O DESIGN SPRINT

Design Sprint: lista de atividades para facilitadores em grande empresas

por Matina Moreira

Introdução

Esse documento não é uma lista de regras, são apenas dicas e lembretes. Faça como eu, use como base para você criar sua própria lista de atividades e veja como funciona melhor para você e sua equipe. Não engesse seu processo, cada sprint é uma sprint e sempre vai ter algo diferente e melhor para ser feito.

Esse documento foi feito com base do checklist oficial do Google que pode ser encontrado no site ou no livro oficial deles “Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days“ março de 2016 . Para entender como e por que esse documento foi criado, leia o artigo no Medium.

Esse conteúdo foi criado como parte da missão do Coletivo Mola , uma plataforma de aprendizado colaborativo que tem como missão aprender novas formas de melhorar o mundo através da lente do design e compartilharmos esse aprendizado para ajudar os outros a potencializarem suas habilidades, alavancando negócios em prol das pessoas.

PREPARAÇÃO

1. Definir o desafio

□ Escolha um grande desafio. Use sprints quando as apostas são altas e o tempo é curto.

□ Levante todo material já existente sobre o assunto e se não tiver ao menos um item de cada tópico será preciso que você construa ao menos um de cada:

□ VISÃO CLIENTE

□ entrevista com clientes ;

□ personas ;

□ jornada do usuário (atual).

□ VISÃO EMPRESA

□ entrevista com donos do projeto;

□ dados sobre a sua empresa e posicionamento no mercado;

□ estudo sobre o dispositivo no qual se pretende direcionar o projeto (o dispositivo pode ser celular, tablet, computador, etc. É importante você saber quem é hoje os públicos que acessam esse dispositivo, como , quando e porquê ).

□ VISÃO MERCADO

□ benchmark ;

□ análogos .

2. Montar um time multidisciplinar

□ No mínimo 5 pessoas constantes na sala e no máximo 15 pessoas, mais do que isso é preciso de um segundo facilitador

□ Facilitador: Talvez nesse caso seja você. Espero que esse documento seja útil. Em um cenário ideal o facilitador é alguém que não trabalhe no time do projeto. Pode ser alguém de um time de design, metodologia, inovação ou qualquer equipe que já tenha alguma experiência em conduzir workshops. Mas se essa não for sua realidade, não se desespere. Siga os passos abaixo e com o tempo você vai aprender. Confie no seu potencial e na capacidade do time. O facilitador terá como responsabilidade:

□ construir as atividades do workshop;

□ validar atividades com o líder do projeto;

□ guiar as atividades;

□ controlar o tempo;

□ não participa das atividades.

□ Líder do Projeto: Essa pessoa deve entender profundamente o desafio, pois ele será o representante do Dono do Projeto quando for preciso. Essa pessoa terá como responsabilidade:

□ validar as atividades estruturadas pelo facilitador;

□ enviar o convite para os participantes;

□ entrar em contato pessoalmente com cada participante para explicar o processo;

□ alinhar com o chefe de cada participante a importância da participação de um determinado funcionário no processo da sprint;

Design Sprint: lista de atividades para facilitadores em grande empresas 1 Matina Moreira, Coletivo Mola

□ enviar convite para o chefe de cada convidado nos mesmos dias e horários que o dono projeto for convidado.

□ Dono do Projeto: Tenha claro quem é/são o/os “dono/s” do projeto. Normalmente é uma pessoa muito ocupada, mas é fundamental que você converse com ele/a para:

□ entender o desafio do ponto de vista dele/a;

□ delimitar o entregável. O entregável pode ser algo difícil de ser realizado, mas não deve ser impossível! Tenha em mente que as metas precisam ser realistas, é só uma semana de trabalho.

□ acertar quais dias e horários ele/a podem vir e com qual função:

□ primeiro dia da sprint: no começo do dia para falar com o time, dar o ponto de partida, agradecer a presença de todos, mostrar que está comprometido com o processo, dizer o que espera dessa sprint (o entregável) e responder dúvidas do time;

□ terceiro dia da sprint: na última hora do dia, para ver os caminhos que o time esta seguindo e responder a pergunta “Como acha que podemos melhorar as ideias?” (Não deixe que ele responda se gostou ou não gostou, se aprovou ou não aprovou. Esse não é um momento de crítica, é uma etapa de cocriação. Deixe isso claro para ele/a e para todos os outros donos que aparecem.);

□ quinto dia da sprint: na última hora do dia para ver os aprendizados.

□ Time: □ Para montar o time pense por quais áreas o projeto vai passar até que seja

implantado. Chame uma pessoa de cada área. Desenhe um Ecossistema ou Mapa de Stakeholders do projeto para garantir que você envolveu todo mundo. Ser claro e transparente é a chave para evitar impedimentos na hora da implementação dos resultados da sprint;

□ O próximo passo é listar quais são as áreas que não participam da implementação do projeto mas que por algum motivo pode barrálo. Traga eles como participantes ou sponsors do projeto, mas não esqueça de envolvêlos. Por exemplo, profissionais das equipes de segurança de informação ou do jurídico, as vezes só são envolvidos só quando o projeto já está pronto. Aconselho você a trazer esses profissionais para a mesa de cocriação o quanto antes. Quando todos criam juntos fica mais fácil de entender um possível impedimento e como lidar com isso. Além deles passarem a ser também embaixadores do projeto e terem mais tempo para buscar soluções possíveis. Não esqueça de envolvêlos <3;