ARQUIVO PERMANENTE: UM ARQUIVO CENTRAL PARA O EXÉRCITO BRASILEIRO

...

Interessante ainda é entendermos o conceito de arquivo, pois para tratarmos de proposições de possíveis soluções, precisamos ter delimitados alguns conceitos norteadores. Vamos analisar o que Marilena Leite Paes define como arquivo em sua obra:

Arquivos é o conjunto de documentos oficialmente produzidos ou recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e arquivados ou conservados para efeitos futuros. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática – FGV. RJ,1997, p.121).

Dentro desse conceito apresentado, temos que afastar a antiquada ideia de que os documentos em questão se limitarão ao formato físico, em papel ou algo do tipo. Os documentos em seu formato digital também comporão os diversos arquivos. Pois estes contêm informações que possuem cunho prático em seu início e com o passar do tempo irão se aproximar de sua finalidade histórica. Sendo assim, pode-se afirmar que não é muito eficiente criar uma divisão entre um arquivo histórico e outro administrativo, isso porque os dois tratam das mesmas questões só que em momentos diferentes.

Tomando como base a vasta literatura existente, os conhecimentos adquiridos junto aos especialistas (na área de arquivística militar) e de experiências administrativas pregressas, pode-se adentrar ao desenvolvimento desse trabalho e realizar uma análise das necessidades de atualizações que o Exército Brasileiro precisará enfrentar. Todos esses desafios serão facilmente assimilados, pois hoje temos uma Força Terrestre preocupada em adaptar-se às exigências atuais e sem medo de encarar suas oportunidades de melhoria.

- PROBLEMA

Atualmente, observa-se, que o Exército Brasileiro possui diversas formas de controle de documentos como o SPED (Sistema de protocolo eletrônico), mas existe uma lacuna na gestão dos arquivos permanentes da instituição. Hoje não existe um arquivo permanente centralizado na Força, a única instituição que cumpre parcialmente essa tarefa é o Arquivo Histórico do Exército. Só que tal Organização Militar se limita à administração e gestão de acervos de Organizações militares que foram extintas, recebendo seus documentos e arquivos administrados pelas finadas organizações.

A Marinha do Brasil possui uma estrutura arquivística que se aproxima muito ao que se entende ser o ideal para a atual demanda existente no cenário criado pela Lei de Acesso à Informação. O Arquivo da Marinha reúne centralizadamente todos os documentos integrantes do arquivo permanente e intermediário da Marinha. Sua única distorção é a inclusão da gestão dos arquivos intermediários junto à organização responsável pela gestão dos arquivos permanentes.

De posse desses dados, qual seria a correta e pontual mudança na administração dos arquivos permanentes do Exército Brasileiro? Seria a criação de uma estrutura centralizada de arquivo ou uma estrutura mais flexibilizada e descentralizada de seu arquivo permanente?

- OBJETIVOS

A fim de determinar as necessidades administrativas inerentes à gestão dos arquivos permanentes do Exército Brasileiro, o presente estudo pretende analisar a criação de soluções possíveis ou a assimilação de soluções que já foram implementadas por outros órgãos e que possam atender as demandas existentes sobre a Força.

Para viabilizar a consecução do objetivo geral de estudo, foram formulados os objetivos específicos, abaixo relacionados, que permitiram o encadeamento lógico do raciocínio descritivo apresentado neste estudo:

- Identificar; obtendo informações de especialistas, as tendências atuais na gestão de arquivos permanentes, verificando se a centralização de seus meios parece ser mais eficaz do que uma gestão mais descentralizada de seus arquivos permanentes;

- Reconhecer, consultando a opinião de militares atuantes na área de arquivística, qual tem sido as práticas adotadas em suas rotinas de trabalho e como tem sido a administração e gestão de seus arquivos permanentes atualmente;

- Identificar os desvios e problemas apresentados nas atuais rotinas reconhecidas na consulta de opinião de militares. Identificar também os pontos fortes levantados nas consultas, utilizando-os nas possíveis ideias de uma solução ao nosso problema em questão;

- Prognosticar as pretensões dos militares integrantes do Arquivo Histórico do exército, quanto aos projetos existentes naquela Organização Militar para uma gestão eficiente e eficaz dos arquivos permanentes do Exército Brasileiro, tudo isso, mantendo em paralelo as exigências previstas na Lei de Acesso à Informação;

- Formular uma proposta para resolução do problema apresentado neste trabalho. Procurar reunir as informações levantadas e apresentar qual seria a iniciativa mais interessante e eficaz para problemática da Força Terrestre: um arquivo permanente centralizado ou arquivos descentralizados no território nacional.

- JUSTIFICATIVAS E CONTRIBUIÇÕES

Os processos e rotinas administrativas, dentro de uma instituição, são dinâmicos e não podem dar-se ao luxo de firmarem em soluções estanques e imutáveis. O Exército Brasileiro é fundamentado em valores tradicionais e históricos, mas ao mesmo tempo é aberto às evoluções tecnológicas e exigências legais da modernidade.

Marilene Leite Paes (autora da obra “Arquivo Teoria e Prática” pela FGV) afirma em sua obra que não há muito para se discutir em relação à descentralização de arquivos permanentes e intermediários. Pode-se até se falar em se descentralizar os arquivos correntes de uma instituição, mas no tocante aos arquivos permanentes, a gestão precisa ser centralizada.

A necessidade de um controle centralizado dos arquivos do EB é uma necessidade anterior à promulgação da LAI. A entrada em vigor deste dispositivo legal só veio trazer mais força a esse anseio. Pois os atendimentos e fornecimentos de documentos e informações para àqueles que usarem os direitos previstos na lei, são muito dinâmicos e com prazos extremamente curtos. Não existe a simples nega de existência de uma informação ou documento. Documentos que se extraviam ou se percam por falta de cuidados específicos, podem imputar sérias responsabilidades aos responsáveis por gerir esses documentos.

Sabemos que para muitos, os arquivos não passam de um monte de documentos velhos e cheios de fontes de alergia. Mas a realidade é bem diferente. Os arquivos são fontes de respostas às mais variadas demandas e questionamentos da sociedade e das instituições. É