ANOTAÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

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- Instrumentos de Gestão:

- Classificação:

- Definição: agrupamento de documentos, podendo a eles atribuir códigos.

- Plano ou Código de Classificação:

- Definição: Instrumento que auxilia na classificação de documentos, visando a sua guarda e localização.

- Exemplos: 001 Modernização e reforma administrativa; 010 Organização e funcionamento; 012 Comunicação Social - 012.1Relações com a imprensa.

- Características: Baseia-se nas funções/atividades da instituição.

- Avaliação:

- Definição: Consiste em definir prazos e a destinação dos documentos.

- Objetivos:

- Reduzir a MDA (massa documental).

- Reduzir Custos.

- Reduzir Prazo de Busca.

- Garantir Preservação de Docs (material importante).

- Tabela de Temporalidade:

- Definição:

- Prazos de guarda: período que ficará em cada fase (corrente, intermediária, permanente)

- Destinação: Finais - Eliminação ou Guarda Permanente.

- Alteração de suporte: Mudando o tipo de suporte em que colocará o documento

- Modelo:

Assunto

Prazos de Guarda

Destinação Final

Observações

Fase corrente

Fase Intermediária

001 modernização e reforma administrativa, projetos, estudos e normas

Enquanto vigorar

5 anos (regra geral)

Guarda Permanente

002 Planos programas e projetos de trabalho

5 anos

2 anos

Guarda permanente

010 Organização e Funcionamento

Enquanto vigorar

5 anos

Guarda Permanente

- Características:

- A tabela tem que ser elaborada pela CPAD (comissão permanente de avaliação de documentos, é uma exigência legal)

- Aprovada por autoridade competente

- Os prazos baseiam-se na legislação e nas necessidades administrativas.

- Observação: O Poder Executivo Federal adota um plano de classificação e tabela de temporalidade que abrange suas atividades-meio, que foram elaborados pelo CONARQ (conselho nacional de arquivos).

Arquivos Correntes – Protocolo e Rotinas de Protocolo.

- Protocolo: é exclusiva da fase corrente.

- Rotinas de Protocolo:

- Recebimento:

- Primeiramente separará os Oficiais (interesse da instituição) dos Particulares, depois separará os oficiais ostensivos (sem restrição de acesso, é aberto) dos oficiais sigilosos.

- Registro: significa cadastro de dados ou metadados, e só terá registro os ostensivos, os sigilosos e particulares não.

- Autuação: significa a formação de processo. (pegar documentos, colocar uma capa, numerar as folhas a partir de documento avulsos). Só é feita uma vez.

- Classificação: Ler e Interpretar o documento e colocá-lo um código.

- Movimentação:

- Distribuição: Remeter aos próprios setores.

- Expedição: Externa

- Controle da Tramitação: Pode fazer por cadernos; por sistemas informatizados.

- Processo:

- Definição: Conjunto de documentos reunidos em capa especial que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação adm/judiciária.

- Abertura (autuação é feita no protocolo);

- Numeração

- Carimbo (canto superior direito), precisará de rubrica. Se houver erro, deverá marcar um X e carimbar novamente. Será em Ordem Crescente, na frente da folha. É feita no Protocolo. É vedada rasuras e letras diferenciais.

- Operações com processos:

- Desentranhamento: É a retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente a pedido do interessado ou a interessa da administração, isso ocorrerá após o último despacho (lavrado termo de desentranhamento).

- Juntada: É a união de um processo a outro, podendo ser realizada por anexação (definitiva, devendo ter o mesmo conteúdo) ou apensação (provisória, temporária).

- Desapensação : Desapensar o que foi juntado.

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- Legislação Arquivística: (Lei 12.527 / Decreto 7724)

- O sigilo é a exceção, a regra é o acesso a informação.

- Exceções de acesso: (Lei)

- Segurança do Estado.

- Honra da vida humana.

- Transparência: (decreto)

- Ativa(art. 7): dar informações sem ser requerido.

- Passiva (art. 9): dar informação com pedido.

- A transparência passiva será exercida pelo