A Administração de Logística

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Diante das situações apresentadas podemos propor algumas sugestões para melhorias do departamento e suas atividades tais como:

Estabelecer regras claras a serem seguidas por todos os compradores e gestores da área, inclusive determinando datas e prazos para todas as atividades a serem desenvolvidas.

Implantar um rígido controle do estoque para que a equipe de compras receba informações importantes sobre os produtos que estão comprando, sua sazonalidade e sua real demanda.

Estreitar o relacionamento com os demais setores da companhia, por meio de trocas de informações e reuniões de planejamento constantes.

Construir uma base forte de fornecedores com informações bem detalhadas sobre cada um deles e avaliar possíveis fornecedores pelo seu histórico de entrega, reputação no mercado e saúde financeira.

Setor de Almoxarifado

O almoxarifado de materiais é o local que também armazena riqueza da empresa.

Um dos problemas constantes do almoxarifado de produtos é a contagem de inventário que nunca bate, tem sempre que ajustar todos os meses e quem realiza essa contagem são os próprios conferentes com a fábrica rodando e que ao mesmo tempo estão recebendo mercadorias e também fazendo as baixas no estoque conforme a fábrica vai solicitando o material para produzir.

A sugestão de proposta para que possamos resolver esse problema é que o inventário seja realizado de preferência com a fábrica parada e que a equipe que for contar fique inteiramente a disposição somente da contagem.

E sugerimos também que além dos conferentes mais pelo menos três pessoas que não pertençam aso setor acompanhe essa contagem para garantir que todos os itens foram contados corretamente, até mesmo porque quem está de fora muitas vezes consegue perceber detalhes que aqueles que estão costumados a fazer com frequência não conseguem perceber ao longo do processo.

Administração de Fábrica

A administração de fábrica é muito importante para um bom funcionamento das atividades de produção.

Analisando esse setor foi identificado algumas situações que averiguando percebeu-se:

As linhas param porque precisam fazer alguns reparos e as maquinas também param por diversos problemas que vão acontecendo ao longo do dia.

E conforme linhas de produção ou as maquinas param tem- se um outro grande problema que é a mão de obra para e perda de produto.

Analisando a situação encontrada é possível propor algumas sugestões de melhorias para amenizar esses danos tais como:

As linhas de produção devem parar em último caso, ou seja, não pode parar uma linha para fazer manutenção, essa manutenção deve ser feita quando a fábrica estiver parada, também deve ser elaborado um cronograma de manutenção para todas as linhas de produção e máquinas como precaução para que as mesmas não deem problemas a ponto de precisar para quando estiver em produção.

Deve ser solicitado ao setor de manutenção que durante a produção seja feito relatório de parada das maquinas para detectar quais são os problemas que mais acontecem para trabalhar no reparo junto aos mesmos e assim amenizar para que as maquinas não parem com frequência por falta de manutenção.

Financeiro

Após um período de verificação, foi observado alguns pontos deficitários no departamento financeiro e que merecem atenção. A ineficiência do trabalho nesta área impacta diretamente nos resultados que a empresa está buscando. Como parte fundamental do funcionamento em conjunto com outros departamentos, é de suma importância que haja o alinhamento das informações e o uso eficaz dos recursos disponíveis.

Um ponto muito grave verificado foi a falta de controle quanto aos recebimentos, planilhas desatualizadas e a falta da conciliação bancária em dia, para encaminhamento dos clientes com pagamentos em atraso para o setor de cobrança.

Em conversa com o gestor da área a justificativa foi o grande fluxo de rotinas e poucos funcionários para a demanda de trabalho. O que após avaliação pode-se concluir como procedente tal pontuação.

Recomenda-se verificar a possibilidade de nova contratação ou até mesmo o remanejamento interno para que o quadro de funcionários seja adequado a atender todas as necessidades do setor, visto que não há como reduzir as demandas diárias de trabalho para este departamento.

Contabilidade

Foi verificado que o departamento contábil enfrenta dificuldades no fechamento de suas obrigações dentro do mês. Visto que este precisa receber todos os documentos e comprovações de gastos através de notas que são enviados por todos os departamentos da empresa, o que não ocorre em tempo hábil para os lançamentos necessários. Atrasando o fluxo e concentrando grande quantidade de trabalho no final de cada mês.

O gestor da área relata já ter pedido e sempre cobra com antecedência que todos respeitem o prazo, porém o problema persiste e é recorrente.

Neste caso será necessária uma reunião com todos os responsáveis informando dos problemas gerados pelos atrasos, e comunicando possíveis sanções e punições previamente acordadas entre a diretoria, já que os pedidos não foram suficientes. Uma sugestão é que não haja mais o reembolso retroativo referente a notas enviadas fora do mês de competência.

Administrativo

O departamento administrativo concentra grande volume de trabalho, pois comunica-se com todos os departamentos da empresa além de relatar diretamente à diretoria quanto aos resultados e projeções mensais. Foi observado uma grande quantidade de planilhas que atendem diversas solicitações, sejam de rotina ou pontuais. Muitas destas planilhas repetem informações ou as apresenta somente de forma diferente de acordo com o que foi solicitado. Isso gera uma perda de tempo e até de informações, já que constantemente precisam ser atualizadas com informações do sistema ou conforme relatórios de outras áreas.

Analisando estes pontos, sugere-se que haja uma consolidação das informações e cada área seja responsável pela análise e explanação dos dados. Diminuindo