Benchmarking

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A primeira etapa é de planejamento, onde é feita toda preparação. Primeiro foi feita a escolha da empresa, depois foi feita a seleção dos grupos de pesquisa, sem seguida foi elaborado um cronograma e os questionários.

A segunda etapa é de desenvolvimento, onde é feita a coleta de dados da Topp Embalagens através de pesquisas internas, documentos, estatísticas, gráficos. É feita também a coleta de dados de outras duas empresas concorrentes que foram escolhidas, a Multy Embalagens e a Novva Embalagens, através de noticiários, entrevista, pesquisa com clientes.

A terceira etapa é de verificação, onde é feita a análise dos dados obtidos na etapa anterior, fazer comparações, determinar as diferenças, definir objetivos, aplicar um pano de ação.

Na quarta etapa, de ação, é feito o monitoramento do processo para garantir a continuidade da melhoria. Devem ser registradas todas as mudanças e os métodos, identificar novos métodos. E praticar sempre o Benchmarking.

- APLICAÇÃO DO BENCHMARKING NA TOPP EMPABALGENS

Com a queda nos lucros, a Topp Embalagens que liderou o mercado por muitos anos, agora estava em terceiro lugar. Atrás da Multy Embalagens e da Novva Embalagens.

Para voltar a liderar o mercado, a Topp Embalagens pesquisou algumas empresas que já haviam passado por problemas semelhantes e muitas delas conseguiram a solução através do Benchmarking. Foi aí que ela resolveu aderir a essa ferramenta.

A princípio foi estabelecido o tipo de Benchmarking que será utilizado. Neste caso, o Benchmarking externo e competitivo, que visa à análise de empresas concorrentes de um mesmo setor.

Foi utilizado o PDCA que é um ciclo de quatro etapas, como forma de organizar as tarefas do Benchmarking. As quatro etapas são: planejamento, desenvolvimento, verificação e ação.

- Etapa de Planejamento

No planejamento a escolha dos itens a serem pesquisados e o foco das pesquisas são decisões importantes que irão influenciar diretamente na eficiência do Benchmarking. Para essa escolha foram analisados. Os estudos feitos em cada setor apontaram a importância de se pesquisar sobre a qualidade do produto, qualidade do serviço e gastos com funcionários, então esse seria o foco da pesquisa.

A escolha das empresas que serão estudadas foi feita com base na pesquisa de mercado, foram selecionadas a primeira e a segunda colocada no mercado de embalagens, que são referências para as outras. As empresas são a Multy Embalagens e a Novva Embalagens.

Foram escolhidas quatro pessoas do setor de qualidade, quatro do setor de serviços e quatro do setor de recursos humanos. Foram feitos dois grupos de pesquisa, um para cada empresa e cada grupo possuindo duas pessoas de cada setor.

O cronograma foi feito para um período de 1 mês, desde o início das coletas de dados até a implementação das melhoras. Seria uma medida emergencial, aumentaria os gastos, mas evitaria que a empresa continuasse perdendo seu lugar no mercado para empresas mais novas.

Foram elaborados 3 tipos diferentes de questionários, direcionados a consumidores, representantes, funcionários da Toppy Embalagens. A fim de se obter um comparativo, foi feita uma pesquisa para recolher informações dos funcionários das empresas concorrentes. Foram pesquisadas também outras informações adicionais.

O questionário dos consumidores possuíam os itens: durabilidade material, custo-benefício, variedades, acesso ao produto. Cada item foi dividido em 3 pontos: bom, médio, ruim, onde o consumidor iria escolher um dos três e comentar sua escolha.

O questionário dos representantes possuíam itens como: prazo de entrega, facilidade na compra, opções de pagamento, atendimento ao cliente. Cada item foi dividido em 3 pontos: bom, médio, ruim, onde o consumidor iria escolher um dos três e comentar sua escolha.

O questionário dos funcionários possuíam itens como: distribuição de cargos, ferramentas de trabalho, transporte, alimentação, benefícios. Cada item foi dividido em 3 pontos: bom, médio, ruim, onde o consumidor iria escolher um dos três e comentar sua escolha.

A pesquisa de informações adicionais possuíam itens como: inovação, propaganda e preocupação com o meio ambiente e seriam feitas pelas próprias equipes, que deveriam descrever cada item, utilizando informações encontradas em jornais, revistas, internet, ou nos dados na própria empresa.

- Etapa de desenvolvimento

As pesquisas foram feitas com 300 consumidores de cada empresa, 100 representantes de cada empresa e com todos os funcionários da Topp Embalagens. Foram buscados também as informações adicionais por meio de jornais, revistas, internet e dados fornecidos pelas empresas.

Os dados obtidos dos questionários dos consumidores foram organizados em gráficos para facilitar a análise.

Gráfico 1 – Resultado do questionário dos consumidores da Topp Embalagens

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Fonte: Pesquisa realizada com consumidores da Topp Embalagens

Gráfico 2 - Resultado do questionário dos consumidores da Multy Embalagens

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Fonte: Pesquisa realizada com consumidores da Multy Embalagens

Gráfico 3 - Resultado do questionário dos consumidores da Novva Embalagens

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Fonte: Pesquisa realizada com consumidores da Novva Embalagens

Gráfico 4 - Resultado do questionário dos representantes da Topp Embalagens

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Fonte: Pesquisa realizada com representantes da Topp Embalagens

Gráfico 5 - Resultado do questionário dos representantes da Multy Embalagens

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Fonte: Pesquisa realizada com representantes da Multy Embalagens

Gráfico 6 - Resultado do questionário dos representantes da Novva Embalagens

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Fonte: Pesquisa realizada com representantes da Novva Embalagens