SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO (COMPETÊNCIAS)

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2.1 SECRETÁRIO DE COMUNICAÇÃO

Este é o cargo com maior hierarquia dentro da secretaria, é responsável pela prestação de contas dos recursos previstos no orçamento da pasta, realização dos projetos previstos na LDO (lei de diretrizes orçamentárias) e orçamento anual. Efetua a supervisão das tarefas realizadas pelos três departamentos, o trabalho desenvolvido pelos estagiários da secretaria, além de controlar questões como o contrato com a agência de publicidade (licitada que realiza os serviços de confecção de material gráfico, visual e publicitário para a Prefeitura).

Coordena e orienta a política editorial do material produzido pelo departamento de jornalismo. Ainda é responsável pela definição da política de comunicação do Governo Municipal.

2.2 DIRETOR DE JORNALISMO

Responsável pelo departamento de jornalismo, orienta os estagiários para elaboração de textos (matérias jornalísticas) e corrige os trabalhos por eles desenvolvidos. Define pautas, coberturas fotográficas e audiovisual a serem executados pelo Departamento de Jornalismo, produz e apura informações para compor releases e sugestões de pauta para envio a imprensa local.

Executa a parte de agendamentos de entrevistas com os Secretários através dos meios de comunicação.Responsável pela produção de conteúdo específico para redes sociais (fanpage do município de Toledo), alimentação do site com releases, comunicados, notas, áudios, vídeos, produção e edição de Programa Radiofônico (Voz da Cidadania). Ainda produz notas de utilidade pública, notas de esclarecimento e direito de resposta (esta modalidade é elaborada em conjunto com Assessoria Jurídica).

2.3 DIRETOR DE EVENTOS

É o organizador e gerenciador de todo o processo de eventos do Governo Municipal, desde a estrutura logística (sonorização, microfones, palco, mesas de honra, organização do espaço, recepção, etc.), cerimonial até a elaboração e entrega de convites. Responsável pela organização e supervisão da agenda de trabalhos a serem executados pela equipe composta pelo técnico de som, mestre de cerimônias e o assistente administrativo.

2.4 TÉCNICO DE SOM

Monta e organiza a parte logística e a estrutura para os eventos. Auxilia nas funções técnicas com o transporte e montagem de equipamentos como microfones, mesas de som e multimídia.

2.5 MESTRE DE CERIMÔNIAS

Responsável pela condução do protocolo de cerimonial do evento, roteiro e execução, respeitando um conjunto de normas que tem por finalidade ordenar corretamente o desenvolvimento do ato solene. Ao cerimonialista compete acolher os convidados e autoridades, delimitar o início e o fim do evento, marcando com o seu discurso às etapas. Elabora a composição da mesa de honra e a condução deste ato.

O cerimonialista organiza o discurso de apresentação do tema a ser tratado no evento e também a ordem dos discursos a serem proferidos pelas autoridades e técnicos. Cabe também a ele elaborar e conferir a relação com lista de autoridades presentes, identificar e confeccionar as nominativas das autoridades que deverão ser citadas pelo anfitrião da solenidade, assim como a leitura de correspondências enviadas por autoridades que não puderam comparecer ao evento, mas enviaram mensagem de agradecimento e homenagem. O mestre de cerimônias é então o condutor do evento, do início ao fim.

2.6 ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Elabora convites, ofícios e o envio de correspondências à entidades e grupos tidos como público alvo dos eventos realizados pela Prefeitura. A este profissional cabe realizar o contato por meio de correspondências eletrônicas, contato telefônico ou pessoal para a mobilização do público para os eventos.

Também lhe é atribuído contribuir nas tarefas de organização dos espaços como a organização de mesas de honra, decoração, lista de presenças e orientação ao público como acolhimento e fornecimento de informações e coleta de assinaturas quando necessárias para documentos. Ainda é o responsável em atualizar o banco de dados da Secretaria de Comunicação para envio de correspondências, convites e comunicados.

2.7 COORDENADOR DE RELAÇÕES PÚBLICAS

Realiza tarefas tanto do Departamento de Eventos como do Jornalismo, pois lhe é designado realizar a comunicação interna e externa/interinstitucional.

2.8 ESTAGIÁRIOS

Desempenham tarefas para o Departamento de Jornalismo como a produção de releases e pré-agendamento de entrevistas, assim como mobilização da imprensa para eventos promovidos pelo Governo Municipal. Todas as tarefas são supervisionadas.

2.9 ASSISTENTES EM ADMINISTRAÇÃO

Executa as tarefas administrativas da secretaria, como produção de relatórios, empenhos e processos licitatórios.

3 EVENTO

Evento pode ser definido como uma concentração de pessoas e/ou entidades realizada em data e local previamente estabelecido e com objetivo específico. Ferramenta fundamental nas relações públicas, os eventos buscam atrair estrategicamente a atenção de determinadopúblico – principalmente formadores de opinião – a fim de agregar valor à imagem da instituição, por meio de acontecimento concebido e planejado para atingir os resultados almejados.

PRECISO ELABORAR UM EVENTO. E AGORA?

A primeira coisa a se pensar é qual será a tipologia desse evento.

Por exemplo:

3.1 INAUGURAÇÃO

É a apresentação ao público, específico ou não, de um novo estabelecimento ou sede nova. Pode haver um descerramento de placa comemorativa, corte ou desenlace de fita. O discurso deve acontecer anterior a estes procedimentos.Caso haja mais de um discurso eles devem seguir a ordem de precedência.

3.2 ASSINATURA DE ATOS

É um evento simples, pois o momento principal é a assinatura propriamente dita, seja em de contrato, portaria, convênio, acordo, normativa, tratados, etc. (LUKOWER, 2003).

3.3 AUDIÊNCIA

Tem por finalidade discutir determinados temas, haverá alguém