Organização de arquivos

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- Objetivos

Organizar e padronizar o sistema de arquivos no âmbito escolar, além de ter os objetivos de facilitar as rotinas de trabalho dos funcionários da escola, fornecendo informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitando o acesso aos documentos, preservando a documentação, possibilitando o controle da produção de documentos, colocando à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo. Também tem o poder de servir a história, com o fornecimento de informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a história a nível escolar de uma nação.

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REFERENCIAL TEÓRICO

Com o crescimento e evolução da escrita e da vida social, o ser humano passou a compreender melhor o valor da informação e, por conseguinte, o valor dos documentos. A partir daí, começou-se a agrupar documentos sistematizando em diferentes formas de acordo com as necessidades de suas atividades cotidianas. Neste momento surgem os arquivos, que tinham como papel principal a guarda e conservação de documentos cuja importância era fundamental para a sociedade como um todo.

Podemos definir arquivo como o conjunto de documentos reunidos, ao longo das atividades, por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

O arquivo corrente, também chamado de administrativo, é aquele composto por documentos que fazem parte das rotinas administrativas, jurídicas e funcionais da instituição (considerados de primeira idade) e que estão intimamente ligados aos objetivos pelos quais foram gerados.

Quando os documentos ultrapassam os prazos de validade, mas ainda podem ser consultados pelo produtor, são encaminhados a um arquivo intermediário (segunda idade), onde será feita uma avaliação com o auxílio de uma tabela de temporalidade, para determinar seu destino: guarda ou eliminação.

Os documentos considerados de valor histórico, cultural e probatório, serão encaminhados para o arquivo permanente, também chamado de histórico (terceira idade); os demais serão descartados. É importante que as três fases de "vida" dos documentos descritas acima sejam tratadas de maneira sistemática, normalizada e integrada, para realizar a passagem de um arquivo a outro e a eliminação de documentos de acordo com os procedimentos adequados.

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METODOLOGIA

A primeira tarefa a ser realizada é a identificação da massa documental, para fazer uma avaliação de suas condições gerais: os documentos seguem alguma organização prévia ou se encontram totalmente misturados? Qual é o estado geral de conservação dos documentos? Que gêneros documentais compõem o acervo? Qual é o volume da massa documental? Os documentos pertencem todos a uma única categoria ou constituem mais de uma categoria? Cada categoria deverá manter sua individualidade, sem ser misturado as outras? Esse primeiro exame nos permite fazer uma estimativa do tempo de duração do empreendimento, além de prever os recursos materiais e humanos que serão necessários.

A metodologia utilizada levará em consideração a aplicação, classificação e organização de acordo com o método funcional, como o nome já diz, a classificação dos documentos será conforme as principais funções/atividades da instituição.

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LOCAL DA PESQUISA

ESCOLA Municipal de Ensino Fundamental Aluísio Becker, localizada na Avenida Galo da Serra, 2113 setor 01, telefone (69) 3582-1027.

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PÚBLICO-ALVO

Professores, diretores de escolas, coordenadores pedagógicos, bibliotecários, servidores, orientadores, inspetores, técnicos educacionais, gestores do sistema e demais servidores, alunos, comunidade escolar, etc.

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PROCEDIMENTOS

- Separação por espécies e tipos documentais

Ao se deparar com uma grande quantidade de documentos totalmente misturados, guardados sem nenhuma ordem em caixas de papelão, em sacos de lixo ou até mesmo amontoados em grandes pilhas.

Nesse caso, procure confrontá-los e agrupá-los de acordo com a espécie documental à qual pertencem. Mas, olhando um documento, como saber a que espécie ele pertence? A espécie se define pela natureza das informações e sua disposição nos documentos. Assim, como espécies documentais, podemos citar: convites, atestados, certidões, boletins, relatórios, etc. Logo, você irá identificar e agrupar separadamente os convites, os atestados, as certidões, e assim por diante.

A seguir, você fazer uma segunda separação, desta vez por tipos. Assim, você terá os documentos agrupados segundo a espécie e a função.

- Registro e Definição

É importante identificar, quantificar e mapear seu acervo para que você saiba o que ele contém, as quantidades e a localização.

É muito importante sabermos as datas-limite do acervo que está sendo organizado. Data-limite é o período cronológico compreendido entre a data mais antiga e a data mais recente de um dado conjunto de documentos.

Ao registrar os documentos de nosso acervo, devemos tomar cuidado coma denominação que damos a eles. A etapa de registro dos documentos requer muita atenção, porque nesse momento você irá atribuir nomes aos documentos.

A parte que compõe a definição e a forma que vão ser ordenados os arquivos, são partes fundamentais do conceito e implementação das classificações dos documentos para arquivamento.

- Ordenação e Notação

Após a classificação, é necessário ordenar os documentos. A ordenação consiste em organizar fisicamente as séries documentais para facilitar a localização dos documentos.

Para organização dos arquivos em um âmbito escolar, os critérios de ordenação levados em consideração são os de forma cronológica (por ordem de data), os de forma onomástica (por ordem de nomes de pessoas) e os de forma numérica.

Após os procedimentos de ordenação é necessário aplicar a notação dos arquivos analisados.