O Vocabulário Controlado

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- INDEXAÇÃO

Quando lidamos com a Arquivologia observamos que a Indexação é uma ferramenta fundamental na recuperação da informação. Faz parte do trabalho dos arquivistas uma boa análise e uma descrição documental adequada, assim como a elaboração de pontos de acesso, ou seja, algumas palavras-chaves na descrição de documentos que tornarão possível a recuperação do documento. Essas palavras-chaves serão usadas como indexadores.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.107) a Indexação é um “Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.” Em outras palavras indexar é construir a representação dos conteúdos, extraindo o conceito dos documentos com palavras, que serão inseridas em algum banco de dados, visando assim à manutenção do acesso”.

- VOCABULÁRIO CONTROLADO

A Arquivologia tem como um de seus objetivos criar condições de acesso e de recuperação das informações e dos documentos, e para isso se utiliza de diversas ferramentas como o arranjo, descrição e indexadores. Para que seja possível recuperar uma informação ou um documento específico é preciso que ele esteja bem descrito com palavras existentes em um vocabulário controlado.

Vocabulários controlados, de forma geral, surgem com a intenção de tornar a comunicação mais precisa, e por isso foi publicado em 2005 no Brasil O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a fim de normalizar os termos comuns do fazer arquivístico. Segundo Lancaster (2004, p.19): “Um vocabulário controlado é essencialmente uma lista de termos autorizados. Em geral, o indexador somente pode atribuir a um documento termos que constem na lista adotada pela instituição para a qual trabalha. Comumente, o vocabulário controlado é mais do que uma mera lista. Inclui em geral, uma forma de estrutura semântica.” Lancaster (2004, p.19) ressalta também que “esta estrutura destina-se a: 1. Controlar sinônimos. 2. Diferenciar homógrafos. 3. Reunir ou ligar termos cujos significados apresentem uma relação mais estreita entre si.”

- METODOLOGIA:

Este trabalho consiste na continuação de um trabalho iniciado anteriormente, que consistia em “uma análise geral dos TCC´s foi realizada no Laboratório de Ensino VI, do Curso de Arquivologia, local onde atualmente estão armazenados os Trabalhos de Conclusão de Curso dos alunos. Os TCC´s foram separados por ano e tipo (artigo ou monografia). De forma quantitativa, dados foram coletados e inúmeras informações relevantes foram identificadas nessa primeira etapa.”

Inicialmente, tivemos acesso aos resumos das monografias e artigos produzidos como Trabalho de Conclusão de Curso do curso de Arquivologia da Universidade Federal do Espírito Santo. Com base em Crystello e Pereira (2016), após isso, os trabalhos foram digitalizados, separados por ano, tipo (monografia e arquivo). A partir desses trabalhos digitalizados, demos início à criação do site. Escolhemos criar uma página na wix, por possuir interface mais amigável ao usuário e por atender melhor a proposta do trabalho.

Wix.com é uma plataforma de criação e edição de sites gratuitos, fundada em 2006, por Avishai Abrahami, Nadav Abrahami e Giora Kaplan em Israel. Após o lançamento de sua versão open-beta, em junho de 2008, chegou à marca de 1 milhão de usuários em junho de 2009. A Wix.com foi escolhida para criação do site, pois além de ser gratuito ela possibilita criar um site profissional, independentemente de conhecimento prévio em programação ou design, oferecendo aos usuários a possibilidade de criarem conteúdos em HTML5 (sigla para Hypertext Markup Language), que é uma linguagem de marcação de hipertexto para apresentar e estruturar o conteúdo na web) de forma facilitada em que os usuários não precisem ter um conhecimento prévio em linguagem de programação. Permitindo, assim, até os usuários mais leigos gerenciarem com total liberdade o conteúdo do site do início ao fim.

O site criado com a plataforma wix.com para a indexação dos TCC’s do curso de arquivologia possui quatro abas (menus), que dividem o conteúdo a ser apresentado: na aba “Home”, foram colocadas as informações importantes sobre o site, sobre o projeto, o público alvo, o principal objetivo do site, além de uma breve apresentação da professora orientadora, conforme pode ser visto na Figura 1.

Figura 1 – Página Home

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(Fonte: Autoria própria)

Na segunda aba do site, intitulada “Índice”, é onde foram colocadas todas as letras do alfabeto de modo que cada letra é um hyperlink pelo qual o usuário vai navegar. Ao clicar na letra escolhida o usuário será levado para todas as palavras que iniciam com tal letra. Tal mecanismo de pesquisa visa facilitar o acesso aos termos que os usuários desejam, tornando a pesquisa mais precisa. A figura 2 mostra a página em questão e as palavras com a letra “A”. Ao clicar na palavra escolhida o usuário será redirecionado para uma página contém todos os resumos das monografias indexadas em tal palavra.

Figura 2 – Página “Índice”

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(Fonte: Autoria Própria)

Na página com os resumos, foi disponibilizado um botão “Índice”, que leva de volta a página anterior para que novas pesquisas sejam feitas seguindo esses mesmos critérios, conforme a figura 3.

Figura 3 - Página de Resumo

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(Fonte: Autoria Própria)

A terceira aba do site, “Quem somos” há uma breve apresentação de quem são os criadores do site, lá contem informações de onde nasceram, onde residem atualmente e o que estão cursando conforme a figura 4.

Figura 4 – Quem somos

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(Fonte: Autoria Própria)

Na última aba, intitulada “Fale conosco” foi disponibilizado um pequeno formulário, com os campos: nome, e-mail, assunto e mensagem, para que os usuários do site possam entrar em contato relatando suas experiências, dando sugestões ou criticas conforme a figura 5. Consideramos importante a criação de tal