Portfólio Técnico em secretária escolar

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O Senac tem um sistema próprio para essa organização chamada gestão a vista, uma operação dentro da secretária, proporcionando aos profissionais da secretaria a realização de um trabalho com excelência.

Qual o sistema curricular adotado?

O SENAC trabalha por competência.

A Secretaria, coordenada por um Secretário, onde suas atividades são diárias tendo por finalidade todo o serviço do expediente, escrituração, arquivo e controle da vida escolar do estabelecimento.

O Secretário é responsável pela organização, registro, guarda e escrituração escolar, assegurando a verificação da identidade de cada aluno, a regularidade e autenticidade de seus estudos.

O Secretário acadêmico é um profissional de vital importância para o estabelecimento de ensino. Suas atribuições incluem atividades essenciais como: indicar aos diretores atitudes a serem tomadas; receber a comunidade; analisar os documentos do estudante e verificar se há irregularidades; estabelecer ação conjunta com a orientação pedagógica, age como gestor, gera relatórios, cuida de toda a vida do aluno.

A mais essencial tarefa do secretário escolar consiste em efetuar, adequadamente, os registros do aluno desde seu ingresso na instituição de ensino. Todo o controle de prazos acadêmicos deve estar sob o controle desse profissional, que manterá atualizados os registros de frequência e avaliação no arquivo escolar. Dados referentes às ementas das disciplinas, aos planos de curso e às informações acadêmicas e curriculares dos professores ficam arquivados e confiados aos cuidados do secretário escolar. Em caso de manutenção desses dados armazenados de forma digital, é necessário ter atenção para a sua constante recuperação (“back up”) e o controle do acesso às alterações.

Lembrando que Todas as ações administrativas efetuadas na faculdade, por diretores, secretários ou inspetores, deverão estar legalmente embasadas. Qualquer orientação a solicitações de informação precisa ter um fundamento que atenda à norma adotada, sendo inaceitável o “achismo”.

Como e realizado o processo de matriculas?

É realizado na central de matriculas, sistema próprio SGA (sistema de gestão de atendimento) onde realiza todo o cadastro do aluno, preenchendo toda a documentação, atentando sempre a autenticidade dos mesmos, com todos os requisitos corretos, o secretário vincula esse aluno a uma turma.

AÇÃO INTEGRADORA PASSO 2

Solicite informações sobre dados a serem preenchidos na ficha individual:

- Registros escolares do aluno em cada período letivo;

- Informações como aproveitamento de estudos, atendimento domiciliar;

- Dependências cursadas, se for o caso;

- Se ele fez ou não o ENADE (ver situação junto ao ENADE);

- Além de sua situação final: aprovado ou reprovado, segundo o critério da IES;

- Não deixar nenhum campo vazio.

No histórico escolar:

O histórico e expedido quando da saída da IES, seja por transferência ou por conclusão de curso, retrata a vida escolar do aluno.

- A data da colação do grau

No diploma: são documentos pelos quais se confere ou se reconhece oficialmente um título de conclusão de curso de educação superior ou de educação profissional técnica de nível médio.

Deve conter:

- Dados da instituição;

- Dados do aluno;

- Do curso concluído, além da respectiva habilitação, se for o caso, o título conferido, e o seu portador;

- Data da conclusão do curso;

- Data da expedição do documento;

- Assinatura do reitor ou autoridade por ele delegada e secretário acadêmico.

Fazer indicação do registro no livro próprio citando:

- Número do registro;

- Folha e número do livro.

No certificado: documento que comprovam que o portador esteve presente em algum lugar, participou de alguma atividade acadêmica ou concluiu algum curso.

Eles devem conter:

- Dados da instituição;

- Dados do aluno;

- Dados do curso;

- Data da conclusão do curso;

- Assinatura dos responsáveis pela atividade acadêmica.

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Um planejamento de sucesso está ligado na capacidade em atender bem e oferecer respostas e soluções com agilidade e segurança são, certamente, atributos que fixam uma imagem, não só do próprio setor como o de toda a instituição. Assim, é importante que todos os envolvidos no setor tenham consciência de sua importância e responsabilidade e aceitem o desafio de contribuir para a construção e consolidação de uma imagem de seriedade e eficiência.

E é o que puder perceber ao longo desse trajeto até chegar aqui, como secretaria acadêmica adotei diversas estratégias vistas no decorrer desse curso, como por exemplo:

- Checklist;

- Follow-up;

- Gestão a vista;

- Adequar e orientar os procedimentos operacionais da Secretaria Acadêmica para garantir a qualidade nos serviços oferecidos;

- Está atento a qualquer mudança ao redor, e etc.

Muitos pontos importantes que uma secretaria deve responder positivamente, como também realizar entre profissionais dentro da secretaria uma pesquisa de satisfação, para que também sempre possamos melhorar no nosso tratamento interpessoal dentro da instituição.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Cultivar espírito de equipe. Sempre existem inter-relações dos trabalhos executados, dúvidas e principalmente