Dicas para controlar os desperdiçadores de tempo

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Extraído de Guia para a Administração do Tempo, Editora Campus, Alexander, Roy

Descubra o seu resultado na pg 23.

2. OBSTÁCULOS À GESTÃO DO TEMPO

Objectivos do capítulo

Identificar os principais desperdiçadores de tempo.

Exercício 2

Reflicta sobre os principais obstáculos/problema que sente na sua gestão do tempo, e aponte-as num papel. Conserve este papel consigo até ao final da formação.

Para fazermos uma boa e correcta Gestão do nosso tempo, devemos conhecer quais os principais obstáculos a enfrentar.

O primeiro passo para mudarmos qualquer comportamento, é ter consciência dele.

2.1. Desperdiçadores de tempo

Desperdiçadores de tempo: Todas as situações, comportamentos, condições que constituem obstáculos a uma boa Gestão do Tempo.

Há vários desperdiçadores de tempo, mas vamos deixar aqui uma lista dos principais:

[pic 10]Procrastinação/Adiamentos

[pic 11]Ausência de objectivos definidos

[pic 12]Desorganização (pessoal, espaço de trabalho, colegas)

[pic 13]Exagero de Organização

[pic 14]Incapacidade de dizer “Não”

[pic 15]Interrupções frequentes - telefónicas ou outras

[pic 16]Reuniões ineficazes (muito longas, desnecessárias, etc.)

[pic 17]Não saber delegar

[pic 18]Saltar de tarefa em tarefa deixando-as todas inacabadas (falta de definição das prioridades)

[pic 19]Informação ou comunicação de má qualidade.

[pic 20]Responsabilidade e autoridade confusas

[pic 21]Cálculos irrealistas do tempo

[pic 22]…

Todos nós nos revemos em alguns destes aspectos.

Vamos ver de seguida, como podemos controlar / diminuir o efeito destes desperdiçadores de tempo.

3. DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS – Organização do trabalho

Objectivos do capítulo

Definir objectivos e metas pessoais de acordo com a regra S.M.A.R.T.

3.1. A importância de definir objectivos

Definir objectivos é da maior importância em todas as áreas da nossa vida, pois é ao sabermos o que queremos atingir, que conseguimos traçar o caminho para lá chegar e perceber a qualquer momento em que ponto do caminho estamos e até se já atingimos a meta.

Definir objectivos permite-nos:

[pic 23]Orientar o raciocínio e a acção para o futuro;

[pic 24]Definir exactamente para onde queremos ir;

[pic 25]Estabelecer prioridades.

“Acredito que o sucesso ou o fracasso de uma empresa ou de um profissional depende de como ele/ela direccionam a sua energia e o seu talento para atingir seus objectivos” (Thomas Watson - IBM)

3.2. Como definir objectivos

Um objectivo bem formulado deve responder bem a duas questões:

- O quê que quero atingir

- Quando quero atingi-lo

É comum utilizarmos a regra criada pelo Dr. Tad James, na definição de objectivos, para garantir que se tornam mais claros e atingíveis.

Este criou a sigla S.M.A.R.T (que significa inteligente, em inglês) para nomear os cinco requisitos básicos que necessitamos ter em conta na definição dos nossos objectivos.

3.3. Objectivos S.M.A.R.T.

(S) Específico

Formulados em termos concretos, identificam com exactidão o que se pretende atingir.

(M) Mensurável

Indicam como saber se foram atingidos e como se medem os resultados (unidades físicas, tempo, dinheiro, etc.)

(A) Alcançável

Desafiantes e realistas, ao alcance das capacidades reais dos indivíduos e providos dos meios necessários.

(R) Relevante

Consistentes com outros objectivos a longo prazo; claramente relacionados com as prioridades da organização.

(T) Temporal

Com prazos e limites temporais explícitos, especificando pontos de controlo ao longo do tempo.

De seguida apresentamos uma grelha com exemplos de objectivos bem formulados e mal formulados, para cada um dos requisitos apresentados.

[pic 26]

Exercício 4

Defina os objectivos S.M.A.R.T. que pretende alcançar, para melhor se organizar e gerir o tempo. Aponte-os num papel e mantenha-o consigo até ao final da formação.

4. DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES

Objectivos do capítulo

Definir prioridades, classificando e organizando as suas tarefas tendo em conta as noções de importância e urgência.

4.1. Definir prioridades, o que é?

Uma lista de tarefas, sem uma ordem de prioridades de pouco nos vale.

Para gerir o seu tempo precisa saber ordenar as tarefas, saber o que vai fazer primeiro e quanto tempo e energia vai disponibilizar para tal.

É