OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS ELETRÔNICAS FEDERAIS: MENSURAÇÃO DOS CUSTOS-HORA EM UMA EMPRESA DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS CONTÁBEIS

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A estipulação de um valor justo que contemple os custos e a margem de lucro esperada para os serviços, aliado a qualidade do próprio serviço é, normalmente, uma meta perseguida pelo prestador de serviço contábil. Para Gallo e Paschoal (2003, p. 7-8) o conhecimento e a análise dos custos, em muitos casos, ainda não são apurados por critérios adequados, o que geram problemas aos gestores no momento da tomada de decisão, pois não há segurança em saber quais seriam os serviços realmente rentáveis ou quais os custos que estão desproporcionais ao que o mercado espera.

A prestação de serviços contábeis é um ramo de atividade que acompanha o crescimento da economia do país, ou seja, quanto mais empresas são constituídas, mais serviços contábeis são solicitados. Com o crescimento da economia tem-se um aumento da concorrência fazendo com que o prestador precise de diferenciais para manter-se nesse mercado competitivo. Um diferencial seria, além da relação preço/qualidade, uma afinidade com os objetivos e metas do cliente, afim de, assessorá-lo no atingimento destes.

Com as novas demandas, os prestadores de serviço contábil criam mix de produtos. Essa vantagem competitiva precisa de um controle do custo de cada serviço prestado que permita a identificação precisa das atividades que compõem os serviços para posterior análise da relação valor-custo para cada cliente. (ORIGE; TELÓ, 2006, p. 5).

A simultaneidade faz com que seja impossível a estocagem de serviços, ou seja, os serviços acontecem simultaneamente à necessidade de se atender a demanda sem que seja possível estocar trabalhos. Essa característica faz com que a oferta de serviço seja mais inelástica que a oferta de um bem ou produto qualquer, consequentemente, o custeio das atividades de empresas prestadoras de serviços apresenta elementos específicos como, por exemplo, disponibilidade de mão-de-obra que deve estar claramente distinguido nas decisões gerenciais.

Embora a intangibilidade esteja intrinsecamente ligada aos serviços, há uma necessidade de quantificar diferentes serviços que trazem inúmeras variáveis qualitativas envolvidas, seja no processo de determinação e alocação dos custos, seja no momento de determinar o preço de venda.

Monteiro (2002, p.2) utiliza-se dessas variáveis e sugere um método de como determinar o quanto cobrar dos clientes pelos serviços prestados:

Em duas empíricas etapas: a primeira é quantificar o volume de negócios do cliente quanto a: notas fiscais emitidas; número de funcionários e a rotatividade; carga tributária; sistema de controle interno existente; grau de informatização, entre outros, a segunda, é converter todas as informações obtidas em número de salários mínimos.

Segundo Zunino, Borget e Silva (2007, p. 3), os prestadores de serviço devem atentar à necessidade de quantificar e dar valor a cada serviço de forma individualizada, utilizando-se dos códigos e instruções dos conselhos de classe profissionais que tratam sobre valor mínimo a ser cobrado para cada tipo de serviço afim de valorá-los com maior especificidade.

A mensuração do custo do serviço contábil prestado não é de competência dos Conselhos Regionais de Contabilidade (CRC), desta forma, os valores a serem cobrados sobre os serviços prestados devem ser definidos pelos profissionais de contabilidade. O prestador recebe a incumbência de mensurar um valor para seus serviços, atentando para a relação qualidade e preço. Porém, por motivo de ética profissional, cabe aos contabilistas seguir, como piso mínimo de seus honorários, as tabelas dos sindicatos estaduais da categoria.

A Resolução do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) nº 803/96, em seu art. 6°, determina que o contabilista deve formalizar o contrato de prestação de serviço estabelecendo previamente o valor pelos serviços profissionais prestados considerando os seguintes elementos:

a relevância, o vulto, a complexidade e a dificuldade do serviço a executar; o tempo que será consumido para a realização do trabalho; a possibilidade de ficar impedido da realização de outros serviços; o resultado lícito favorável que para o contratante advirá com o serviço prestado; a penalidade de tratar-se de cliente eventual, habitual ou permanente; o local em que o serviço será prestado.

O contrato de prestação de serviços gera uma “ordem de serviço”, onde devem conter os valores dos materiais requisitados e utilizados no serviço, bem como as horas gastas pelos profissionais especializados e auxiliares empregados na prestação do serviço. Com o valor-hora estabelecido, os gestores da entidade podem ter melhor visão do custo de cada serviço contratado e as despesas geradas para cada departamento. (GALLO; PASCHOAL, 2003, p. 10).

Em relação ao tempo que será consumido para a realização do trabalho, Gregory et al. (2011, p. 78) sugere que o quantificador tempo seja registrado em horas por ano. Deve ser utilizado o tempo para coletar todas as informações necessárias para calcular o imposto e o montante a pagar; além de acrescentar o tempo de preparação dos livros contábil, fiscal e de pessoal, se existirem, não desprezando o tempo de registro para concluir todas as formas de retorno necessárias. Por fim, deve-se somar a esses tempos o prazo de pagamento das obrigações principais que considera as horas necessárias para fazer o pagamento on-line, ao correspondente bancário ou às autoridades fiscais, e se os tributos forem pagos em pessoa, o tempo ainda abrange atrasos enquanto espera.

Segundo Lobrigatti (2004, p. 5), devem ser consideradas somente as horas daqueles funcionários que executam os serviços, onde o resultado dessas horas é o estoque de horas que a empresa de serviços tem para vender os serviços e pagar todos os seus gastos. Assim, o aproveitamento eficiente das horas do pessoal que executa os serviços, melhora os resultados da empresa prestadora de serviços.

Geralmente, o tempo utilizado na prestação de determinado serviço tem uma relação direta com o valor cobrado pelo serviço, onde a elaboração do preço de venda do serviço varia, de acordo, com as horas estimadas diariamente, ou mensalmente, para a execução do serviço contratado.

Logo, como o tempo gasto é um fator determinante no preço do serviço e tem impacto direto nos custos de estruturação (pessoal, máquinas, instalações dentre outros) aliados às necessidades variadas dos clientes, faz-se necessário ter bem definido esse elemento na elaboração dos honorários.

A base para a formação dos honorários deve ser constituída