Contabilidade Gerencial

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Necessidade da Informação

A informação deve ser desejada, para ser necessária. Para ser necessária, deve ser útil. É determinada pelos usuários finais dessa informação, por seus consumidores, para atender aos usuários e consumidores e não para atender aos contadores. O contador gerencial deve fazer um estudo básico das necessidades de informações a partir das decisões-chave que serão tomadas baseadas no sistema de informação contábil gerencial.

O sistema de informação contábil deve ter apoio da alta administração da companhia e, por conseguinte, a necessidade tem que ser sentida pela mesma (retaguarda).Necessidade da informação, aliada ao respaldo ao contador e a seu sistema, é o elemento vital para o sucesso de um sistema de informação contábil. Caso esses conceitos de utilidade e necessidade da informação contábil não estejam imediatamente presentes no ambiente da cúpula administrativa da entidade, é tarefa do contador fazer nascer e crescer essa mentalidade gerencial. Para isso, é necessário apenas o conhecimento profundo da Ciência Contábil e de seu papel informativo-gerencial.

Planejamento e Controle

O sistema de informação gerencial exige planejamento para produção dos relatórios, para atender plenamente aos usuários. É necessário saber o conhecimento contábil de todos os usuários, e construir relatórios com enfoques diferentes para os diferentes níveis de usuários. Dessa forma, será possível efetuar o controle posterior. Só poderá ser controlado aquilo que é aceito e entendido. Além disso, se o sistema de informações gerenciais (SIG) não for atualizado periodicamente, poderá ficar numa situação de descrédito perante seus usuários.

O sistema de Informação Contábil deve produzir informações que possam atender aos seguintes aspectos:

I - Níveis empresariais

a) estratégico;

b) tático;

c) operacional.

II - Ciclo administrativo

a) planejamento;

b) execução;

c) controle.

III - Nível de estruturação da informação

a) estruturada;

b) semiestruturada;

c) não estruturada.

Há ligação entre esses aspectos no Sistema de Informação Contábil:

Nível de Estruturação

Nível Empresarial Ciclo Administrativo da informação

Operacional Execução Estruturada

Operacional Controle Estruturado

Tático Controle Estruturado

Tático Planejamento Semiestruturada

Estratégico Planejamento Semiestruturada

Estratégico Planejamento Não Estruturado

O sistema de informação contábil tende a dar primazia ao atendimento de aspectos operacionais e táticos, primordialmente com informações estruturadas e algumas informações semiestruturadas.

Organograma

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FUNDAMENTOS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL

Três pontos são fundamentais para que um sistema de informação contábil tenha validade perene dentro de uma entidade. São os seguintes: operacionalidade, integração e custo da informação.

Operacionalidade

O fundamento da operacionalidade significa que todos os que trabalham com a informação contábil devem saber e sentir que estão operando com dados reais, significativos, práticos e objetivos; conseguidos, armazenados e processados de forma prática e objetiva. Com isso, tem-se uma utilização gerencial, ou seja, uma utilização prática e objetiva, que significa utilização dentro das operações. São sinais de operacionalidade informativa: relatórios práticos e objetivos; ou seja, relatórios necessários para quem os utiliza e entendidos por quem os utiliza.

São características básicas de operacionalidade:

a) relatórios concisos;

b) elaborados de acordo com as necessidades do usuário;

c) coletados de informações objetivas e de imediato entendimento pelo usuário;

d) que não permitam uma única dúvida sequer, ou possibilitem pergunta indicando falta de alguma informação do objeto do relatório;

e) apresentação visual e manipulação adequada.

Integração e Navegabilidade dos Dados

Consideramos um sistema de informação contábil como integrado quando todas as áreas necessárias para o gerenciamento da informação contábil estejam abrangidas por um único sistema de informação contábil. Todos devem utilizar-se de um mesmo e único sistema de informação.

O que caracteriza um sistema de informação contábil integrado é a "navegabilidade" dos dados. A partir do momento em que um dado é coletado (e ele só será coletado pelo sistema se for um dado operacional), este deverá ser utilizado em todos os segmentos do sistema de informação contábil.

Exemplo, quando do pagamento determinada despesa, a mesma classificação dada pela contabilidade financeira deverá ser a mesma da contabilidade e formação de custos, que será identicamente entendida e classificada pelo setor de orçamentos, assim como pela tesouraria e fluxo de caixa etc. Explicitando ainda mais, tomemos como exemplo os gastos com transporte de funcionários e vejamos algumas classificações possíveis:

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Num sistema de informação contábil integrado só haverá um dado e só uma classificação. Se a empresa se definir pelo tratamento das despesas com transporte de empregados como um adicional dos gastos com pessoal - como encargos sociais