O FIM DA MOEDA DE PAPEL: INFORMATIZAÇÃO NO CONTROLE DO PROCESSO

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PROBLEMATIZAÇÃO

A Revendedora de Combustível Autorizada da Petrobras e Ipiranga desenvolve uma modalidade de venda de combustível para empresas que possuem mais de dois anos de exercício através de um talão de abastecimento chamado de requisição. O referido talão é cadastrado com um número de controle que é atrelado à empresa solicitante na data retirada no escritório da Organização. O faturamento dos valores gastos pela empresa, por meio da requisição, é feito de forma quinzenal, e não existe limite de abastecimento.

Em ato contínuo, os motoboys são encarregados de pegar as requisições nos 91 postos diariamente, e consolidar no departamento financeiro os quais são responsáveis pela conferência dos dados preenchidos e pelo faturamento dos valores.

Ocorre que, durante esse processo tem-se notado a frequência em perda de requisições preenchidas, a dificuldade para a contabilidade alimentar o sistema e apurar os valores num curto período de tempo, e a possibilidade de requisições fraudulentas. Dessa forma, o desenrolar deste trabalho está relacionado em encontrar qual é a melhor forma de gerenciar esse processo a fim de que sejam sanados esses problemas?

HIPÓTESE

Promover a substituição do talão de requisição de combustível por um cartão de crédito coorporativo com chip, aonde deverá ser registrado todas as compras feitas nos postos de combustíveis da Revendedora, com limite pré-estabelecido. Aumentar o controle dos carros e funcionários das empresas autorizados a utilizar o serviço, o que diminuiria a probabilidade de fraude.

Além do que, a Empresa deverá implantar um sistema de processamento e gerenciamento de transação para contabilizar os valores registrados no cartão, analisando e revisando o crédito disponibilizado.

OBJETIVOS

Analisei as principais brechas que ocorreram no processo adotado durante o pagamento de combustível através da utilização de requisição de abastecimento na Organização, bem como a apuração de seus referidos valores.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Investigar a segurança da informação;

- Estabelecer a eficiência no controle do processo;

- Avaliar a importância da informatização como modalidade de pagamento;

- Avaliar a agilidade e a segurança do processo;

- Analisar custos e aumentar a gestão ecológica; e

- Amplificar a qualidade do serviço de requisição e a satisfação dos clientes.

JUSTIFICATIVA

Atualmente o tempo, a segurança e a confiabilidade tem se tornado grandes fatores para determinar a concorrência entre as empresas, pois os clientes têm procurado facilidades para o seu dia a dia, dando preferência para quem melhor atendê-los.

Para que ocorra o desenvolvimento sólido da empresa no mercado, torna-se necessária a adoção de uma rotina, aonde os gestores responsáveis poderão ter maior controle das atividades desenvolvidas, sanando os problemas que poderiam surgir. Cumpre destacar que, a utilização da tecnologia da informação como aliada para o controle e o sigilo dos dados, tem se mostrado um diferencial na concorrência do mercado.

Portanto, o presente trabalho justifica-se por analisar o processo de pagamento de combustível pelas empresas clientes através da utilização de requisição de abastecimento, esmiuçando as atividades desempenhadas.

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CONCLUSÃO

O presente relatório evidenciou a importância de investir em segurança e tecnologia, a fim de aprimorar o atendimento prestado aos clientes. Segundo Kotler (2000), conseguir um novo cliente é de cinco a sete vezes mais caro do que manter os já existentes. Portanto, entende-se que a organização deve investir em projetos e ideias que buscam fideliza os seus clientes.

Considerando que a Organização tem o objetivo de proporcionar um serviço de qualidade, segurança e excelência, contribuindo assim para a fidelização dos clientes. Espera-se que com a utilização do cartão de crédito corporativo e a implementação do aplicativo de gerenciamento transações financeiras no sistema Águia possam melhorar a qualidade e a segurança no atendimento prestado nos postos de combustíveis, além de promover uma progressiva redução do tempo na contabilização dos valores gastos, aumentando assim a satisfação dos seus clientes.

As sugestões feitas no presente trabalho irão deixar a Revendedora de Combustível mais competitiva no mercado nacional, pois fará com que se tenha maior qualidade, credibilidade e confiança perante seus clientes, gerando melhores resultados.

De acordo com Lobos (1993), para se obter uma boa qualidade percebida no momento em que a qualidade experimentada atende às expectativas do cliente. Os investimentos em tecnologia garantem a segurança, a transmissão de informações e facilidades para clientes e usuários.

A solução sugerida foi apresentada aos funcionários dos postos e do departamento financeiro da Organização que se mostrarão receptivos e amistosos, visto que com a utilização do cartão de crédito corporativo e do referido aplicativo no sistema Águia, o processo se tornará mais rápido e seguro tanto para os clientes quanto para eles.

Com a junção da teoria com a prática pode-se observar a importância do estudo sobre a utilização da inovação e da tecnologia para aprimorar o serviço prestado aos clientes.

Logo, as experiências adquiridas ao logo da pesquisa e do aludido trabalho serão de grande valia para solucionar os problemas que poderão surgir ao longo da minha careira profissional, já que o mesmo abordou temas sobre segurança da informação, o uso do cartão de crédito corporativo, gerenciamento de transações financeiras, controle de processo, dentre outros.

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