A ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA

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Existem diferentes tipos de estoques, caracterizados pela sua condição ao nível de produção e comercialização, assim como as matérias primas, componentes, insumos, produtos em processo e produtos acabados.

Alguma área organizacional da empresa tem vinculação com a administração de estoques, cada área está voltada para um diferente tipo de estoque, que consequentemente cada uma com suas responsabilidades, podendo assim surgir conflitos funcionais de interesse, com isso e necessário que a empresa tenha politicas de administração de estoques bem definidas e claras e que tenham sido debatidas entre todas as áreas funcionais, antes de serem implantadas.

Possuir estoques tem a importante função de tomar o fluxo econômico continuo. Numa indústria, por exemplo, a falta de um estoque de matéria prima pode paralisar a linha de produção. Deste modo mantém-se determinada quantidade como precaução pela possível falha no fornecimento de estoque ou por um pedido extra de um cliente. Já no comercio varejista, a existência de uma variedade de produtos significa maior volume de vendas, sendo este o caso típico das grandes redes de supermercado. (Assaf Neto 2002, p. 159)

A administração de estoques requer o conhecimento de dois conceitos básicos:

- Tempo de transito ou Transit time e o tempo entre disponibilizar o produto para transporte, já embalado e faturado e a entrega ao cliente.

- Tempo de ciclo ou Lead time e o tempo transcorrido entre o cliente colocar o pedido, o produto ser produzido ou separado no armazém, embalado, faturado e disponibilizado para a coleta, no caso de vendas (CIF), com a entrega incluída, considera se também o tempo de transito (quanto mento o tempo de transito e o tempo de ciclo de pedido, menores estoques).

Nessa administração dos estoques envolve o controle dos ativos circulantes que são usados nos processos seja de prestação de serviço, comercialização ou produção para ocorre a venda, três situações são fundamentais na administração dos estoques

- Quanto e quando comprar

- Quanto e quando produzir

- Quais os itens que merecem maiores cuidados

Os Maiores erros encontrados na administração dos estoques são:

- Comprar maior do que o necessário, muitas vezes provoca por informação deficiente sobre o volume e andamento das vendas ou mesmo com intenções de especulação.

- Compra feita no tempo errado, se antecipa a produção ou momento da venda poderá permanecer ociosa com risco de obsolescência ou de avarias.

- Compra sem conhecimento da produção, quando há produção sob encomenda ou produção feita antecipadamente a venda.

- Itens de maior densidade, quer de saída, quer de produção, quer estratégicos, requerem cuidados especiais, suas informações precisam ser tratadas com maior frequência que os demais.

- Armazenagem deficiente que prejudique a movimentação dos estoques, sua requisição natural para a produção ou para as lojas, pode ser fator preponderante na manutenção de estoques excessivos.

- Seguros de valor inadequado, os itens estocados devem ter um valor segurado que seja adequado a reposição, e ao tempo em que isso se dará, entre o sinistro e o recebimento de novos estoques.

- Desuso e obsolescência, nas fabricas pela desativação de alguns produtos e no comercio pela mudança de estação ou mudança de hábitos, merecem cuidados especiais aqueles itens mais sujeitos a este tipo de alteração.

- Políticas definidas, e comum as áreas interessadas nos estoques terem atenção focada em pensamento divergentes, assim o departamento de compras deseja comprar para que não faltem os insumos necessários. O departamento de produção gostaria de grandes volumes para atender melhor suas maquinas, o departamento comercial gostaria de mais produtos ou mercadorias estocadas a fim de que nenhum cliente viesse a reclamar de faltas e finalmente aa área financeira precisa justificar recursos para atender a todos os anseios, mesmo os exagerados.

Quando a empresa mantém estoques que não são necessários, ocorre um desaproveitamento de estoque, o que vai significar uma perda de espaço físico assim como perdas de investimento. Quando existe a consciência que os estoques geram desperdício e quando se identificam as razões que indicam a necessidade de estoques, o propósito é usá-las de uma forma eficiente.

A armazenagem de materiais compreende dois tipos de custos:

Custos variáveis (custos de operação e manutenção dos equipamentos, manutenção dos estoques, materiais operacionais e instalações, obsolescência e deterioração e custos de perdas) e- Custos fixos (equipamentos de armazenagem e manutenção, seguros, benefícios a funcionários e folha de pagamentos e utilização do imóvel e mobiliário).

A gestão dos estoques pode ser separada em três áreas principais:

- Custos de manutenção de estoques: custos proporcionais a quantidade armazenada e ao tempo que esta fica em estoque. Um dos custos mais importante é o custo de oportunidade do capital. Este representa a perda de receitas por ter o capital investido em estoques em vez de o ter investido noutra atividade económica. Uma interpretação comum é considerar o custo de manutenção de estoque de um produto como uma pequena parte do seu valor unitário

- Custos de pedido: custos referentes a uma nova encomenda, podendo esses custos ser tanto variáveis como fixos. Os custos fixos associados a um pedido são, o envio da encomenda, receber essa mesma encomenda e inspeção.

- Custos de falta: custos derivados de quando não existe estoque suficiente para satisfazer a procura dos clientes em um dado período de tempo. Como exemplos temos: pagamento de multas contratuais, perdas de venda, deteorização de imagem da empresa, perda de market share, e utilização de planos de contingência.

Para comprar ou repor estoques devem ser considerados custos vinculados à compra ou reposição dos produtos em estoque. Esses custos são importantes, pois muitos deles ocorrem sempre que houver nona compra ou reposição, e esse fato deve influenciar a definição dos níveis de estoques. Os principais custos de comprar ou repor estão relacionados com:

- Pesquisa de preços

- Comunicações (correio, telefone, fax,