Fundamentos de sistemas de informação

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Deste modo, não seria mais necessário que o cliente imprima o formulário impresso. A função: “Preencher formulário de solicitação”, pode ser realizada em qualquer lugar pelo usuário através do acesso do link eletrônico, sem necessidade de se dirigir fisicamente ao DRA.

O gestor do formulário eletrônico no DRA, pode impor data limite de acesso aos usuários e, após a data, pode exportar os dados dos solicitantes, organizar em planilha e enviar através do SIG, através de memorando eletrônico, simultaneamente aos departamentos: DPI, BIM e DAE para que seja verificado, ao mesmo tempo, a regularidade da listagem enviada. Caso seja verificado a pendência de algum solicitante, cada departamento pode enviar, por e-mail, diretamente ao aluno, o aviso de pendência e também as instruções de regularização.

Realizada a função: “Verificar regularidade” cada departamento, após prazo que pode ser estabelecido pelo DRA, devolve à este departamento a resposta com a listagem dos solicitantes, informando sobre a regularidade ou pendência de cada um.

O DRA, com a listagem em mãos sobre a regularidade dos alunos, pode optar por divulgar na página oficial, os alunos que estão liberados (sem pendência) para a colação de grau ou desvinculação da Universidade.

Através dos dados que serão coletados pelos formulários e exportados para planilhas e tabelas, podem ser retiradas várias informações, como: número de formandos, índices por curso, índices de cancelamento de matrícula no período etc. Desse modo, o gestor terá informações suficientes para

Da mesma forma, na DPI, por exemplo, através dos dados em planilhas que podem ser juntados e classificados, possibilitando a retirada de informações importantes, como número de ex-bolsistas formandos no semestre ou ex-bolsitas de I.C. que não concluíram a graduação, por exemplo.

Na figura 02, é possível visualizar o processo, com as funções melhoradas com as ferramentas tecnológicas.

Figura 02: Processo de solicitação de “nada consta”, após a implementação de melhorias das funções.[pic 2]

Fonte: elaborado pela autora

Com a implementação das funções propostas, foi possível elaborar um DFD – Diagrama de fluxo de dados, como forma de representação da modelagem das funções das alterações propostas, como pode ser verificado na figura 03.

Figura 03: DFD – processo de solicitação de “nada consta” dos alunos[pic 3]

Fonte: Elaborado pela Autora

Conclusão

Através da visualização das etapas e funções do processo analisado é possível concluir que os procedimentos utilizados atualmente são desnecessários e obsoletos. A melhoria do processo através da inserção de ferramentas tecnológicas simples às funções, pode trazer maior conforto e satisfação aos clientes e usuários e ainda a aprimorar a forma de coleta de dados que podem ser transformados em informações importantes para o direcionamento de ações dos dirigentes da Universidade.

No formato atual, as entidades principais: clientes (alunos) e dirigentes (representantes dos departamentos envolvidos: DPI, DAE e BIM) não possuem acesso, neste processo, aos dados que são verificados pois, não existe uma forma de entrada e saída de dados. As operações desses dados também é bastante dificultada, já que não há um depósitos de dados que possam ser categorizados e manipulados.

Salienta-se que o aprimoramento proposto é relativamente simples e não necessita de disponibilização de recursos financeiros ou de pessoal, já que as ferramentas necessárias são gratuitas e disponíveis a qualquer usuário.

Referências:

REZENDE, Denis Alcides. Engenharia de software e sistemas de informação. pag. 21, Brasport, 2005.