O SPED CONTABIL

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COMO FUNCIONA

Trata-se de uma sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, um sistema que permite que as empresas façam a transmissão de dados para a Receita Federal sem que haja a necessidade da entrega de documentos físicos à Junta Comercial. Como toda novidade, ele requer adequação dos profissionais de contabilidade no início, mas não é muito difícil perceber o quanto ele é benéfico para as empresas que o adotam.

O QUE DEVE SER ENTREGUE NO SPED CONTABIL

Nesse sistema, devem ser encaminhados os documentos referentes à escrituração contábil das empresas, ou seja:

- Livro diário e auxiliares;

- Livro razão e auxiliares;

- Livros contábeis, balancetes diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias.

De forma geral, a seleção dos arquivos a serem enviados depende da forma com que a empresa costuma fazer sua escrituração contábil e se a área em que atua é subordinada à atuação do Banco Central (BACEN). Então, tem-se a seguinte estrutura:

- Nos casos em que a escrituração é feita inteiramente no Diário Geral, recomenda-se o envio de apenas um arquivo, o Livro Diário Geral.

- Se a empresa armazena apenas os valores diários totais no Diário Geral, utilizando livros auxiliares para registro, devem ser entregues o Livro Diário Resumido e o Auxiliar.

- Quando a empresa é subordinada às leis do BACEN, é recomendado trocar os livros acima pelo Livro de Balancetes Diários e Balanços.

Nas situações em que houver livros auxiliares diferentes do Diário, é necessário apresentar o Livro Razão Auxiliar. Não é especificado um tipo de arquivo para o Livro Razão por que ele pode ser obtido a partir do Livro Diário, seja ele o Geral, Resumido ou Auxiliar.

Caso as informações enviadas nos arquivos estejam incorretas, incompletas ou forem omitidas, será aplicada uma multa de 0,3% em cima de transações comerciais ou operações financeiras que forem superiores a R$ 100 que tiverem sido feitas pela pessoa jurídica ou terceiros de que ela seja responsável tributário.

QUANDO DEVE SER ENTREGUE

O envio era permitido até o mês de junho do exercício posterior. Para o ano-exercício de 2016 com entrega da documentação em 2017, houve uma mudança importante na entrega. Desde então, o envio dos livros deve ser feito no mês de maio seguinte ao ano-calendário da escrituração.

Isso significa que, em 2017, por exemplo, a ECD do ano de 2016 deve ser entregue até as 23 horas, 59 minutos e 59 segundos do dia 31 de maio. Por isso, os contadores devem ficar bem alertas ao limite, para não sofrer com as multas por apresentação extemporânea, ou seja, fora do prazo.

Quando isso acontece, a empresa pode ter que pagar de R$ 500 (se for tributada pelo lucro presumido ou Simples Nacional, se estiver em início de atividade ou for imune/isenta) até R$ 1.500 (para as demais pessoas jurídicas). Esses valores são referentes ao mês-calendário ou fração.

Caso a obrigação acessória seja entregue antes de qualquer procedimento de ofício, o valor da multa cai pela metade. Além disso, se o contribuinte for intimado pela Receita Federal e não cumprir o prazo dado para a regularização da situação, também será obrigado a pagar R$ 500 por mês-calendário de atraso, mas esse valor pode ser reduzido em 70% para quem participar do Simples.

QUEM DEVE ENTREGAR O SPED CONTÁBIL

Por fim, devemos ressaltar que nem todas as empresas são obrigadas a fazer sua escrituração contábil e enviá-la pelo SPED. Porém, o processo é facultativo a todas, independentemente do regime tributário escolhido.

Sendo assim, não são obrigadas a apresentar essa documentação as micro e pequenas empresas que optarem pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, pessoas jurídicas inativas e fundações públicas. Então, entre as empresas que são obrigadas a usar o sistema, temos:

- Todas as empresas tributadas pelo regime de Lucro Real;

- Empresas tributadas por Lucro Presumido que distribuíram lucro maior do que a presunção no ano-exercício, conforme legislação do Imposto de Renda;

- Sociedades em Conta de Participação;

- Pessoas jurídicas imunes ou isentas que foram obrigadas a apresentar a EFD no período de apuração;

- Empresas optantes pelo Simples Nacional que tenham recebido recursos de investidor-anjo.

Mesmo nos casos em que as empresas não são obrigadas a entregar a escrituração, o envio pode apresentar alguns benefícios. Porém, tanto o contador quanto o gestor devem ter bastante cuidado, pois, se houver algum erro nos arquivos, a empresa pode ser bastante prejudicada.

A IMPORTANCIA DA ENTREGA DO SPED CONTABIL

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Facilita a compliance fiscal - Compliance fiscal é um procedimento de conformidade tributária, cujo sistema de gestão é aplicado para evitar complicações penais e fiscais. É um conjunto de políticas ou diretrizes estabelecidas para que as atividades cumpram as normas legais postas, e está intimamente ligado à saúde financeira da empresa.

Se bem executada, a compliance fiscal identifica desvios e potenciais erros relacionados ao funcionamento da empresa. Com isso, pode colocar em prática ações que os neutralize, para que não ensejem autuações fiscais no futuro. É, por isso, uma importante prática que confere vantagem competitiva no mercado e proporciona a sustentabilidade da organização empresarial.

O SPED Contábil obriga o gestor a ter um controle enorme das informações que constam em livros importantes do negócio (Diário, Razão, Balancetes Diários etc.). Essa necessidade facilita a aplicação da compliance fiscal, da conformidade tributária com a legislação vigente. É parte de uma estratégia para minimizar os riscos decorrentes do desconhecimento do cenário fiscal e tributário.

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Facilita e otimiza a gestão empresarial - Se já é difícil fazer uma gestão fiscal eficiente, imagine efetuar a gestão de todo o negócio! Para facilitar, o SPED Contábil, por meio dos arquivos digitais, traz diversos benefícios