Apostila AFO

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Deve se evitar a ausência de responsabilidades.

Contabilidade por área de responsabilidade – unidades de negócios. O tradicional centro de custo vem sendo substituído por centro de resultado e área de responsabilidade. Estes devem ser claramente definidos na contabilidade e considerados na geração de informações.

Orientação por objetivos – os objetivos da organização são refletidos nas várias áreas e os indivíduos devem ser responsáveis pelos objetivos da sua área de atuação.

Comunicação integral – a comunicação no planejamento empresarial deve ocorrer a partir do instante que a organização decide que a participação deve ocorrer e em que nível. Quanto mais clara e apoiada for a comunicação no processo de planejamento, mais fácil se torna o tratamento dos problemas por todos.

Expectativas realísticas – devem ser evitados planos acomodados, sem desafios e também planos demasiadamente agressivos, com pouca possibilidade de se tornar realidade. É necessário que se avalie o grau de realidade de um plano em cada parte de sua montagem e se julgue se o todo é realista ou não.

Normalmente, as várias etapas têm características distintas. Por exemplo, a organização pode ter um plano de vendas que contém um volume agressivo, mas o preço é relativamente conservador.

Oportunidade - refere-se ao momento mais adequado de dispor das informações para a sua utilização. Um plano anual deve ser montado, analisado, aprovado e divulgado antes de o período por ele compreendido começar. Um relatório de controle orçamentário deve estar nas mãos dos executivos o mais rápido possível, para ter utilidade. Se um relatório de janeiro só está disponível em maio, certamente há uma defasagem entre a ocorrência do fato e a sua análise e divulgação ou explicação, que sua serventia será muito pequena ou nula.

Aplicação flexível – o plano não deve dominar a organização. Um plano de negócios não pode impedir ações dos executivos, como também não pode ser um instrumento totalmente ignorado e qualquer tipo de mudanças incorporada a ele sem critério.

Reconhecimento do esforço individual e de grupo - não deve ser evidenciado apenas o desempenho negativo. Isso cria a impressão de que o orçamento só existe para punir os executivos. Quando a organização identifica a variáveis favoráveis e desfavoráveis, relacionando-as a área e indivíduo e proporcionando conseqüências na remuneração, ela proporciona condições de motivação adequada às pessoas.

Acompanhamento – o planejamento só tem valor quando monitorado, acompanhado e controlado. Isso viabiliza identificar as variações, ações corretivas etc. Um plano de negócios requer revisões.

Tanto o desempenho favorável quanto o desempenho desfavorável devem ser cuidadosamente analisados, com três objetivos:

1 - no caso de desempenho inferior, imediatamente se dar início a ações corretivas no sentido

construtivo;

2 - no caso de desempenho favorável, reconhecê-lo e permitir a transferência de conhecimentos a áreas

semelhantes;

3 - criar condições de melhor planejamento e controle no futuro.

Nenhum sistema pode ser usado de forma idêntica em todos os tipos de operações. Um sistema de planejamento e controle de resultados deve ser implantado de modo a adaptar-se ao meio específico e deve ser atualizado ou modificado, à medida que esse meio sofre transformações.

Um programa de planejamento e controle de resultados deve ser permanentemente adaptado às circunstâncias existentes.

A execução de um plano de resultados não é automática. Todos os níveis administrativos devem entender muito bem o programa, estar convencidos de sua relevância e participar de maneira significativa em sua execução.

Vantagens gerais de um programa de planejamento e controle:

1 – Ele obriga a análise antecipada das políticas básicas;

2 – existe uma estrutura administrativa adequada. É um sistema definido de atribuições e

responsabilidades a cada função da empresa;

3 – obriga todos os membros da administração, nos seus mais diversos níveis, a participar do processo de

estabelecimento de objetivos e preparação de planos;

4 – obriga os chefes de departamentos a fazer planos em harmonia com os planos de outros

departamentos e de toda a empresa;

5 – exige da administração a quantificação do que é necessário para um desempenho satisfatório;

6 – exige dados contábeis históricos adequados e apropriados;

7 – obriga a administração a planejar o uso mais econômico da mão-de-obra, matéria-prima,

Instalações e capital;

8 – instila em todos os níveis administrativos o hábito de análise oportuna, cuidadosa e adequada de

todos os fatores relevantes antes de serem tomadas às decisões importantes;

9 – reduz custos ao aumentar a amplitude do controle, pois exige menor número de supervisores;

10 – Com políticas determinadas, liberta os executivos de muitos problemas internos rotineiros, dando-

-lhes mais tempo para planejar e usar sua criatividade;

11 – tende a eliminar a incerteza especialmente existente nos grupos administrativos inferiores quanto

às políticas e aos objetivos da empresa;

12 – destaca as áreas de eficiência ou ineficiência;

13 – promove a compreensão mútua de problemas entre membros da administração;

14 – força a administração a ficar atenta aos efeitos das tendências esperadas das condições econômicas