Relatório Residência Pública Estágio

...

Assim verificou-se a necessidade de uma inspeção no setor que atende a toda parte burocrática dos alunos, devido ao grande volume de documentação e deficiência do quadro funcional destacados para a àrea administrativa, em particular a secretaria. Havendo necessidade de uma maior dinâmica na logistica do tramite da emissão de documentos da mesma.

3 – Referencial Teórico

3.1 – Gespública

A Gespública é um programa que vem apoiar orgãos e entidades da Administração pública. Ela foi instituída pelo decreto 5378/2005 , com a finalidade de buscar melhorias e obter resultados para a sociedade. Como política pública tem o objetivo de apoiar a Gestão e possuí algumas características que visam a eficiência e a eficácia, a promoção da gestão democrática, participativa , transparente e ética. Promove ações de capacitação e busca orientar a implantacão de avaliações para a melhoria da gestão pública.

Desta maneira os serviços oferecidos pela organização, de certa forma envolvem processos, já que são atividades que se utiliza de pessoas , tecnologías. etc

Segundo Chiavenato( 1994,p.70) "eficácia é uma medida normativa do alcance dos resultados, enquanto eficiencia é uma normativa da utilização dos recursos nesse processo."

Oliveira(2006,p.8 apud,SILVA, 2014,p.21) acrescenta , ao conceituar processo, que estes têm a "finalidade de atender e preferencialmete, suplantar as necessidades e expectativas dos clientes externos e internos da empresa"

Os cliente/cidadão estão cada vez mas exigentes e as organizações devem inovar e estar preparadas para atender ao usuário de forma a satisfazer suas expectativas.

3.2 – Gestão Por Processos

O Guia de Gestão de Processos conceitua processos como " conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos e ( entradas) em serviços/produtos (saídas), sendo realizada para agregar valor" p.8

O ciclo de gerenciamento de processos inicia-se desde o planejamento, analise, desenho e modelagem, implementação, monitoramentos e refinamento.

No caso a modelagem de processos são atividades que se identifica os valores, insumos , referências, resultados, que auxiliam para conhecer o cénario de uma organização.

Conforme Mello e Salgado em seu artigo sobre Mapeamento de processos, o mapeamento de processos é realizado pela utilização de técnicas que representam as tarefas necessárias para efetivação e entrega de um serviço , ainda cita como principais técnicas para simular as atividades o fluxograma, o service blueprinte que consiste uma maior interção com o cliente/cidadão e o mapa de serviços que envolve o serviço como um todo, não só o processo de entrega.

4 – Plano de Ação

4.1 – Diagnóstico Organizacional

Pode-se compreender diagnóstico como a primeira etapa da consultoria que busca ajustar a organização com a finalidade desenvolvimento e aprimoramento em seus processos, para que a organização alcance de forma satisfatória a eficiência e a eficácia.

A organização estudada é uma Escola Municipal do Rio de Janeiro possuindo 455 alunos , assim durante a fase do diagnóstico verificou-se a necessidade de rever o caminho para elaboração do documento Histórico escolar , já que este documento tem uma grande demanda ,pois a unidade escolar atende os anos finais do ensino fundamental. Diante do diagnóstico foi posto em prática a técnica de fluxograma para simular as atividades para emissão de tal documento

Esse fluxograma apresenta melhorias na visualização do funcionamento do processo , podemos obter um melhor gerenciamento , pois atraves da visualização dos fluxos das atividades, pode-se criar um padrão de trabalho. Foi observado que as etapas do processo das atividades descritas pelo quadro funcional administrativo, não configuravam uma homegenidade de trabalho ocasionando retrabalhos necessitando de um ajuste nas tarefas.

A organização necessitava de uma forma padrão , onde o fluxograma vem defenir uma classificação nas etapas do processo indicando melhores condiçoes na execução de cada tarefa.

(A pesquisa executada teve como objetivo mapear um setor da escola a fim de entender o funcionamento dos processos afim de melhorar os resultados levando a decisões a serem tomadas a partir do flugrama estruturado).

A analise critica dos processos viabiliza uma maior clareza na execução das tarefas apontando um alerta de melhoria.

Atraves da pesquisa de satisfação temos um feedback para encontrarmos oportunidades e ameaças que auxiliam nas melhorias das reais das necessidades do cliente/cidadão. O entrevistado avalia o serviço dando uma nota que determina o valor de satisfação que será utilizado como escala no gráfico (anexo) para mensurar o nível dos serviços recebidos

A pequisa entrevistou 127 alunos que responderam 10 perguntas que englobam desde a estrutura do prédio até nível de satisfação pelo serviço recebido. A mesusaração da escala variava entre muito ruim, ruim, razoável , bom e muito bom. Os intes de classificação foram os seguintes:

A- Limpeza

B- Aparência do prédio

C-Espaço escolar

D-Ambiente físico da secretaria da unidade escolar

E- A inetreção entre os colaboradores

F-Atendimento da secretaria

G- Solicitatações atendidas

H- Tempo de solução apresentada pelo colaborador