Fundamentação teórica

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o entendimento de muitos aspectos de uma organização, o problema está em que o mesmo não representa totalmente a estrutura organizacional desta instituição. Além disso, como as empresas se encontram em um ambiente de constante de mudança, onde os fatores condicionantes como a tecnologia, a concorrência, irão interferir na gestão administrativa, acabando nos deparando muitas vezes com uma estrutura que não representa a realidade da empresa.

A organização e os níveis organizacionais

A estrutura organizacional de uma empresa é dividida em três níveis: estratégico, tático e operacional.

Estratégico: o nível estratégico compreende os administradores de topo, responsáveis pelas principais decisões tomadas pela organização.

Tático: no nível tático estão os gerentes que são responsáveis por uma área funcional específica da empresa. Interagem diretamente com os níveis estratégico e operacional.

Operacional: nesse nível atuam os supervisores de 1ª linha, responsáveis por uma operação ou tarefa e orientando a execução dessas atividades.

Elementos do processo de organização

Os conceitos básicos do processo de organização foram elaborados inicialmente no século XX, por autores como Fayol e Weber. O que não era de se esperar é que, apesar do ambiente mutável no qual estamos inseridos, muitos desses conceitos ainda são utilizados nos dias de hoje, e dentre os principais podemos destacar:

- O processo de definir o grau desejável de especialização do trabalho, com a finalidade de adquirir resultados positivos na eficiência, ou seja, fazer direito aquilo que se propôs a fazer.

- Definição da cadeia de comando, que será responsável pela distribuição de autoridades e responsabilidades dos membros organizacionais.

- Definição da amplitude de controle ideal, ou seja, a quantidade de subordinados que estarão sob a responsabilidade de cada administrador.

- Definição dos critérios de departamentalização com a finalidade agrupar as tarefas em unidades.

Especialização do Trabalho

A especialização do trabalho, também chamada de divisão de mão-de-obra é o grau em que as tarefas organizacionais são divididas em trabalhos separados, ou seja, o grau de especialização da função dos funcionários.

Esta especialização influencia no aumento da produtividade, porque permite superar dificuldades de ações individuais, simplificando as tarefas a serem executadas e criando condições para que o empregado tome atitudes, de acordo com sua capacidade, aptidão e interesses.

Em suma, as organizações têm de tomar decisões quanto ao grau de especialização horizontal e vertical das tarefas. A especialização horizontal da tarefa mostra a quantidade de diferentes atividades a serem desempenhadas, enquanto a especialização vertical em que medida a concepção, a execução e a administração podem ser elaboradas pelo mesmo empregado.

Cadeia de comando

A cadeia de comando especifica que a autoridade deve se comunicar do topo até o último elemento da hierarquia organizacional através de uma linha clara e contínua identificando quem deve se submeter a quem. Portanto, este tema diz respeito à distribuição de autoridade a pessoa ou unidades de trabalho da organização. Nas empresas contemporâneas, este princípio é cada vez menos usado, pois, modificam substancialmente o uso da cadeia de comando.

A distribuição de autoridade ao longo da hierarquia de uma organização não pode ser vista como uma etapa separada da distribuição de responsabilidades. São setores interligados, entre a divisão do trabalho e os critérios racionais de organização das atividades, onde residem os conceitos de responsabilidade versus autoridade. Ambos são consequência da adoção da divisão trabalho, e buscam usar critérios racionais para redistribuir o trabalho e o poder no âmbito organizacional, de forma a tornar o processo eficiente.

A responsabilidade está ligada à quais obrigações e deveres as pessoas devem seguir, com o intuito de realizar tarefas ou atividades previamente estabelecidas. O conjunto de responsabilidades que corresponde a cada nível de autoridade é denominado função. O conjunto de tarefas pelo qual um empregado é responsável por executar denomina-se cargo.

Amplitude de controle

A definição do termo “amplitude de controle” decorre da distribuição de autoridade e responsabilidade, medindo a quantidade de pessoas que são subordinadas a um administrador. Quando um administrador possui muitos subordinados, significa que sua amplitude controle é grande. Esta amplitude ocorre de maneira ideal, quando se atinge um número máximo de subordinados que um gestor pode controlar de modo eficaz e eficientemente. Portanto,a amplitude de controle ideal depende de alguns fatores como: complexidade do trabalho, competência, experiência e motivação dos gestores e dos subordinados, sofisticação dos sistemas de informação e comunicação.

A Estrutura Vertical ou Aguda se caracteriza pelo pequeno número de subordinados por gestor e elevado número de administradores. Apresenta pequena amplitude de controle.

Já a Estrutura Horizontal ou Achatada é definida pelo elevado número de subordinados por gestor e reduzido número de administradores. Apresenta grande amplitude de controle.

Departamentalização

A Departamentalização é responsável por agrupar e integrar tarefas, atividades e funcionários em departamentos, e tem por finalidade obter uma melhor coordenação.

Assim, o departamento refere-se a uma unidade de trabalho que engloba um conjunto de tarefas semelhantes ou coerentes entre si, sob a direção de um administrador.

A departamentalização torna o trabalho do administrador mais simplificado, o que aumenta a eficácia e eficiência da gestão administrativa, já que contribui para um aproveitamento mais racional dos recursos disponíveis nas organizações. A seguir, destacamos alguns tipos de departamentalização:

Departamentalização funcional: é um método de agrupamento baseado na semelhança e proximidade das tarefas, habilidades, uso de recursos e conhecimentos necessários para o desempenho de cada função.