A GESTÃO DE PROJETOS.

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Uma das principais saídas deste processo é o Plano de Gerenciamento de Aquisições. Nele são documentadas as informações que nortearão todo o desenvolvimento das atividades relacionadas às aquisições. Geralmente este plano contempla a descrição dos objetivos do mesmo, as responsabilidades dos envolvidos, as normas a serem verificadas para as aquisições e as rotinas para administração do contrato.

Já no processo planejamento das contratações é elaborada uma especificação chamada de Declaração de Trabalho, também chamada de Statement of Work – SOW. No SOW é feita a descrição em detalhes do trabalho a ser realizado ou dos produtos a serem entregues, e deve ser redigida de tal forma que os fornecedores que serão consultados entendam o que será fornecido e possam elaborar suas propostas, bem como deverá garantir que as entregas necessárias ao projeto estejam devidamente descritas.

Outro ponto importante neste processo diz respeito à elaboração dos critérios que serão utilizados para a avaliação de propostas. Eles everão ser adequados ao cenário em que se encontra o projeto, ou seja, devem ser aderentes às necessidades do projeto, caso contrário eles podem levar ao aumento desnecessário dos preços da proposta ou à eliminação precoce de um potencial proponente. Os critérios podem ser obrigatórios (eliminatórios ou pré-requisitos) ou facultativos (classificatórios), avaliando o fornecedor ou o produto/serviço.

Vários critérios poderão ser considerados, como preço, prazo de entrega, experiência do fornecedor, nível de atendimento das especificações e qualificações específicas. O processo de solicitação de respostas de fornecedores envolve a elaboração da documentação que será enviada aos potenciais fornecedores. Este processo depende da forma como a organização é estruturada. Se ela é matricial geralmente possui um departamento responsável por todas as aquisições, aluguéis e contratações realizadas. Já em organizações totalmente orientadas a projetos, essa responsabilidade está a cargo da equipe de projeto.

A documentação enviada aos proponentes deve conter a descrição detalhada dos produtos ou serviços (SOW), as responsabilidades das partes (minuta do contrato) e, eventualmente, os critérios de avaliação que serão utilizados para a seleção da proposta vencedora (ex: menor preço, menor qualificação, menor preço e técnica, etc.). Boas práticas de aquisições aumentam a rentabilidade das empresas, obtendo vantagens em descontos decorrentes das quantidades compradas, minimizando problemas com o fluxo de caixa e buscando fornecedores de maior qualidade.

No processo de seleção de fornecedores é feita a distribuição da solicitação de proposta aos potenciais fornecedores. É importante que seja dado ao fornecedor o prazo adequado para que ele possa confeccionar os documentos necessários e

enviar suas propostas. Deve ser também previsto a realização de reuniões para esclarecimento de eventuais dúvidas, que poderão ser realizadas individualmente ou em grupo. As reuniões em grupo, embora facilitem a isonomia de informações e diminuam o trabalho da contratante, permitem que os fornecedores conheçam seus concorrentes, o que pode se tornar um fator de risco para o processo.