ABASTECIMENTO DE MATERIAIS

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Cuidados com o recebimento

Assim como o cuidado com as compras o cuidado com o recebimento é muito importante, pois assim que recebido a remessa de produtos observamos tudo aquilo que foi decidido na compra, como o prazo de entrega, a qualidade do produto, a quantidade exata de produtos, registros históricos e controles de embalagens emitindo notas de recebimento que poderão ser encaminhadas diretamente a contabilidade e outras vias para outras partes da empresa.

Cuidados no suprimento para a produção

A nomenclatura-padrão dos itens em estoque é muito importante, pois a falta desse procedimento pode resultar em compras quantidades erradas e de tipos inadequados de materiais.

Quanto ao funcionamento das requisições ao almoxarifado, uma observação importante é que cabe nesse momento o credenciamento de pessoas autorizadas a aprovarem a retirada de matérias dos almoxarifados. Esse número de pessoas deve ser bem limitado evitando desentendimentos por falas aprovações de saída de materiais.

As fichas de estoque podem assumir variadas formas, dependendo de suas funções e do esquema administrativo e funcional da empresa. Cada empresa deverá ter sua ficha particular de estoque, muitas vezes são necessários vários modelos para atender as necessidades da empresa.

A realização de inventários deverá ser planejada com cuidado, tendo plena consciência de sua complexidade. Em pequenas empresas utilizamos os inventários para determinar a utilização de matérias-primas.

[CM = (Ei – Ef) + SP]

Antes de realizar um inventário, a administração deverá esquematizar o método a ser utilizado. Tal método deverá ter ampla divulgação, os inventariantes deveram ser muito bem treinados a respeito.

Em cada período contábil, devemos confrontar os valores em estoque com os valores de saída no período para o controle de rotação do estoque.

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COMPRA DE COMPONENTES

Linha de produtos

A decisão de quais produtos deve fazer parte da linha de produtos da empresa é uma decisão estratégica da mesma. Essa linha de produtos pode ser agrupada em famílias de produtos com características similares. Para decidir que itens de cada família vão compor o estoque de produtos disponíveis para venda deve-se obedecer a critérios de viabilidade bem definidos. Esses critérios variam de empresa para empresa, dependendo da conjunta podem ser mudados.

Especificação dos produtos

A especificação deve ser feita para que se tenha uma definição do que se está comprando. Não é possível comprar sem especificação completa.

Proposta de novo item

A proposta deve ser submetida aos critérios estabelecidos e, assim, fundamentar técnicas e economicamente a decisão. Senso viável, passa a próxima fase.

Estudo e operação

Os especialistas em marketing devem estudar detalhadamente como colocar o produto em operação. Baseando-se nos estudos, são estabelecidas as previsões da demanda. O resultado do estudo será o plano de comercialização e a recomendação de quando e quanto comprar, seguindo-se a operação de compra.

Busca de fornecedores

A primeira tarefa é verificar se existe fornecedor, no cadastro de fornecedores ou novos fornecedores do mercado. A proposta de um novo item pode estar ligado a existência desse item em seu fornecedor e de amostras para serem testadas, simplificando o processo. Verificando após disso todos os outros requisitos para então ser aprovado.

Desenvolvimento de fornecedores

O ponto de partida no desenvolvimento de fornecedores é encontrar os candidatos. Cada empresa deve ter seu procedimento, para procura e seleção de fornecedores, normatizado e deve pratica-lo com rigor.

Quanto e quando comprar

Esses três quesitos não tem quantidade certa, pois isso vai depender de diversas variáveis dentro da empresa, entre elas: demanda; política de reposição; lote de compra; tempo de espera para entrega dos pedidos; hábitos e costumes; sazonalidade; moda; preço; estações do ano. Um sistema de controle dessas variáveis precisa ser estabelecida e, assim, obter dados para uma operação eficiente.

Políticas de estoque

O ideal é haver uma política que resulte num mínimo de estoque e que não haja falta de consequentes perdas de negócios. Procura-se estabelecer um ponto de equilíbrio, sempre correndo risco de cair em um ou outro extremo.

COMPRAS DE ATIVOS

A compra de ativos tem uma característica diferente, porque eles são registrados no ativo permanente do balanço patrimonial e não fazem parte das contas circulantes, portanto não estão em constante renovação.

Será necessário que os administradores estejam sempre presentes no mercado internacional e em feiras, inteirando-se das ultimas novidades no setor e, principalmente, das notícias dos bastidores das empresas produtoras de equipamentos mais categorizadas, para conhecer bem os degraus de tecnologia.

SELEÇÃO DE FORNECEDORES

Adquirir materiais e serviços de empresas que possam comprovar a eficácia de seu sistema de garantia de qualidade é essencial para empresa moderna, ou seja, ele não deve comprar produtos a fornecedores não qualificados. O processo de seleção de fornecedores deve seguir, pelo menos, alguns passos essenciais:

- Pesquisar fornecedores potenciais;

- Estabelecer critérios de avaliação;

- Avaliar e selecionar fornecedores;

- Acompanhar o desempenho do fornecimento;

- E fazer parceria com fornecedores.

Existem várias formas de pesquisa de fornecedores que podem ser utilizados pela empresa, como:

- Sindicatos e associações;

- Publicações especializadas;

- Internet;

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