Organizar e Executar Atividades de Apoio aos Processos da Organização

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Um método simples, que se adotado corretamente, talvez ajudasse bastante é antes decidir o que fazer primeiro. Pensar quais tarefas escolheria se tivesse metade do tempo disponível.

Pedir ajuda é fundamental em meio a muitas tarefas, pois nem sempre é fácil quando o assunto é definir prioridades. Normalmente damos uma maior importância às atividades em que nos sentimos confortáveis. O melhor é pedir ajuda a alguém que tenha uma rotina diferente da nossa, mas que entenda bem a função. Isso trará um olhar imparcial sobre o que é importante.

Enxergar com clareza diante de várias tarefas, muitas vezes é difícil. Conseguir ter uma visão do todo é um dos passos mais importantes e não deve ser encarado como uma simples lista de compromissos, mas sim como uma ferramenta que permite visualizar o conjunto de atividades.

Organizar um quadro com post-its coloridos, em que se consegue ver com precisão o status das tarefas que, individualmente ou a equipe têm pela frente, ajuda a desenvolver e atender a demanda ao longo do dia. E conforme cada etapa do projeto evolui mudamos o post-its de posição. Em meio a esse quadro se torna fácil identificar quais tarefas estão mais adiantadas e quais precisam de atenção extra.

Outro ponto que se encaixa, não somente no caso de Ana Maria, mas em qualquer área que se deseja exercer alguma função profissional é aprender a recusar antes de aceitar uma nova tarefa. Em muitos casos essa atitude corrobora para que os pedidos não interfiram em outros projetos mais importantes sem trazer nenhum resultado satisfatório. A melhor estratégia é negociar um prazo, ou encontrar uma forma de recusar a missão (em último caso). Entender a empresa e estabelecer prioridades é sempre de fundamental importância, especialmente em ambientes mais dinâmicos, em que novas demandas surgem o tempo todo.