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7.9-Grupo de processos de planejamento

A equipe de gerenciamento de projetos usa o Grupo de processos de planejamento e seus processos constituintes e interações para planejar e gerenciar um projeto bem sucedido para a organização. O Grupo de processos de planejamento ajuda a coletar informações de muitas fontes, alguma delas mais completa e confiáveis que outras. Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento do projeto.

Esses processos também identificam, definem e amadurece o escopo do projeto, o custo do projeto e agendam as atividades do projeto que ocorrem dentro dele. À medida que forem descobertas novas informações sobre o projeto, as dependências, os requisitos, os riscos, as oportunidades, as premissas e as restrições adicionais serão identificados ou resolvidos. A natureza multidimensional do gerenciamento de projetos gera loops de realimentação repetidos para análises adicionais. Conforme mais informações ou características do projeto são coletadas e entendidas, podem ser necessárias ações subsequentes. Mudanças significativas que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto irão provocar uma necessidade de reexaminar um ou mais processos de planejamento e, possivelmente, alguns processos de iniciação.

A frequência de iteração dosprocessos de planejamento também será afetada. Por exemplo, o plano de gerenciamento do projeto, desenvolvido como uma saída do Grupo de processos de planejamento dará ênfase à exploração de todos os aspectos de escopo, tecnologia, riscos e custos. As atualizações decorrentes de mudanças aprovadas durante a execução do projeto podem causar um impacto significativo em partes do plano de gerenciamento do projeto. As atualizações do plano de gerenciamento do projeto fornecem maior precisão em relação a cronograma, custos e recursos necessários, de forma a atender ao escopo definido do projeto como um todo.

As atualizações podem ficar limitadas às atividades e aos problemas associados à execução de uma fase específica. Esse detalhamento progressivo do plano de gerenciamento do projeto é frequentemente denominado “planejamento em ondas sucessivas”.

Durante o planejamento do projeto, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas, dependendo da influência delas no projeto e nos seus resultados. A equipe do projeto deve usar as partes interessadas no planejamento do projeto, pois elas possuem habilidades e conhecimento que podem ser aproveitados no desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto e em quaisquer planos auxiliares. A equipe do projeto deve criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

Como o processo de feedback e de refinamento não pode continuar indefinidamente, os procedimentos definidos pela organização identificam quando termina o esforço de planejamento. Esses procedimentos serão afetados pela natureza doprojeto, pelos limites estabelecidos do projeto, pelas atividades de monitoramento e controle adequadas, e também pelo ambiente em que o projeto será realizado.

Outras interações entre os processos dentro do Grupo de processos de planejamento são dependentes da natureza do projeto. Por exemplo, em alguns projetos haverá pouco ou nenhum risco identificável até que a maior parte do planejamento tenha sido realizada. Nesse momento, a equipe pode reconhecer que as metas de custo e cronograma são agressivas demais e que, portanto, envolvem muito mais risco que o considerado anteriormente. Os resultados das interações são documentados como atualizações do plano de gerenciamento do projeto.

Nas palavras de Rita Mulcahy:

Um plano de gerenciamento de projeto é um documento com várias páginas, que tem por base as entradas fornecidas pela equipe e outras partes interessadas. Ele contém todos os planos de gerenciamento e linhas de base para medição do desempenho. Estas linhas de base serão usadas para medir o progresso e o término do projeto. Depois de concluído, um plano de gerenciamento do projeto é usado como ferramenta do dia-a-dia para ajudar a gerenciar o projeto. (MULCAHY, 2007: p. 93)

Na fase de planejamento, o Guia PMBOK nos direciona a pensar antecipadamente como gerenciar e controlar o projeto e também nos faz documentar tudo isso. Assim, somos levados a pensar nos riscos, nas pessoas envolvidas, nos recursos necessários, nos custos, nos prazos, na qualidade e tudo mais envolvido, buscando passar por todas as necessidades específicas do projeto em questão.

Segundo Vargas (2003), a fasede planejamento é responsável por detalhar tudo àquilo que serão realizadas pelo projeto, incluindo cronogramas, interdependências entre atividades, alocação dos recursos envolvidos, análise dos custos etc. Ações feitas para que, no final dessa fase, o projeto esteja suficientemente detalhado para ser executado sem dificuldades e imprevistos.

O gerenciamento não deve ser praticado de maneira arbitrária, mas com a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, onde se destacam as recomendações do PMI. Com o uso de metodologias, a implantação da cultura de projetos pode ser realizada para garantir a aplicação dos princípios de gerenciamento de projetos de forma padronizada buscando atender da melhor forma às necessidades das organizações.

Segundo Kerzner alcançar a excelência de gerenciamento de projetos ou mesmo a maturidade pode não ser possível sem o uso de processos repetitivos que podem ser usados no projeto. Estes processos repetitivos são referidos como a metodologia de gerenciamento de projetos, onde o contínuo uso desta metodologia aumentará drasticamente as chances de sucesso de uma organização.

Gerenciar projetos com eficiência constitui-se não apenas um grande desafio dos dias atuais, mas é o fator crítico para o sucesso e para a sobrevivência das empresas. Gerenciar projetos com eficiência requer um esforço de conscientização das empresas em adotar metodologias de gerenciamento de projetos e treinar sua equipe e principalmente os seus gerentes dos projetos. Estas organizações, se possível, devem manter e suportar uma única metodologia para gerenciamento deprojetos.

8-Conclusão

Neste artigo vimos que o PMI é uma instituição americana responsável pela fomentação da área de gerenciamento de projetos com mais de quatro décadas de existência. O PMBOK é um guia de conhecimento em gerenciamento de projetos que foi criado e está constantemente sendo atualizado pelos profissionais que fazem parte do PMI. Este guia é amplamente reconhecido e contém diversas práticas que são