As ferramentas da comunicação no ambiente empresarial

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Pimenta (2009), também nos diz que “a palavra comunicação, do latim communicare, é definida por “tornar comum””. Sendo assim, para que haja sucesso na comunicação, é necessário que ela seja planejada e que tenha eficácia, ou seja, tem-se a necessidade de haver clareza no conteúdo transmitido entre o emissor e receptor, pois o fenômeno da comunicação não é entendido quando a informação é repassada, mas sim quando todos a recebem e entendem, por isso a importância do planejamento. O objetivo é que o receptor consiga decodificar a mensagem exatamente como o emissor teve a intenção de transmitir. Desse modo, a mensagem é passada e entendida com clareza. Caso isso não ocorra, é necessário verificar qual foi a falha ou ruído para que seja ajustado, e esse processo comunicativo tenha sucesso.

De acordo com Vasconcelos (2009), “planejar a comunicação é apresentar uma mensagem de forma a despertar no público-alvo a percepção desejada para a conquista do retorno objetivado”. Deste modo, pode-se entender que a comunicação deve ser planejada e deve chegar ao seu receptor de forma clara e concisa; os receptores da mensagem devem reagir à comunicação de forma objetivada para que esta possa atingir os objetivos esperados.

Martiniano (2007 p. 156) explica que:

A má comunicação traz desgaste nas relações, agressões verbais, perda de tempo com retrabalho, mal-entendidos, suscetibilidades afetadas, perda de motivação e estresse. Liderar é comunicar, para atingir os objetivos da empresa.

Para entender o modelo de comunicação, é necessário conhecer os elementos que o compõem, que são eles: o comunicador, a mensagem e o receptor. O comunicador é quem fala, quem passa a mensagem; já a mensagem é o que se diz, a informação; o receptor é o destinatário que a mensagem tem que alcançar. No entanto, para que a mensagem possa ser recebida, é necessário que seja escolhida também a ferramenta que será utilizada, como, por exemplo, alguns canais de comunicação que podem ser classificados em veículos visuais (jornais, revistas, cartazes, folhetos), veículos auditivos (rádio, carro de som, som ambiente), veículos audiovisuais (televisão, cinema) e veículos funcionais (feiras, brindes, concursos).

A comunicação pode ser dividida em interpessoal, aquela conflituosa entre as pessoas; a de grupo, aquela que envolve um conjunto pequeno, médio ou grande de pessoas, e a comunicação de massa, que é dirigida ao grande público, o qual se utiliza dos meios de comunicação coletiva (jornais, revistas televisão, rádio, entre outros).

2 A COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Para Tavares (2010), a comunicação sempre existiu e sempre existirá na história das organizações, mas o que vai diferenciá-la é a sua evolução. Em meados dos anos 70, a comunicação existia nas empresas de forma pouco agregada, isso porque eram raras as organizações que possuíam departamentos específicos para planejar.

A comunicação empresarial é a comunicação existente entre a organização (sejam empresas públicas, privadas, instituições, etc) e os seus públicos de interesse, como, por exemplo, funcionários, clientes internos e externos, fornecedores, distribuidores, mídia e sociedade em geral.

Por comunicação existente, subtende-se qualquer forma de comunicação: oral, escrita, simbólica, gestual, eletrônica. Berlo (1991) afirma que a comunicação é a base da existência de toda empresa, podendo ser organizada ou desorganizada.

Ainda Tavares (2010, p. 11) observa muito bem esses tipos de comunicação.

[...] a comunicação pode existir de forma organizada ou desorganizada. No primeiro tipo, estão as organizações que valorizam a importância da comunicação como um todo e fazem uso da mesma de forma planejada. Já no segundo, infelizmente ainda maioria nas organizações brasileiras, temos duas situações: organizações que utilizam intuitivamente a comunicação sem planejamento; e as organizações que pensam utilizar a comunicação de forma correta, baseando-se apenas no “achismo”; portanto sem planejamento.

Deste modo, podemos perceber o quanto a comunicação é importante nas organizações, pois qualquer que seja a natureza da empresa, elas precisam se comunicar, mas muitas vezes elas não se dão conta disso e acabam se comunicando de maneira errada, ficando para trás em um mercado que dá cada vez mais importância às informações e troca de mensagens.

Se a comunicação for bem administrada, ela vai oferecer a empresa inúmeros benefícios, entre os principais estão a agilidade, solução de problemas, facilitação da compreensão dos diferentes pontos de vistas das pessoas. Segundo Chiavenato (2006), as organizações são sistemas de atividades coordenadas por mais de duas pessoas que cooperam entre si e só existem quando as pessoas são capazes de se comunicarem e alcançarem um objetivo em comum.

De acordo com Tavares (2010), a comunicação, sendo a base de qualquer processo administrativo, é imprescindível trabalhá-la de forma planejada. Assim, quando isso ocorre, ela tem a capacidade de resultar em vários fatores positivos da organização, que são eles: incentivar a proatividade dos recursos humanos, agilizar a tomada de decisão, buscando sempre a eficácia nos processos administrativos e desenvolver um clima favorável entre funcionários e entre funcionários e chefias, um fator muito importante, pois a importância da existência de um clima organizacional favorável e positivo deve-se estender-se para momentos difíceis dentro da organização, como, por exemplo, uma crise de imagem na empresa. O foco da organização é sobreviver ao mercado cada vez mais ligado e que interage entre si através, principalmente, da comunicação. De acordo com Bueno (2003), “hoje não se pode imaginar uma empresa que pretende ser líder de mercado e que volte às costas para o trabalho de comunicação”.

A comunicação externa é responsável pela imagem que a empresa tem perante seus clientes, pois ela tem em vista a opinião pública, e os seus principais objetivos são: divulgar a missão da empresa, assegurando identidade que possa conferir à mesma respeito e reconhecimento por parte do mercado e criar uma atitude favorável em relação ao produto ou serviço. De acordo com Medeiros (2010), “a comunicação externa deve pautar-se por valores que a sociedade exige nos dias de hoje, como verdade, qualidade, confiabilidade, clareza, equilíbrio, rapidez, cordialidade, respeito e responsabilidade social”.

Torquato