O Sistema de Informações Contábeis

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- FLUXO DOCUMENTAL

O fluxo de documentos da empresa é o caminho que os documentos percorrem dentro da instituição até chegarem ao seu destino final. Toda essa documentação deve ser arquivada pois contém informações importantes para a empresa e poderá ser acessada facilmente para futuras consultas à informações contidas em tais documentos.

Na Fortaleza e Cia Ltda o fluxo de documentos ocorre da seguinte forma:

Entrada: os documentos são recebidos, classificados, analisados, processados para o sistema da empresa e enviados para a contabilidade para ser realizado os lançamentos contábeis e posteriormente arquivados.

Saída: é realizado o pedido, esse é recebido, processado para o sistema da empresa, analisado, se aprovado é gerado a Nota Fiscal e a duplicata para pagamento no ato da compra ou para pagamento posterior. Uma cópia do pedido é enviado para o estoque para a entrega do produto.

- FLUXO DE INFORMAÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO

A informação desempenha papel importante e imprescindível para a tomada de decisões na empresa tanto de seus gestores quanto de seus funcionários. Portanto a informação deve estar correta, no momento certo e no local certo para que seja útil.

A figura a seguir demonstra como ocorre o fluxo de informação na Fortaleza e Cia Ltda.

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- CICLO OPERACIONAL

O ciclo operacional demonstra todos os acontecimentos que ocorrem na instituição, ligados a sua atividade principal. Como a Fortaleza e Cia Ltda é uma empresa comercial, este ciclo tem início na verificação da necessidade de compra, passa pela estocagem das mercadorias compradas e termina com o recebimento pela venda dos produtos.

Adiante veremos como funciona o ciclo da empresa em questão.

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- TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

A empresa conta com um sistema integrado, criado por um dos seus proprietários formado em Análise de Sistemas, desde sua criação. Tal sistema integra todas as áreas da empresa e portanto pode ser considerado um ERP(do inglês Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão). Todos os níveis da empresa possuem acesso controlado ao sistema, onde fica registrado quem acessou a que horas acessou e o que acessou. Cada usuário possui uma senha e um login exclusivo para acessar apenas as informações necessárias para um cumprimento de suas atividades.

O sistema integrado e informatizado recebe dados de todos os setores da empresa, o objetivo desse sistema é pegar esses dados e transformá-los em informação útil para tomadas de decisões em todos os níveis da entidade.

Analisando o sistema é possível perceber que ele cumpri os 5 itens que caracterizam um sistema segundo Churchman (1972):

- Objetivos do sistema; o objetivo desse sistema é transformar toda a emissão de dados em informações que ajudem na tomada de decisões dos usuários.

- O ambiente do sistema; refere-se ao mercado em que atua, fornecedores, governo, clientes, etc. Ou seja, tudo que influencia o funcionamento do sistema.

- Recurso do sistema; são os subsídios que o sistema utiliza para funcionar, seus recursos tecnológicos e o conhecimento das pessoas.

- Componentes; são os módulos do sistema, onde tem seus subobjetivos que se inclua nos objetivos globais do sistema.

- Administração/administradores do sistema; é o componente humano que tem papel decisivo no sucesso ou fracasso do desempenho do sistema, é ela que assume a direção do sistema.

- CONCLUSÃO

Este trabalho teve como base a empresa Fortaleza e Cia Ltda que atua na compra e venda de materiais de construção. O objetivo foi analisar o funcionamento da empresa demonstrando seu organograma, ciclo operacional, plano de contas o fluxo da informação para tomada de decisão e mais algumas informações necessárias para observar o sistema integrado da empresa.

O sistema analisado pode ser considerado um ERP e se baseia nos 5 itens de Churchman. Esse sistema integrado informatizado ajuda no funcionamento da empresa como um todo e por isso é indispensável para o bom rendimento da entidade.

- REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

ARAÚJO, Luis César G. de. Organização, Sistemas e Métodos e as Tecnologias de Gestão Organizacional – Vol 1 – 5ª ed. São Paulo: Atlas, 2011.

PADOVEZE, Clóvis Luis. Sistemas de Informações Contábeis: Fundamentos e Análise. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2015.

GONÇALVES, Rosana C. M. Grillo; RICCIO, Edson Luiz. Sistemas de Informação: ênfase em controladoria e contabilidade. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 2009.