ERROS COMETIDOS NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE PROJETOS

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que um projeto possa ser iniciado, é essencial que seja compreendido exatamente quais são as entregas e qual é o objetivo da organização ao implantá-lo.

A área de conhecimento do PMBOK que está ligada ao início da elaboração do projeto é o Gerenciamento do Escopo. O escopo de um projeto é definido como o trabalho que precisa ser desenvolvido para garantir a entrega de um determinado produto dentro de todas as suas especificações (Vargas, 2009).

É importante que o resultado do escopo possa prever todas as funcionalidades esperadas e detalhar todo o trabalho a ser realizado de forma que o produto do projeto seja entregue de acordo com as especificações.

Caso a missão do projeto não seja compreendida, os desvios nesta etapa podem ser irreversíveis, já que ali são definidos tudo o que está e o que não está incluso no projeto (PMI, 2013).

Uma forma de mitigar ou sanar os riscos no planejamento do escopo é envolver todas as partes interessadas no projeto, desde os patrocinadores até a equipe que será responsável pela sua execução, de forma a alinhar as expectativas de todos e criar uma metodologia para orientar a direção que o projeto deve seguir.

2.2 Deficiências no planejamento do cronograma do projeto

O planejamento do cronograma está contido na área de gerenciamento do tempo, de acordo com o PMBOK. Para Santos Jr (2015), o gerenciamento do tempo inclui o desenvolvimento e o controle do cronograma das atividades do projeto, com a estimativa da duração de cada atividade com os recursos necessários, assim como ações apropriadas para mitigar os atrasos.

Planejar um cronograma factível é uma das principais dificuldades em gerenciamento de projetos. É necessário estabelecer prazos que possam ser executados, e verificar o esforço e a duração que equipe envolvida é capaz de entregar e se há os recursos necessários para isso.

Porém, o gerente de projeto pode não possuir o conhecimento técnico suficiente para determinar o prazo de execução de uma atividade específica, mas mesmo assim, define o prazo de finalização desta por conta própria e exige da equipe o cumprimento deste prazo.

Nestas circunstâncias, é essencial que esta estimativa de tempo de execução seja elaborada com a ajuda dos profissionais que estão escalados para executar o trabalho. Ao mesmo tempo em que estes profissionais saberão com maior precisão quanto tempo demandará cada tarefa, estarão se comprometendo com um prazo para a sua execução.

2.3 Falta de recursos financeiros no projeto

O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado (PMI, 2013).

Sem um entendimento claro sobre onde os custos estão sendo utilizados e gastos, o projeto poderá não obter o sucesso esperado ou pior, corre o risco de se tornar um projeto não rentável.

Todavia, quando da realização do projeto, as variações entre os valores previstos e os de realização começam a surgir, podendo ser tanto positivas como negativas. Existir variações é algo normal no contexto de projeto, porém, muitas vezes as variações são muito relevantes para o projeto. As causas para estas variações são diversas, tais como:

a) Tempo de realização das atividades excedido, conforme citado no item anterior;

b) Surgimento de atividades não previstas no planejamento e que precisam ser realizadas;

c) Variação cambial não prevista;

d) Preços de aquisições superiores aos estimados originalmente, etc.

Recomenda-se que na documentação das estimativas dos custos do projeto, seja descrita a fórmula ou forma na qual se chegou a estimativa declarada. Outra forma de assegurar a variação do custo é que as aquisições planejadas possam ter o amparo em propostas formais e não somente em orçamentos prévios com fornecedores, a fim de que o contrato já seja firmado com um preço fixo na etapa de execução do projeto.

3 CONCLUSÃO

O mundo é movido pelo gerenciamento de projetos. Este método de trabalho pode ser aplicado em qualquer tipo de organização, e está tomando proporções maiores a cada ano, pois percebeu-se que um projeto mal executado é sinônimo de perda de recursos financeiros preciosos para a execução das atividades da empresa.

Investir tempo em uma boa definição e planejamento do projeto consome muito menos tempo e esforço do que ter que corrigir os problemas quando o projeto estiver em execução.

Por esta razão, este artigo buscou evidenciar alguns erros que são comumente cometidos no processo de planejamento do projeto como forma de alertar e orientar a adoção de práticas que diminuam os riscos de ocorrência destes erros.

Por fim, recomenda-se que todos os profissionais de planejamento tenham um bom conhecimento sobre gerenciamento de projetos e vice-versa, para que possam assim, agregar valor às suas organizações.

4 REFERÊNCIAS

HASTIE, Shane; WOJEWODA, Stéphane. Standish Group 2015 Chaos Report - Q&A with Jennifer Lynch. Disponível em: < https://www.infoq.com/articles/standish-chaos-2015>. Acesso em: 10. nov. 2017.

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