diárias. O conteúdo desses processos pode variar de uma organização para outra.

Os processos chave abrangem todos os processos essenciais ao negócio, ou seja, capazes de proporcionar significativo valor aos clientes e gerar vantagem competitiva, assim como as atividades relacionadas à identificação dos requisitos do mercado e clientes bem como ao projeto dos produtos e serviços que atendam a esses requisitos.

Processos de apoio são os processos que dão suporte ao funcionamento dos processos-chave e a si mesmo, possuem atividades como o planejamento e o controle de resultados, a recrutamento, a seleção e o treinamento de pessoal.

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Nas atividades de apoio ao projeto de produtos e serviços considera essa atividade como essencial ao negócio e estão contempladas no processo de inovação.

Considerando os processos chave e de apoio essenciais as organizações, devemos salientar também que as atividades de pesquisa das necessidades do mercado e clientes são pertinentes ao desenvolvimento do produto/serviço e as atividades de propaganda, promoção e vendas estão contempladas no processo de geração do pedido.

As atividades de marketing e vendas que geram no cliente o desejo de compra, tais como propaganda, promoção e vendas são denominadas de geração de pedidos e o atendimento do pedido são as atividades referentes à entrada do pedido do cliente, produção e entrega do produto / prestação do serviço ao cliente. Outra atividade importante são os serviços pós-venda intimamente ligadas à assistência técnica, atendimento de reclamações