Técnicas de Redação e Arquivo

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Com a quantidade de informação que observamos durante a pesquisa na escola em questão, nos fez perceber que a rotina do dia-a-dia de trabalho na secretária é grande, e para os profissionais que atuam nessa área isso não deve se tornar um problema. Segundo eles para isso, é necessário implantar medidas que visem à racionalização da produção documental; que garantam as condições mínimas de conservação dos documentos.

Acredita-se que é possível melhorar o processo de recuperação da informação tanto para a realização das atividades cotidianas,como para garantir os direitos do cidadão.

Com as informações obtidas pude perceber que é preciso a capacidade de gerir informações que dependerá de arquivos modernos e funcionais e de novas tecnologias profissionais na escola. Assim, sugere-se a criação de uma política de gestão dos documentos escolares no âmbito estadual, como forma de otimizar os recursos existentes e também agilizar o atendimento à comunidade escolar e outros setores da sociedade.

Além de melhorar os serviços prestados pelos estabelecimentos de ensino, a melhoria no atendimento acarretatá numa economia de recursos financeiros advinda da racionalização na criação e impressão de documentos, assim como na otimização dos espaços físicos existentes. Recomendam-se ainda, maiores investimentos na capacitação dos recursos humanos para gerenciar os arquivos, seria o caso de contar com profissionais arquivistas parao exercício dessa função que é complexa e de grande importância no fazer do cotidiano.

Há que se investir na capacitação dos funcionários da escola no sentido de conscientizá-los sobre a importância da guarda e conservação correta dos documentos e da necessidade de um melhor acompanhamento da tramitação desses documentos. Acreditamos que um recurso como esse de implantar uma política de gestão documental no âmbito das escolas públicas do município pode representar um investimento alto num primeiro momento.

Mas ao se considerar que atualmente, há grande desperdício de material, tempo do funcionário, espaço físico, gerando custos bastante expressivos para a escola e os cofres públicos, isso parece fazer sentido. Recomenda-se que tecnologias como: a digitalização e microfilmagem sejam utilizadas com base em critérios arquivísticos e sua implantação esteja sustentada por uma política integrada de gestão de documentos. Caso contrário, essas tecnologias podem acabar por acentuar alguns problemas já existentes, como é o caso do aumento do volume de documentos produzidos.