Confidencialidade, Custódia e Propriedade nos Papéis de Trabalho

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Confidencialidade

Confidencialidade é a propriedade da informação pela que não estará disponível ou divulgada a indivíduos, entidades ou processos sem autorização. Em outras palavras, confidencialidade é a garantia do resguardo das informações dadas pessoalmente em confiança e proteção contra a sua revelação não autorizada.

Confidencialidade foi definida pela Organização Internacional de Normalização (ISO) na norma ISO/IEC 17799 como "garantir que a informação seja acessível apenas àqueles autorizados a ter acesso" e é uma pedra angular da segurança da informação. A confidencialidade é uma das metas do projeto para muitos sistemas de criptografia, tornada possível graças à prática de técnicas de criptografia moderna.

A confidencialidade também se refere a um princípio ético associado com várias profissões (por exemplo, medicina, direito, religião psicologia, profissionais e jornalismo), neste caso, falamos de confidencialidade. Na ética, e (em alguns lugares) em Direito, em especial nos juízos e outras formas de resolução de litígios, como a mediação, alguns tipos de comunicação entre uma pessoa e um desses profissionais são "privilegiados" e não podem ser discutidos ou divulgada a terceiros. Nas jurisdições em que a lei prevê a confidencialidade, geralmente há sanções em caso de sua violação.

O sigilo das informações, imposta a uma adaptação do clássico princípio militar "know-how", é a pedra angular da segurança da informação nas empresas de hoje. A chamada "bolha da privacidade" restringe o fluxo de informações, com positivas e negativas consequências.

O princípio da confidencialidade impõe a obrigação de o auditor se abster de: a) divulgar informação confidencial recolhida em resultado de relações profissionais, a não ser que esteja autorizado por escrito, pela entidade a que respeite a informação, ou que exista um direito ou um dever legal ou profissional de divulgar; e b) usar informação confidencial recolhida em resultado de relações profissionais para sua vantagem pessoal ou de terceiros.

O auditor deve manter a confidencialidade, incluindo num ambiente social, e estar alerta para a possibilidade de divulgação inadvertida, particularmente a um parceiro de negócio ou a um membro da sua família.

O auditor deve manter a confidencialidade da informação divulgada por um potencial cliente ou pela entidade a que preste os seus serviços.

O auditor deve adoptar todas as medidas razoáveis para assegurar que os profissionais sob o seu controlo e as pessoas a quem foi pedido aconselhamento ou ajuda respeitam o seu dever de confidencialidade. O dever de confidencialidade mantém-se mesmo após a cessação de funções profissionais.

O dever de confidencialidade não se aplica quando se exija aos auditores que divulguem informação confidencial ou quando tal divulgação seja adequada em circunstâncias como as que a seguir se indicam:

a) a divulgação é permitida por lei e é autorizada pelo cliente;

b) a divulgação é exigida por lei, como, por exemplo, nos casos seguintes:

(i) produção de documentos ou outra prova no decurso de acções legais, sem prejuízo de diligências prévias legalmente exigidas, quando aplicável;

(ii) divulgação às autoridades competentes de infracções à lei que tenham sido identificadas;

c) existe um dever ou direito profissional de divulgar, quando não proibido por lei para:

(i) dar cumprimento ao controlo de qualidade exercido pela Ordem dos Revisores Oficiais de Contas ou pelo Conselho Nacional de Supervisão de Auditoria;

(ii) dar resposta a um inquérito ou investigação da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas ou do Conselho Nacional de Supervisão de Auditoria;

(iii) proteger os interesses profissionais de um auditor em acções legais;

(iv) cumprir normas técnicas e requisitos éticos.

Os auditores internos respeitam o valor e a propriedade das informações que recebem e não divulgam informações sem a autorização apropriada, a não ser em caso de obrigação legal ou profissional de assim procederem.

Os auditores internos:

Devem ser prudentes no uso e proteção das informações obtidas no curso de suas funções.

Não devem utilizar informações para qualquer vantagem pessoal ou de qualquer outra maneira fosse contrária à lei ou em detrimento dos objetivos legítimos e éticos da organização.

A custódia

A comunidade arquivística está perfeitamente consciente da responsabilidade que lhe cabe no que diz respeito à propriedade intelectual. Os termos que os pesquisadores assinam são a prova de seus cuidados. Os riscos são grandes. Os termos funcionam mais como uma advertência que como uma exclusão plena de responsabilidades.

A palavra custódia vem do latim. Custosodis significa o que guarda, ou aquilo que é guardado. Na verdade ela é empregada em muitos sentidos. Uma pessoa custodiada é aquela que é guardada pelo custodiante, ou custódio. Na terminologia religiosa chama-se de custódio o tesoureiro, cabendo-lhe a guarda dos tesouros de uma igreja. Na linguagem litúrgica, a palavra custódia também é usada para designar o Santo Cimbório, vaso em que se conservam as partículas sagradas.

Para o arquivista, “custódia é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade”. Por isso, creio que o custodiador de um documento que ainda comporte uma propriedade intelectual necessita sempre, e também, que o acesso seja autorizado pelo titular desse direito, expressamente.

Este não deve ficar subentendido nos termos do empréstimo (comodato) do acervo, mas o titular do direito de propriedade deve autorizar claramente o acesso público. De preferência caso por caso. Sei que isso é impraticável.

Conclusão

Neste