Gerenciador Eletrônico de Documentos

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Esses documentos estarão disponíveis no acervo digital e serão arquivados no banco de dados da empresa. Esses documentos cadastrados são de extrema importância para as empresas que podem acessa-los de qualquer local com acesso a internet.

Esse tipo gerenciador pode ser utilizado por pequenas, medias e grandes empresas devido a sua facilidade e versatilidade sendo uma grande ferramenta de acesso.

O software desenvolvido será implantado com acesso na WEB através de usuários previamente cadastrados pela empresa.

3.2 Principais tecnologias

Abaixo seguem as principais tecnologias relacionadas ao GED:

Tecnologia

Descrição e aplicação

Capture

Capturar – Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

Document

Imaging (DI)

DI ou Gerenciamento de Imagens de Documentos compreende documentos originais em papel que são convertidos em imagens digitais. A tecnologia capta as imagens produzidas por scanners e as armazena no formato digital.

Document

Management

(DM)

O DM é a tecnologia que gerenciava documentos de engenharia e normas técnicas. Gerencia os processos de troca e recuperação de documentos, controlando o acesso físico, garantindo segurança e a rastreabilidade através da indexação. Aplicação: Escritório de advocacia.

Workflow

Fluxo de Trabalho

Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.

Computer

Output to

Laser Disk

(COLD/ERM)

Usados para capturar, arquivar, armazenar e recuperar dados. O COLD armazena e gerencia relatórios no formato digital. Evoluiu para o Enterprise Report Management (ERM), que possui as mesmas características do COLD, sendo mais abrangente. Distribui e preserva os dados, possui um índice com controle de acesso e preserva informações não estruturadas enquanto elas existirem. A tecnologia COLD/ERM gerencia corporativamente relatórios. Relaciona-se à geração e gerenciamento no formato digital, além de permitir anotações adicionais sem danificar o relatório. Aplicações: Faturas de telefone, notas fiscais.

Forms

Processing

É o processamento de formulários. Relaciona as informações contidas nos formulários com aquelas existentes nos bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Aplicação: Imposto de renda.

Records and

Information

Management

(RIM)

Refere-se ao gerenciamento de arquivos. Gerencia o ciclo de vida dos documentos, independente do suporte. É responsável pelo controle sistemático dos documentos, desde sua criação, manutenção e disponibilização, além de categorizar e descartá-los através de uma tabela de temporalidade.

Full text

retrievel

Recursos para a recuperação de documentos a partir de qualquer palavra do conteúdo. Exemplo: Criação de bases de dados.

OCR

Reconhecimento de caracteres - tecnologia para a conversão e reconhecimentos de caracteres.

Fonte: Cenadem (2011) apud Portal GED (2011a).

3.3 Benefícios do GED

Um bom projeto de GED traz benefícios significativos para a empresa, que são percebidos em praticamente todos os departamentos.

Seguem alguns benefícios:

- Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.

- Total controle no processo de negócio.

- Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.

- Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.

- Mais agilidade em transações entre empresas.

- Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

- Melhoria no processo de tomada de decisões.

- Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.

- Obtenção de vantagem competitiva sustentável.

- Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.

- Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.

- Melhor aproveitamento de espaço físico.

- Disponibilização instantânea de documentos (sem limites físicos).

Evita extravio ou falsificação de documentos.

- Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.

- Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.

- Integração com outros sistemas e tecnologias.

- Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP, SCM e CRM.

- Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.