Convergencias e Divergencias entre secretariado executivo e arquivologia

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O PROFISSIONAL DE SECRETARIO EXEECUTIVO NOS DIAS ATUAIS, SUA CORRELAÇÃO COM A ARQUIVOLOGIA E O USO DA COMPETENCIA INFORMACIONAL

Devido as constantes inovações nos cenários organizacionais, a troca de conhecimento e proficiência acontece em ritmo cada vez mais acelerado, de modo que o profissional de secretariado executivo passam a exercer cada vez mais habilidades para auxiliar de maneira mais eficaz as exigências das organizações. Torna-se essencial que esse profissional tenha ampla visão de gestão para ser capaz de planejar em conjunto com sua equipe, priorizar atividades, gestão da informação, incluindo os objetivos e metas a serem cumpridas e se comprometer com a organização.

O novo secretário possui autênticas habilidades de autoridade: a comunicação absoluta, acento sobre habilidades interpessoais, adaptação para lidar com conflitos, para planejar em equipe, administrar seus subordinados, resolver problemas, realizar decisões e avançar na produtividade de seu trabalho.

O secretário atua hoje com funções multidisciplinares, polivalentes que consistem em administrar o fluxo de informação com competência, conhecimento, criatividade, espírito empreendedor e eficiência, além da gestão de pessoas, aplicação da inteligência emocional para enfrentar obstáculos, resolver conflitos e produzir interação no ambiente. Hoje, o secretário procura realizar os objetivos e metas. Ou seja, o profissional tem como perfil atual ser um facilitador para o executivo.

Nas organizações atuais, o secretário é responsável total pelo fluxo de documentações, no entanto, geralmente não possui o conhecimento especializado na administração desses documentos. Com isso, acabam acumulando papeis dispensáveis nas mesas, gavetas e armários.

A incumbência de arquivar nomeada para secretários, pode-se dizer que representa a criação, execução e manutenção de registros ativos e inativos de arquivos ou estruturas de informação. Para isso, o secretário precisa de conhecimento em arquivologia e competência informacional. No entanto, estas disciplinas não podem ser conectadas sem razão. Ele precisa ter elementos de autoridade para se adequar às circunstâncias em que a apresentação é aplicável. Ou seja, eles são moldados para o que realmente e essencial para o campo de dados que o secretário precisa. O secretário se balanceia entre atividades multidisciplinares e saberes interdisciplinares, surgido por utilização de diferentes disciplinas.

Devido ao profissional de secretariado ocupar funções estratégicas dentro da empresa, seu salário no Brasil, segundo pesquisa divulgada pela FENASSEC, pode chegar até R$ 7.000, dependendo de suas especializações.

Uma pesquisa realizada pela Page Personnel (empresa de recrutamento de pessoal) revelou que o salário de uma secretária no Brasil pode chegar a R$ 9,5 mil por mês, como é o caso de uma secretária executiva trilíngue de uma multinacional.

Quanto ao arquivo, é o conjunto de documentos que foram desenvolvidos ou selecionados por uma empresa ou pessoa, que os mantêm em ordem para futuras pesquisas se necessitar em algum momento dos dados. Esses documentos podem ser classificados como públicos (federal, estadual e municipal), institucionais (escolas, igrejas, sociedades, associações), comerciais (empresas, corporações, companhias) e pessoais (fotos, e-mail, trabalhos). Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, p. 36-48, n. 7, 2011.

O especialista em arquivologia atua em posição de autoridade, preservação, associação, controle, administração e recuperação de dados gravados, relatório, ou seja, na administração dos documentos. Nesse ponto, o arquivista pode trabalhar em empresas privadas e organizações públicas, em centros de documentação, fundações, ONGs, universidades, arquivos históricos, centros de memória e em museus que tenham departamentos de documentação histórica.

O profissional trabalha não só a com a recuperação de dados, mas também como o acesso aos registros criados.

De acordo com a Associação de Arquivistas Brasileiros (AAB), não existe um acordo coletivo da categoria a respeito do piso salarial. Porém, ela informa que arquivistas recém-formados ganham entre R$ 1.800,00 e R$ 2.700,00.

Já arquivistas com um tempo médio de mercado de trabalham ganham entre R$ 2.700,00 e R$ 5.000,00. No auge da carreira, o salário fica entre R$ 5.000,00 e R$ 7.500,00. Os concursos na área refletem essa realidade, com salários bem variáveis.

Ao secretário, espera-se sempre que seja um profissional capaz de redigir, de organizar documentos, de observar os procedimentos da rotina administrativa.

A ausência de um ou outro profissional nas empresas pode prejudicar o trabalho do outro.

A tarefa complexa de manejar os documentos ligados à administração e à história da organização envolve todo o ciclo da vida dos documentos, distribuídos não apenas em arquivos correntes; é importante destacar a necessidade das transferências dos arquivos para as fases intermediárias e permanentes, em conformidade com a legislação e normas institucionais em vigor; da mesma forma que analisar quando se faz necessário adotar a gestão eletrônica de documentos ou mesmo o descarte, em consonância com as autoridades em arquivologia. (BELLOTO, 2006; PAES, 2006).

As divergências aparecem no momento em que o profissional secretario assume o papel, dentro das organizações de arquivista. Ora, o profissional secretario tem competências que o levam a assumir dadas posições. Mas no tocante ao profissional arquivista ele sim e dotado de competências capazes de cuidar dos arquivos em suas fases intermediarias e permanentes exercendo assim seu papel de profissional gestor de documentos.

Os profissionais atuam diretamente nas fases básicas da gestão do ciclo documental (produção, utilização e destinação (PAES, 2006).

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PESQUISA

Com pesquisa realizada através da ferramenta Google Forms, com cerca de 27 alunos de diversos cursos da Universidade Federal da Bahia, foi possível constatar o grau de conhecimento que esses alunos têm a respeito das profissões de secretariado executivo, arquivologia e biblioteconomia.

Com base nestes dados coletados, pesquisas bibliográficas e consulta com o professor Rodrigo França Meirelles, docente